FCR(96-97)84
財務委員會
討論文件
一九九六年十二月十三日
基本工程儲備基金
總目710—電腦化計劃
司法機構
新分目「實施司法機構資訊系統策略(第II期)」
請各委員批准設立一筆62,095,000元的承擔額,以便實施第
II期的司法機構資訊系統策略。
問題
設於最高法院大樓內的高等法院、上訴法院及家事法庭缺
乏資訊科技支援,致司法機構未能有效地提高效率及工作
能量,以應付日漸繁重的工作。
建議
2.司法機構政務長獲資訊科技署署長支持,建議實施司法
機構資訊系統策略的第II期電腦化計劃,包括:
- 高等法院、上訴法院及家事法庭的案件管理
及排案;
- 陪審員管理;
- 執達服務管理;
- 傳譯服務管理;
- 人事管理;
- 電子法律參考資料庫;及
- 辦公室自動化。
理由
3.司法機構資訊系統策略是一個分三期實施的電腦化計劃
,目的是盡量提高管理效率及服務市民的質素。該策略計
劃第I至III期的原本範疇載於
附件1。第I期在一九九四年六
月十日獲委員核准進行,並已於一九九五年十一月全面實
施,改善了地方法院、小額錢債審裁處及遺產承辦處的運
作。由於運作上的需要,我們建議就第II期的原本範疇作
出以下的改動-
- 勞資審裁處的電腦化工作將延遲至第III期
,以便完成對其運作的檢討;
- 為司法機構內所有司法人員提供由電子媒
介取閱法律參考資料的服務;
- 將陪審員管理系統提前至第II期,因現有
的電腦系統容量已接近飽和;及
- 把運作及人力資源管理的自動化納入這一
期。
第II期計劃各項主要系統的概覽載於
附件2。我們預期達到
的主要改善項目列述如下:
4.協調與監察 法院順利運作,有賴一個有效及高效率的
機制,監察案件的進度和使各類法庭支援服務互相配合
。現時最高法院大樓以人手運作的系統,缺乏整體的監
察及操控功能,令致資料流傳速度緩慢而易有錯漏,有
時更因不能及時傳遞訊息而影響決策;這不單引致溝通
失誤、混亂、偏差,更可導致研訊延期。以上種種不單
浪費法庭時間,對市民及法律界人士造成不便,更嚴重
地損及司法機構的形象。策略第II期將採用綜合方式作
案件處理,案件進度資料會連同每宗案件所需人力物力
資源的資料(即法庭、法官、陪審員、法庭支援人員如傳
譯主任及執達主任等),一併儲存於中央資料庫內。這個
中央資料庫可讓司法機構以綜合方式作出監察,遇上任
何案件的情況或資源分配有所改動的話,便可即時通知
有關人士採取相應措施,避免浪費法庭的時間和資源。
5.案件排期 策略第I期於地方法院推行了電腦輔助案件排
期系統,有效地協助有關人員找尋可用的法庭、監察案
件是否已準備妥當、以及自動編排每日案件審訊表。該
系統亦提供有用的管理資料,以協助計劃法庭的運作。
類似的電腦輔助案件排期系統亦將於高等法院、上訴法
庭和家事法庭推行,並改良至可於編排研訊時與下級法
院交互查閱日誌。遇上排期上的衝突、以及同一宗案件
或同一方作了雙重預訂,系統便會自動偵察出來,通知
負責編排案件的職員作出相應的安排。
6.呈交文件 現時最高法院登記處的每個櫃枱,只會處理
某類文件或案件。這導致輪候時間延長及未能充分利用
人力。我們會在每個櫃枱安裝一個多功能工作站,共用
新的電子登記冊,以便可在同一櫃枱提供各項服務。呈
交文件人士只需排隊一次便能呈交各類不同的申請書/文
件以供存檔。我們預計繁忙時的輪候時間會由30分鐘減
為15分鐘。
7.市民查詢 司法機構只以案件號碼先後次序編排人手處
理的訟案及各類登記冊的資料。如不知案件編號而要從
這些登記冊翻查所需資料,是很困難而費時。我們將於
最高法院登記處和家事法庭登記處提供工作站,利用新
設的電子登記冊方便市民翻查資料。除案件編號外,使
用者亦可利用當事人的中文或英文姓名查詢。預料屆時
翻查資料的時間將會由現時平均的一小時大幅減至少於
5分鐘。此外,由於該系統自動印製絕對判令或暫准判
令文本,所以領取該等文件的蓋印副本的輪候時間將由
30分鐘減少至3分鐘。
8.資料傳遞 我們將擴充現存網絡,並把這些網絡結合成
為一個遍及整個司法機構的網絡,使司法機構內各辦公
室均能相互連繫,從而改善資料傳遞。下列為幾個典型
