FCR(96-97)100

財務委員會
討論文件

一九九七年一月三十一日

基本工程儲備基金
總目710－電腦化計劃

庫務署
新分目「會計及財務資料系統的部門查詢系統」

請各委員批准，在總目710「電腦化計劃」項下開立一個
新分目「會計及財務資料系統的部門查詢系統」，並設
立一筆為數3,260萬元的承擔額。

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問題
建議
理由

目前的運作模式
擬設系統的好處

財政影響

非經常費用
經常費用

成本效益分析
推行計劃
背景資料
擬設會計及財務資料系統的部門查詢系統--成本
效益分析

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問題

透過會計及財務資料系統，各部門可從政府的總分類帳和
預算管制中央系統檢索財務資料。不過，這個系統的現有
設施不足，欠缺靈活，未能滿足部門在財務報告、管制和
分析方面的需求。

建議

2.庫務署署長建議發展一個附屬於會計及財務資料系統的
部門查詢系統(下稱「會計查詢系統」)，作為一個分支系
統，並在政府各科和各部門推行這個系統，所需的非經常
開支為3,260萬元。這項建議得到庫務司支持。

理由

目前的運作模式

3.會計及財務資料系統於一九八三年開始設立，是一個電
腦化的財務資料系統，在庫務署一部中央主機電腦中運作
。其作用是存備庫務署署長所負責的政府帳目，並提供有
關部門開支和承擔額的財務報告和聯線查詢設施，供各部
門取閱會計及財務資料系統內的資料，從而協助各部門監
察其開支情況。目前，政府決策／資源科和部門共設有500
多部會計及財務資料系統終端機。

4.會計及財務資料系統已發揮其作用，擔當政府的中央撥
款紀錄庫，改善了各部門的財務資料系統；在一九八三年
以前，這些財務資料，須依賴人手處理。不過，隨着政府
按照公營部門改革措施，陸續把運用資源和開支的決策權
盡可能下放給各科和各部門的主管人員，會計及財務資料
系統的使用者不斷要求更詳盡的財務資料，以供隨時取閱
。可是，上述系統早於十多年前設計，不足以應付現今的
需要。當局曾委聘顧問研究現有系統，找出該系統以下一
些需要改善的地方－

1. 許多使用者均沒有設備，把中央的會計及財
   務資料系統數據庫內的數據下載至各科和各
   部門的個人電腦，作處理和編製報告之用。
   使用者須從會計及財務資料系統檢索數據，
   然後把數據輸入另一部個人電腦，才能按需
   要進一步將數據加以處理；

2. 現有的查閱設施早在十多年前研製，以現今
   標準來說，頗欠靈活。每個查閱程序都是預
   先設定，以致每次查閱只包含少量數據項目
   。舉例來說，使用者無法按個別需要，指定
   選取那些數據組合。他們經常需要查閱多次
   ，才能取得所需的財務資料；

3. 由於聯線查詢設施欠缺靈活，部門往往十分
   依賴庫務署集中製備的財務報告，以監察部
   門的支出水平。不過，庫務署製備這些報告
   的速度，卻受制於中央電腦。這即是說，我
   們須編排為各科和各部門製備報告的時間，
   以致許多部門不能在每月的最後一天收到報
   告，用以逐月監察部門的開支。報告內的資
   料可能在時間上，未足以切合有關部門的需
   要，影響有關部門密切監察開支的工作；以
   及

4. 該系統欠缺一些可讓部門按其特定需要而自
   定報告格式的設施，以致這些報告未能因應
   個別部門的需要而編製。

5.基於上述的缺點，顧問建議我們應在會計及財務資料系
統之下發展一個分支系統，稱為部門查詢系統。庫務署署
長於一九九五年在三個部門進行試點計劃，目的是要驗證
這個會計查詢系統在操作環境中的效用和系統是否完善，
以及評估在政府機構全面推行時，這個系統在技術上是否
可行。根據試點計劃得出的結論，庫務署署長現建議在政
府各科和各部門推行這個會計查詢系統。

擬設系統的好處

6.擬設系統會連接現有會計及財務資料系統各項功能，並
具有以下特點，方便使用者使用－

1. 會計查詢系統設有一些大為改良的設施，讓
   使用者從這個系統選擇、析取和下載所需的
   財務資料至有關的科／部門內的私人電腦，
   以供進一步處理；

2. 這個系統可簡化現時冗長的聯線查詢程序，
   為各部門提供更具智能的聯線設施，以方便
   部門確切知道部門最新的開支狀況。例如，
   使用者可同時獲取所有分目或多個分目詳細
   和扼要的財務資料，而無須逐次查詢個別開
   支分目；

3. 各科和各部門均備有打印設施，讓使用者利
   用標準的個人電腦軟件，印製選定的財務資
   料。在現時每月由庫務署集中編製的會計及
   財務資料系統報告中，大部分會因而不再需
   要編製；以及

4. 使用者可按其所需，籌劃財務匯報時間表。
   這些報告可更迅速地反映部門當時的開支和
   承擔額狀況。提供更合時和更有用的資料，
   方便預算管制人員更有效和更具效率地執行
   預算管制職責。

