FCR(96-97)40

財務委員會討論文件
一九九六年七月十二日

基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃

司法機構
新分目「重新發展裁判法院案件及傳票處理系統」

請各委員批准設立一筆35,870,000元的承擔額,以便重新發展
裁判法院案件及傳票處理系統。



問題

司法機構需要一套新電腦糸統,以輔助裁判法院更廣泛地使
用中文,並方便裁判法院透過電子設備與隸屬政府部門和非
政府機構的35個檢控機構交換雙語文件。這些檢控機構的名
單載於附件1。

建議

2.司法機構政務長獲資訊科技署署長支持,建議重新發展現
有的裁判法院案件及傳票處理系統,並在新系統加入雙語
支援功能。

理由

3.我們由一九九二年七月開始使用現有的案件及傳票處理系
統,將裁判法院處理刑事案件、傳票和通知書的工作電腦
化。一九九五年,這個系統處理了156 000宗刑事案件及
433 000張傳票/通知書。不過,這個系統只能有限度輔助
我們使用中文製備法院文件。舉例來說,系統雖然能為一
些標準文本,例如傳票上的控罪說明,自動提供中文譯本
,但有關控罪的其他詳細資料,則只能以英文顯示。法院
採用雙語運作,要求所有資料必須能夠以中文、英文或中
英文填寫及印在法院文件上;這一項要求是目前的系統所
不能符合的。

4.新的案件及傳票處理系統,能夠製備雙語的法院文件,而
不會令職員的工作量大增。為達到此目的,我們會採取下述
方法 -

  1. 修改現時使用的控罪說明、傳票上的資料及法院其他文件
    上的標準文本,以便能更廣泛使用標準文本/措辭;

  2. 為這些中英文標準文本/措辭擬備一套完整的代碼表。當
    輸入資料時,我們會使用代碼而不是冗長的文本,以盡量
    減輕職員的工作。此外,採用新的軟件科技和功能較大的
    工作站,可更快速檢索適當的代碼,令使用者更感方便;

  3. 採用新的科技,例如「手寫中文輸入筆」,令文書人員更
    容易處理中文輸入的工作;及
  4. 我們只需輸入資料一次,舉例來說,在擬備傳票時傳入資
    料,該系統便會自動將資料印製在其他所有有關的文件上
    ,例如信件和通知書。

5.因應檢控機構電腦化計劃的擴展,新的案件及傳票處理系
統可加強與檢控機構電腦系統的聯繫,有助交換中英文資料
。就檢控機構發展中的新系統而言,其中最顯著的例子就是
警方的單位資訊通用系統。新的案件及傳票處理系統將有助
警方透過電子方式,把刑事案件的中英文資料由單位資訊通
用系統傳送至案件及傳票處理系統。另一方面,案件及傳票
處理系統則可以把聆訊日誌及案件結果傳送至單位資訊通用
系統。因此可免卻司法機構人員及警方重複輸入資料。

6.此外,重新發展的案件及傳票處理系統可提高裁判法院在
下列方面的運作效率 -

  1. 該系統可將會計部的付款程序簡化及自動化;在處理有關
    繳交罰款、保釋金和尚欠款項查詢等工作上,為市民提供
    更有效率的服務;

  2. 該系統將記錄須由執達主任派送的傳票的進程;如傳票未
    能送達有關人士而影響聆訊,系統則會通知檢控機構和裁
    判法院;

  3. 該系統將會記錄檢控機構和裁判法院對兼職傳譯員服務的
    需求情況,並監察有關服務的供應情況;

  4. 該系統將引入新的條碼,方便追索裁判法院的文件及檔案
    ;及

  5. 一個附屬系統將提供更全面的案件及管理資料,以協助司
    法機構為裁判法院進行運作規劃。

7.重新發展的系統可為市民改善下列服務 -

  1. 傳票、案件審訊表、信件、令狀及其他法院文件將全部以
    雙語發出,令一般市民更容易理解文件內容及更感方便;

  2. 該系統會簡化在會計部繳費的程序。在處理特別的繳費安
    排時,如分期繳費和繳付大筆尚欠款項,該系統可取代現
    時冗贅的人手操作程序。

8.改善向檢控機構提供服務方面,包括 -

  1. 在11個主要檢控部門及司法機構轄下中央傳票處理組裝設
    新案件及傳票處理系統工作站,以便擬備雙語傳票;及

  2. 引入新的案件/傳票狀況檢視系統,以便監察進行聆訊的
    案件是否準備妥當。如傳票未能傳達或未能提供傳譯員服
    務,因而影響聆訊,該系統會自動通知檢控機構。

9.新的案件及傳票處理系統將與司法機構其他資訊系統,以
及數碼錄音及逐字謄寫文本服務系統連結起來,以交換資料
和共用設施。這系統可自動把案件詳情移交地方法院處理或
交付高等法院審理。連接十個裁判法院的新通訊網絡將會是
一個共用設施,供司法機構其他資訊系統一起使用。

效益

10.在實行建議的新系統,當局將無須在司法機構和各政府部
門增設59個部門/文書人員職系職位去輔助製備雙語文件。
我們估計,每年可因此而避免支付20,045,000元的員工費用。

11.在實行建議的新系統,我們亦可改善裁判法院的工作效率
,而不需要增加輔助人員的數目。事實上,輸入起訴書資料
及擬備信件、令狀、備忘錄和報告等工作進行自動化,雖然
不能實質上減省人手,但零碎合計來,也相等於在各裁判
法院節省共3.2個職位或766,000元的員工費用。

