FCR(96-97)66

財務委員會
討論文件

一九九六年十一月一日

基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃

衞生福利科 新分目「老人院舍服務編配系統」

總目47-資訊科技署

分目001 薪金

請各委員批准-

  1. 在總目710「電腦化計劃」項下的一個新
    分目「老人院舍服務編配系統」設立一
    筆12,803,000元的承擔額;及

  2. 將一九九六至九七年度資訊科技署常額
    編制內所有非首長級職位按薪級中點薪
    額估計的年薪總值上限提高1,010,040元
    ,即由307,147,960元增至308,158,000元
    ,俾能增設非首長級職位,以發展、
    設立及推行該系統。



問題

現時有需要設立一個新的綜合電腦系統,以改善申請入住
各類老人住宿照顧院舍的輪候安排及宿位編配工作1

建議

2.衞生福利司聽取資訊科技署署長的意見,建議-

  1. 設立一筆12,803,000元的承擔額,以推行擬
    議的老人院舍服務編配系統,俾能為申請
    入住各類住宿照顧院舍的老人設立一份由
    電腦綜合處理的輪候名單;及

  2. 把一九九六至九七年度資訊科技署常額編
    制內所有非首長級職位按薪級中點薪額估
    計的年薪總值上限提高1,010,040元,即由
    307,147,960元增至308,158,000元,俾能增
    設非首長級職位,以發展、設立及推行該
    系統。

理由

3.社會福利署及醫院管理局負責提供住宿照顧服務,以切
合老人的不同需要。它們各自以獨立微型電腦,存備獨立
的輪候名單。社會福利署輪候名單的覆蓋範圍包括入住自
我照顧宿舍、安老院及護理安老院的申請,而醫院管理局
的輪候名單則包括入住療養院的申請。截至一九九六年九
月三十日止,經由社會福利署的輪候名單安排老人入住的
院舍有141間,共提供15 840個宿位;由醫院管理局的輪候
名單安排老人入住的療養院則有13間,設有620張病牀。
同時,在社會福利署的輪候名單上,有22 850名申請人,
在醫院管理局的輪候名單上,則有5 400名申請人。

4.總督在一九九三年的施政報告中,承諾引進護養院這種
新式的住宿照顧,以提供一種介乎療養院與護理安老院之
間的服務。衞生署署長將設立六間護養院,合共提供1400
張病牀,而第一間將於一九九七年年底投入服務。新的護
養院將成為一系列的老人住宿照顧服務的一部分。

5.由於涉及的申請個案很多,我們有需要發展一個由電腦
綜合處理輪候安排的系統,將各類別的住宿照顧服務的資
料集中在一起,以便能公平和有效率地編排住宿照顧院舍
的申請輪候名單及處理宿位編配工作。社會福利署、醫院
管理局和衞生署將負責操作擬設的電腦系統,並由衞生福
利科轄下的老人服務組監察。設立這個建議系統的目的是

  1. 將所有入住療養院、護養院、護理安老院
    、安老院和自我照顧宿舍的申請併合在單
    一的輪候名單內;

  2. 如有需要,方便因應申請人健康狀況的轉
    變,將申請人由一類院舍轉往另一類院舍
    ,接受不同程度的住宿照顧;

  3. 集中申請人的資料及避免出現重覆申請的
    情況,使資料易於檢索,減少員工在收集
    、處理和保存申請人資料方面的工作,並
    減少出現錯誤;

  4. 減少因現有獨立輪候名單存在着的限制而
    須進行冗繁的人手操作;

  5. 在擬設的系統內增闢資料欄和引入新的系
    統功能,從而解決社會福利署和醫院管理
    局現有電腦系統的限制;及

  6. 方便衞生福利科、社會福利署、醫院管理
    局和衞生署將管理資料互相交換和傳送,
    以便策劃和監察有關服務。

6.擬設電腦系統的主要功能包括收集及處理有關下述工作
的資料-

    登記申請;
    評審結果;
    編配宿位;
    結束個案;
    監察仲裁個案;
    為那些因健康狀況改變而需要不同程度照顧的
    申請人作出安排;
    編配「買位計劃」的宿位;
    優先編配宿位;
    為老人入住指定院舍作出特別安排;及
    編製管理統計資料。
7.雖然擬設的系統能為政府免去少於100萬元的開支,但它
會為老人提供更完善的服務,並確保更能善用資源和提高
效率,所帶來的效益是無法計量的。具體來說,該系統會
帶來如下的效益:

(a)改善處理申請和查詢的工作

社會福利署和醫院管理局現時各自存備一份輪候名單,名
單的資料分別儲存在獨立的微型電腦內,不能直接互相交
流;因此,要查核有沒有老人的名字同時登記在兩份名單
上是很因難的。此外,亦浪費人手去收集、處理和存備重
覆的申請和資料。