7.簡言之，會計查詢系統為使用者提供具效率的查詢和分
析設施，亦為各科和各部門的主管提供了一種更有效的財
務管理工具。此外，推行會計查詢系統，可讓部門內更多
職員獲得這類財務管理支援服務。目前，只有部門的財政
組職員才可使用會計及財務資料系統終端機。部門內其他
單位必須經財政組才取得會計及財務資料系統的資料。推
行會計查詢系統後，會計及財務資料系統聯線服務將會擴
展，讓身負財政職責的人員，如高級主管、預算管制人員
和成本中心主管等亦可使用。估計所需的會計及財務資料
系統工作站(備有內置的會計查詢系統)約為1 100個。

財政影響

非經常費用

8.庫務署署長估計，因推行擬設系統而須支付的非經常費
用為32,600,000元，分項數字如下－

9.關於第8段(a)項，25,715,000元這筆費用，是用來購置主
機外圍設備、網絡伺服器和設備、智能工作站和外圍設備
，數據傳送設備和相關的系統軟件。

10.關於第8段(b)項，1,428,000元這筆費用，是用來支付研
製和裝置軟件的專業服務。

11.關於第8段(c)項，2,857,000元這筆費用，是用來整理場
地、敷設導線，以及裝置硬件和系統軟件。

12.關於第8段(d)項，1,100,000元這筆費用，是用來對庫務
署職員進行系統推行和支援方面的訓練，以及訓練使用者
操作該系統。

13.關於第8段(e)項，1,500,000元這筆費用，是作為第8段(a)
、(b)和(c)項各費用項目的應急費用(5%)之用。

14.庫務署會調配現有人手，以管理和支援擬設系統的發展
和推行工作。

經常費用

15.擬設的新系統全面推行後，在維修保養和支援方面的額
外經常費用，估計每年為3,000,000元，分項數字如下－

16.庫務署會調配現有人手，為擬設的系統進行維修保養。

成本效益分析

17.庫務署署長估計，現時由庫務署集中編製的財務報告的
印製及運送數量會大大減少，從而可節省400萬頁紙張(即
每年約可節省1,150,000元的開支)，以及0.5個二級文員職位
(即可節省142,000元的員工開支)。此外，試點計劃顯示，
由於分發報告和處理文件的工作量減少，因此平均每個部
門可節省0.3個二級文員職位。估計為數約90個政府決策／
資源科和部門每年在員工開支方面，合共節省7,648,000元
，即27個二級文員職位的員工開支。當部門使用者熟習上
述系統後，會減少倚賴會計人員檢索財務數據，故預期在
員工開支方面可節省更多費用。雖然預期節省的員額可能
不會令職位出現實際的刪減，但有關部門可調配省回的人
力，以應付其他工作的需求。擬設的系統將於二零零三至
二零零四年度，即該系統推行後第五年，達到收支平衡。
有關的成本效益分析載於附件。

18.此外，一如上文所解釋，擬設的系統可令到管制人員更
有效地監控公共開支。雖然這方面的效益難以用數字衡量
，但設立一個更具效率的財務資料系統，可讓我們時刻具
備更高的警覺，管理政府財政。

推行計劃

19.庫務署署長計劃依照下述時間表推行擬設的系統－

背景資料

20.會計及財務資料系統最初於一九八三年設立。多年以來
，該系統逐步擴展，並由一九九一年起，在政府各科和各
部門全面運作。該系統為政府各科和各部門提供一個關於
其撥款管制和財務資料設施，處理的事項包括政府一般收
入帳目的所有收入和開支，以及由基本工程儲備基金和其
他基金撥款進行的工程計劃的開支。庫務署和各部門均會
更新會計及財務資料系統內的會計資料。該系統所存備的
資料，主要類別包括－

1. 按總目和分目細分的核准預算，以及較為詳
   細的部門開支；

2. 已承擔的開支詳情；

3. 實際收支詳情；以及

4. 年內開支流量的模式。

21.根據政府所訂的政策大綱，我們須致力發展政府的財務
資料系統，讓各科和各部門的主管更有效地執行其資源管
理職責。作為這項工作的一部分，庫務署署長曾在一九九
四年八月委聘顧問進行研究，檢討政府的財務管理資料系
統。這項研究的其中一項工作，是檢討會計及財務資料系
統是否完備和具備所需的效能，以應付有關資料方面新的
要求；並且建議其他方案，以便提供支援，切合對財務和
管理資料方面不斷展現的需求。有關顧問曾會見過庫務署
、財政科、效率促進組、五個決策科和12個部門的負責人
，並進行一項問卷調查，對象包括餘下其中45個決策科和
部門。

22.在進行顧問研究之後，庫務署署長於一九九五年十二月
，在三個部門推行會計查詢系統試點計劃，三個部門分別
為庫務署、環境保護署和水務署。三個部門內使用上述系
統的人員，均認為這項試點計劃非常有用，改善了他們的
財務報告設施。一些部門已表示有興趣參與會計查詢系統
推行計劃第一期。

財政科
一九九七年一月

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FCR(96-97)100附件

擬設會計及財務資料系統的
部門查詢系統
成本效益分析
(按1996至97年度價格計算)

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