例子—
- 現時,呈交登記處的文件可能需時一日才
可送達法官書記手上。但透過新系統,法
官書記可在文件呈交登記處後,隨即獲得
該文件的主要資料。登記處若收到任何緊
急文件,該系統便會即時發出訊息,通知
法官書記。
- 現時,司法機構需時約十天才可將破產及
公司清盤案件的研訊結果送達執達主任辦
事處、會計部及登記處;這冗長的程序曾
數次導致誤發款項,令破產管理署署長須
進行費時的手續才能討回款項。實施電腦
化計劃後,司法機構便能將研訊結果即時
提供予各有關方面。
- 透過新系統,司法機構可將列為高等法院
雜項程序案件的保釋申請與原本的案件紀
錄互相連繫起來,令各有關方面均能即時
得悉結果。同樣,司法機構可將上訴的結
果傳送到下級法院的原先案件紀錄系統中
。
- 司法機構透過新系統,便能較現時提早兩
至三天通知懲教署有關提解囚犯出庭令的
要求,以便該署及早安排押解囚犯上庭。
- 該系統會自動印製便函、通知書及單方申
請結果,並盡可能傳真到律政署、法律援
助署及律師樓。
9.
人力資源管理 我們需要設立一個人事資料庫,儲存所
有司法機構員工的基本個人資料、技能及經驗簡歷、受
訓、休假及曾任職位紀錄。此系統除了可以自動管理人
事組的紀錄外,還可以協助職系首長計劃員工職業前途
的發展、培訓及調派。休假申請一經批核便會自動紀錄
於有關職員的電子紀事簿中,以消除現時因人手處理日
誌而出現資料紀錄不相符的現象,而日後的職員調派將
會更為有效,舉例如下—
- 法庭傳譯主任
當接到特殊語言/方言翻譯的需求時,系統
會首先檢視現職傳譯主任的技能簡歷及日
誌,以識別適合調派的人選。系統亦可從
兼職傳譯員中,找尋一列合適人選,以供
傳譯主任辦事處挑選。
- 執達主任
該系統會以「區域」及「研訊日期」的先
後次序將傳票/令狀分類,方便執達主任執
行工作。該系統亦會記載傳票/令狀的執行
進度,並協助執達主任計算執行費用。
10.
陪審團 司法機構將擴大候選陪審員的資料庫,以應付
候選陪審員數目的增加。同時,此系統可根據陪審員的語
文能力而進行抽選。
11.法律參考資料庫 司法機構會設置一個儲存最新資料的
電子法律參考資料庫,協助法官研究案件。現時,判決書
作出後,需時七至八星期才能發給下級法院。利用新系統
後,司法機構可於判決書作出後三天內將其發給所有法官
及司法人員查閱。司法機構將在最高法院圖書館安設提供
全文檢索功能的工作站,以取代現時只可檢索案件編號的
索引卡。所有法官及司法人員將可透過通訊網絡,查閱以
電腦光碟出版的主要法律參考書刊。
效益
12.整體而言,實施這項建議將提高司法機構的運作效率及
改善對公眾的服務。在現階段可量化的效率改善綜合表載
於附件3。
13.策略第II期其中的一個目標,是推行一個有效的協調及
監察機制,確保法庭得以順利運作,避免不必要的聆訊延
期。計及法庭節省的時間和資源,以及相應地在律政署、
法律援助署、執法部門及公眾人士擔任證人和陪審員各方
面所節省的開支,預算應可省回一筆巨大的款項。
14.因實施策略第II期而可刪除的部門/文書人員職位為17個
,員工開支方面的可變現節省額為4,948,000元。而減省司
法機構內296個職位的部份工作,理論上每年可節省的員
工開支總額估計為9,396,000元。這筆理論上可節省的開支
,是由免卻重覆謄寫案件資料、以電腦自動製備文件取代
打字工作、改善資料檢索、檔案追索系統及自動製備統計
數據所得。
15.新系統更可避免每年增加人手開支達9,154,000元,否則
我們將需要這筆款項,以便進行以下的工作-
- 為現時的陪審員管理系統、各類登記冊及法
庭文件提供雙語支援,以配合高等法院廣泛
使用中文的計劃;
- 提供額外的管理資料,以便協助發展司法方
面的轉變,以及行政方面的計劃和監管;以
及
- 妥善保存以人手處理的各類登記冊及檔案流
動冊。
成本效益分析
16.策略第II期的成本效益分析載於
附件4。計及可變現和理
論上可減省的員工開支,以及避免額外支付的員工開支,
這項投資將會在新系統實行後第五年達到收支平衡。
財政影響