成本效益分析

12.成本效益分析載於附件2。由於無須增設59個職位去輔助
法院的雙語運作,避免了支付一筆開支,所以在新系統實
行後第三年,這項投資便會達到收支平衡。

財政影響

13.實施新案件及傳票處理系統所需的非經常開支總額為
38,948,000元。有關費用的分項數字如下 -


1996至
97年度
千元

1997至
98年度
千元

總額
千元

非經常開支

(a)電腦硬件及軟件

4,642

9,811

14,453

(b)通訊網絡

671

2,006

2,677

(c)安裝地點整理工作8112,9263,737
(d)系統安設服務5,5815,58111,162
(e)訓練、消耗品及雜項119461580
(f)應急費用-3,2613,26
小計11,82424,04635,870
其他非經常費用
(g)司法機構員工費用1,5391,5393,078
小計1,5391,5393,078
總額3,36325,58538,948

14.關於上文第13段(a)項,14,453,000元的開支是用以購買電
腦硬件及系統軟件。

15.關於上文第13段(b)項,2,677,000元的開支是用以設立一
個將十間裁判法院與警方及主要檢控機構互相連繫的通訊
網絡。

16關於上文第13段(c)項,3,737,000元的開支是用以在各裁判
法院整理安裝地點,包括為電腦網絡增設電力供應設施及
導管。

17.關於上文第13段(d)項,11,162,000元的開支是用以支付負
責系統重新發展及遷移的合約服務費用。

18.關於上文第13段(e)項,580,000元的開支是為使用者提供
中文輸入訓練,以及在系統安設期間購置消耗品及雜項物
品。

19.關於上文第13段(f)項,3,261,000元的開支是(a)至(e)項10%
的應急費用。

20.關於上文第13段(g)項,3,078,000元的開支是司法機構人員
協助新系統安設的費用,包括總司法書記14個工作月、高級
一等司法書記14個工作月、高級二等司法書記14個工作月,
以及助理文員2.9個工作月的工作量。這建議的小組將負責重
新設計標準控罪說明及法院文件,擬備新的使用程序及訓練
使用者。

21.經常開支預算的分項數字如下 -


1997至98
年度
千元

1998至99
年度及其後
每年,截至
2001至02
年度止
千元

2002至03
年度及其後
每年
千元

(a)硬件及軟件維修
保養
3731,927 3,267
(b)網絡服務491653653
(c)系統支援服務498672672
(d)消耗品251251251
總數1,6133,5034,843
(e)減去因淘汰現有
設備及網絡服務而
節省的款項
1,5282,6202,620
開支增長淨額858832,223

22.關於上文第21段(a)項,1,927,000元的開支是用以支付一九
九八至二零零二年期間電腦硬件和系統軟件的每年維修保養
服務費用。現時的電腦大宗購買合約,使部分設備首四年的
維修保養服務費可獲特惠折扣。由二零零二至零三年起,保
養費用將增加1,340,000元。

23.關於第21段(b)項,653,000元的開支是用以支付通訊網絡設
備的維修保養服務費用和通訊線路的租金。

24.關於第21段(c)項,672,000元的開支是用以支付合約服務費
用,俾協助資訊科技署現正持續進行的系統支援及保養工
作。

25.關於第21段(d)項,251,000元的開支是用以提供消耗品項目
,如打印機用的調色劑和紙張,以及備份用途的磁帶和磁碟

26.關於第21段(e)項,2,620,000元的節省款項,是由於停止支
付現有系統的保養服務費用及通訊線路租金。

推行計劃

27.司法機構政務長及資訊科技署署長計劃根據下列時間表,
推行建議的新案件及傳票處理系統 -

工作預計完成日期
系統設計一九九六年十一月
序編製及測試一九九七年四月
用戶培訓一九九七年六月
系統接入一九九七年七月
安裝管理資訊
附屬系統
一九九七年十二月

28.當新系統於一九九七年七月完全取代現有案件及傳票處理
系統後,新系統將會應用在各裁判法院/檢控機構的一切日
常工作上。新的管理資訊分系統將於一九九七年十二月前推
行。

29.重新發展案件及傳票處理系統後,司法機構將不再需要現
有的系統,我們打算重行調配這些工作站及打印機,以應付
司法機構及檢控部門內其他的實際需要。政府物料供應處處
長會安排調配所有剩餘物資,以應付其他政府部門的需要。

背景資料


廣泛使用中文

30.雖然各裁判法院及審裁處已採用粵語多年,但在一九九五
年七月法定語文(修訂)條例頒布前,裁判法院以上級別的法
院均一直使用英語。

31.一九九四年七月,首席大法官委派一個策導委員會,推行
在各法院廣泛使用中文的工作。一九九五年一月,首席大法
官通過該策導委員會提出的建議,採用分期實施的策略。我
們根據該策略,於一九九六年年初取消有關在地方法院不能
使用中文的限制。預計我們可於一九九七年一月、三月及六
月,分別就高等法院處理的刑事案件,高等法院處理的民事
案件,以及上訴法院案件,取消這項限制。

32.司法機構致力在一九九七年七月前,使本港所有司法訴訟
均可採用中文及英文。重新發展案件及傳票處理系統,是司
法機構促進法院廣泛使用中文的工作之一。

司法機構
一九九六年七月


Last Updated on 1 December 1998