設立一份綜合名單,可以更妥善地統籌處理住宿照顧服務
申請的工作。申請人及其家人只需提交一次申請,便可申
請合適程度的護理服務,從而節省時間及精神。此外,工
作人員亦可避免處理重覆的申請和資料。

(b)更能迎合老人對住宿照顧院舍的選擇及減低申請人
需要重新接受評估的機會

社會福利署根據由人手預測的個別院舍的空置宿位數目,
利用微型電腦系統按申請人所示的選擇,在輪候名單中選
出一個適當數目的申請個案。那些初步入選的申請人會接
受身體檢驗,然後輪候所選擇院舍的宿位。在現有系統下
,每名申請人只准輪候一間院舍,即使另一院舍亦可能合
乎申請人選擇的條件,申請人也不會獲得考慮編配入住。
申請人能否在所選擇的院舍獲得編配宿位,須視乎所預期
的空置宿位是否落實而定。假如申請人所申請入住的院舍
最終只有十分少量的空置宿位,則這些初步入選的申請人
可能須要輪候較長的時間。更甚,初步入選的申請人可
能會因先前的身體檢驗結果的一年有效期屆滿而需要再次
接受身體狀況的評估。

擬設的電腦系統會接受申請人的所有選擇,並容許他們同
時輪候所有合乎他們選擇的條件的院舍。因此,這個系統
能夠更準確和公平地為申請人選配合適的住宿照顧服務,
並可加快宿位編配的工作。此外,新電腦系統能更準確地
預測空置宿位的數目;因此,申請人因先前的身體檢驗結
果失效而需要再接受評估的機會便會減低。

(c)提高安排特別編配宿位的效率

社會福利署和醫院管理局現有系統的規模均有限。在社會
福利署方面,不少工作都是由人手處理的,例如為要求入
住設施特別(例如沒有升降機設備)的院舍的申請選配宿位
、處理經初步甄選合資格入住院舍的一小批老人的資料,
以及存備一份輪候名單以便為申請人選配「買位計劃」所
提供的宿位等工作。至於醫院管理局方面,現有的系統只
存備一份記錄所有申請入住療養院的人士的名單,醫院管
理局需要人手另外存備一份需要優先處理的申請名單和更
新名單上的資料。擬設的系統會將上述功能電腦化,從而
提高處理特別編配宿位工作的效率。

(d)使策劃工作和服務評估更趨完善

由於在現有系統下,申請人可透過社會福利署或醫院管理
局輪候宿位,衞生福利司因此無法全面了解老人對各類住
宿照顧設施的不同需要,以便有效地策劃及監察為有需要
的老人提供服務的工作。此外,由於社會福利署和醫院管
理局須使用微型電腦進行其他工作,申請人可能需要一天
或更長的時間才能得悉其申請的最新進展情況。此外,現
有的資料庫並沒有儲存一些重要資料。擧例來說,社會福
利署的電子紀錄並無儲存申請人的地址,而醫院管理局的
資料庫亦無存備那些曾拒絕立即入住療養院的申請人的資
料。如有需要,有關人員便須翻查檔案紀錄,方能檢索到
此類資料。

新系統可供多個使用同時使用,因此,有助及時更新資
料,如申請人的選擇及健康狀況的變動、評估結果及轉介
編配宿位的結果等。此外,這個系統能夠定時編製有關申
請人資料、服務供求及資源運用等方面的管理統計資料。
以上種種功能,皆能使老人住宿照顧服務的策劃和評估工
作更趨完善。此外,新系統設立後,可將回應有關部門及
申請人對申請進展的查詢所需的時間縮短。

財政影響

非經常費用

8.我們估計,擬設系統所需的非經常費用總額為14,330,000
元。分項數字如下-


1996-97
千元
1997-98
千元
總額
千元
非經常開支
(a)電腦硬件和軟件3,12003,120
(b)系統推行服務4,5333,1087,641
(c)場地整理7570757
(d)通訊線路及消耗品1210121
(e)應急費用(上文(a)至(d)
項的10%)
8533111,164
小計9,3843,41912,803
非經常員工開支
(f)資訊科技署7637641,527
小計7637641,527
總計10,1474,18314,330

9.關於上文第8段(a)項,3,120,000元的開支是用來購買電腦
硬件(包括資料數據庫伺服器、檔案伺服器、工作站、周
邊設備和資料傳送設備)及系統軟件。

10.關於上文第8段(b)項,7,641,000元的開支是用作支付系
統推行、系統發展、數據轉換和技術支援服務的費用。

11.關於上文第8段(c)項,757,000元的開支是用來整理場地
,包括裝設導管設施和電腦設備所需的電源插座。

12.關於上文第8段(d)項,121,000元的開支是用以支付在衞
生福利科、社會福利署、衞生署、醫院管理局和資訊科技
署的安裝地點裝設通訊線路的費用,以及購買在系統推行
期間所需的初期消耗品和雜類物品。