17.實施策略計劃第II期所需的非經常開支總額預算為
74,168,000元。有關費用的分項數字如下-
| 1996 至97 年度 千元 | 1997 至98 年度 千元
| 1998 至99 年度 千元 | 總額 千元
|
---|
非經常開支(現
正要求委員批
准所需的承擔額) |
---|
(a)電腦硬件及軟件 | 159 | 19,340 | 3,995 | 23,494
|
(b)通訊網絡 | - | 5,066 | 894 | 5,960
|
(c)場地整理工作 | 245 | 2,002 | 3,003 | 5,250
|
(d)系統推行服務 | 489 | 17,026 | 584 | 18,099
|
(e)資料轉換工作 | 40 | 1,571 | 1,162 | 2,773
|
(f)訓練/消耗品/雜項 | - | 535 | 339 | 874
|
(g)應急費用 | - | - | 5,645 | 5,645
|
小計 | 933 | 45,540 | 15,622 | 62,095
|
其他非經常費用
|
---|
(h)司法機構員工開支 | 1,088 | 4,153 | 332 | 5,573
|
(i)資訊科技署員工開 支 | 1,202 | 4,143 | 1,155 | 6,500
|
小計 | 2,290 | 8,296 | 1,487 | 12,073
|
總額 | 3,223 | 53,836 | 17,109 | 74,168
|
18.關於上文第17段(a)項,23,494,000元的開支是用以購買
電腦硬件及系統軟件。
19.關於上文第17段(b)項,5,960,000元的開支是用以設立一
個遍及整個司法機構的網絡,使司法機構的十四個工作地
點能互相連繫。
20.關於上文第17段(c)項,5,250,000元的開支是用以進行場
地整理工作,包括在最高法院大樓設立一間電腦室,以及
為電腦網絡增設電力供應設施及導管。
21.關於上文第17段(d)項,18,099,000元的開支是用以支付系
統發展服務合約、裝置網絡及實施辦公室自動化的費用。
22.關於上文第17段(e)項,2,773,000元的開支是用以轉換資
料的工作,這些資料包括過去兩年高等法院及家事法庭的
個案申請,過去七年的判決,家事法庭的絕對判令登記冊
、以及法官,司法人員及支援人員所依據的常規指示和指
引。
23.關於上文第17段(f)項,874,000元的開支是為實施辦公室
自動化提供訓練,以及在系統推行期間購置消耗品及雜項
物品。
24.關於上文第17段(g)項,5,645,000元的開支是第17段(a)至
(f)項10%的應急費用。
25.關於上文第17段(h)項,5,573,000元的開支是司法機構在
一九九七年一月至一九九八年六月期間推行新系統所需的
員工開支,包括0.2個總司法書記職位,3.2個高級一等/二
等司法書記職位,1個司法書記職位,0.1個高級文書主任
職位及2.6個一級/二級文員職位。負責的項目包括重新設
計表格及文件、監管資料轉換工作、協調場地整理工作、
裝置儀器以及提供訓練。司法機構將會以內部調配的方式
提供上述人手。
26.關於上文第17段(i)項,6,500,000元的開支是資訊科技署
設立推行小組的員工開支。小組負責整體工程計劃管理、
應用及網絡設計、採購、場地整理工作、安設計劃及合約
管理,推行小組包括0.3個高級系統經理職位、1個系統經
理職位、4個一級系統分析/程序編製主任職位及1個二級
系統分析/程序編製主任職位。資訊科技署將會以內部調
配方式提供上述人手。
27.經常開支及費用的分項數字預算為-
| | 1997 至98 年度 千元 | 1998 至99 年度 千元
| 1999至 2000 年度 及其後 每年, 截至2001 至02年 度止 千元 | 2002 至03 年度及 其後 每年 千元
|
---|
(a) | 硬件及軟件維 修保養 | 16 | 1,655 | 1,948 | 3,046
|
(b) | 網絡服務 | 362 | 871 | 1,024 | 1,024