13.關於上文第8段(e)項,1,164,000元是作應急之用。

14.關於上文第8段(f)項,1,527,000元的開支是資訊科技署
因管理這個系統的推行計劃而需要的全部員工開支,包
括高級系統經理三個工作月(378,000元)、系統經理5.8個
工作月(466,000元),以及一級系統分析/程序編製主任
13.2個工作月(683,000元)的工作。因此,現需要在一九九
六至九七年度開設一個系統經理職位和一個一級系統分
析/程序編製主任職位,並將資訊科技署一九九六至九
七年度按薪級中點薪額估計的年薪總值提高1,010,040元
,即由307,147,960元增至308,158,000元。使用這個系統的
部門/機構,包括衞生福利科、社會福利署、衞生署和
醫院管理局,會承擔發展和推行系統所需增加的員工的
開支。

經常費用

15.新系統推行後,在維修保養及支援方面所需的額外經常
費用,估計在首四年裏,每年為3,206,000元,而其後每年
則為3,372,000元,分項數字如下-


1997/98至
2000/01
每年的
費用
(千元)
2001/02
及其後
各年度
每年的
費用
(千元)
經常開支
(a)系統維修及支援1,0071,007
(b)電腦硬件及軟件維修保養292458
(c)通訊線路的租金及消耗品255255
小計1,5541,720
經常員工開支
(d)資訊科技署1,2881,288
(e)社會福利署364364
小計1,6521,652
總計3,2063,372

16.關於第15段(a)項,1,007,000元的開支是用來聘用有關服
務,持續提供系統維修及支援。

17.關於第15段(b)項,292,000元的開支是用以支付電腦硬
件及軟件的維修保養費用。根據電腦大宗購買合約現行
的條款及條件,部分設備首四年的維修保養服務收費可
獲特惠折扣。由第五年起,維修保養費用將增加166,000
元。

18.關於第15段(c)項,255,000元的開支是用以支付連接衞生
福利科、社會福利署、衞生署、醫院管理局及資訊科技署
等安裝地點的通訊線路的租金及購買消耗品,如雷射打印
機用的調色劑和紙張,以及後備用途的磁碟及磁帶。

19.關於第15段(d)項,1,288,000元的開支是資訊科技署提供
系統管理和日常系統支援所需的全部員工開支,包括系統
經理5.1個工作月(406,000元)、一級系統分析/程序編製主
任12.1個工作月(629,000元),以及一級電腦操作員8.5個工
作月(253,000元)的工作。

20.關於第15段(e)項,364,000元的開支是社會福署為操作該
系統所需增加的兩名助理文員的全部員工開支。衞生福利
科、衞生署及醫院管理局將各自承擔其員工開支。

推行計劃

21.現計劃分兩期推行擬設的系統。第一期推行的系統範圍
主要包括處理輪候名單的基本功能,而第二期則包括發展
其他輔助功能,如作出特別安排、編配買位計劃的宿位及
管理統計資料報告等。

22.建議系統推行時間表開列如下-

工作預計完成日期
第一期
系統設計及發展一九九七年五月
用戶驗收測試一九九七年六月
數據轉換一九九七年七月
推行第一期系統一九九七年八月
第二期
系統設計及發展一九九七年十月
用戶驗收測試一九九七年十一月
推行第二期系統一九九七年十二月

背景資料

23.一九九四年,老人服務工作小組完成了一項有關老人服
務的檢討,並作出多項建議,其中一項是建議當局設立一
份由電腦綜合處理的輪候名單,以改善有關院舍服務編配
系統的效率、質素及成本效益。一九九五年四月,資訊科
技署進行一項評估要求研究,檢討現行的輪候名單系統,
以及評估設立綜合輪候名單的可行性。研究結果顯示該電
腦化計劃初步可行。隨後進行的可行性研究亦顯示,推行
擬設系統在技術上是可行的,而將現時住宿照顧服務的申
請程序簡化,以及定期提供管理資料以便作出更佳的決策
和籌劃,實屬刻不容緩。

24.老人服務工作小組的原來建議是,除了設立綜合輪候名
單外,還設立一個連接所有老人住宿院舍的電腦網絡。由
於利用電腦連接所有住宿院舍的工作相當繁複,衞生福利
司已決定,待推行電腦化輪候名單系統後,根據所得經驗
,考慮是否具充分理由設立全面的網絡系統及研究其可行
性。

衞生福利科
一九九六年十月


1-- 住宿照顧院舍包括自我照顧院舍、安老院、護理安老院、護養院及療養院。


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