|
(c) | 系統支援服務 | - | 1,347 | 1,555 | 1,555
|
(d) | 消耗品 | - | 297 | 297
| 297
|
| 小計 | 378 | 4,170 | 4,824 | 5,922
|
(e) | 員工開支 | | | |
|
| (i)司法機構 | - | 2,105 | 2,437
| 2,437
|
| (ii)資訊科技署 | - | 1,934 | 2,241 | 2,241
|
| 小計 | - | 4,039 | 4,678 | 4,678
|
| 總計 | 378 | 8,209 | 9,502 | 10,600
|
28.關於上文第27段(a)項,3,046,000元的開支是用以支付電
腦硬件及系統軟件的維修保養服務費用。現時的電腦大宗
購買合約,使部分設備首四年的維修保養服務費可獲特惠
折扣。由二零零二至零三年度開始,保養費用將增加1,098,
000元。
29.關於上文第27段(b)項,1,024,000元的開支是用以支付通
訊網絡設備的維修保養服務費用和通訊線路的租金。
30.關於上文第27段(c)項,1,555,000元的開支是用以支付合
約服務費用,以輔助資訊科技署屬下小組持續提供系統支
援及保養工作。
31.關於上文第27段(d)項,297,000元的開支是用以提供消耗
品項目,如打印機用的調色劑及紙張,以及備用的磁帶。
32.上文第27段(e)(i)項的開支是用以增加人手處理登記處的
額外資料輸入工作;維持提供最新的電子法律參考資料;
以及增加管理人員,以應付因改善效率而增加的理案量。
增加的工作人員,包括0.5個高級一等司法書記職位、2個
高級二等司法書記職位、1個司法書記職位和2個助理文員
職位。
33.關於上文第27段(e)(ii)項的開支是資訊科技署的系統支援
及維修費用,主要包括0.5個系統經理職位、2.2個一級系統
分析/程序編製主任職位及1個二級系統分析/程序編製主任
。
推行計劃
34.策略第II期將分批把主要系統功能根據下列時間表推行
-
| 主要系統 功能/活動 | 預計交付日期
|
---|
(a) | 陪審員管理 | 1997年7月
|
(b) | 案件管理:
|
| (i)家事法庭 | 1998年1月
|
| (ii)高等法院及上訴法院 | 1998年3月
|
(c) | 資源管理
|
| (i)人事組、傳譯主任、執達主任 | 1998年1月
|
| (ii)完成人事資料轉換工作 | 1998年7月
|
(d) | 法律參考資料庫
|
| (i)供所有法官及 司法人員查閱 | 1997年12月
|
| (ii)完成資料 轉換工作 | 1998年5月
|
(e) | 辦公室自動化 | 1997年12月
|
(f) | 管理資訊 | 1998年7月
|
背景資料
35.司法機構於一九九一年委託顧問進行研究,探討資訊科
技的應用範圍,以改善服務和效率,並提出推行策略的建
議。研究工作於一九九二年年中完成。顧問建議分階段為
司法機構所有主要運作提供資訊科技的支援服務。
36.策略第I期的撥款於一九九四年六月十日獲財務委員會
核准,並已如期於一九九五年十一月順利實施完成,第I
期已達到所訂的目標,在地方法院、小額錢債審裁處和
遺產承辦處改善了為公眾人士提供的服務、增加了理案
量、減低了案件輪候的時間,並提高了運作效率。我們
在一九九五年展開了有關第II期的可行性研究,而按研究
結果,現向委員申請撥款以實施第II期計劃。
司法機構
一九九六年十二月
FCR(96-97)84附件1
司法機構
資訊系統策略的原本範疇
每期的目標
第I期 | 第II期 | 第III期
|
---|
依下列情況提供
電腦支援:
--
急需進行自動
化程序以應付不
斷增加的工作量
,否則對公眾的
服務水準將下降
至不能接受的程
度;
--
電腦化能在最
短時間內令情況
改善,因而無需
加添人手;
--
只需動用最少
的額外人力資源
來推行電腦系統
|
將第I期推行的
電腦支援擴展
至其他級別的
法庭
輔助司法人員
透過電子媒介
取閱法律參考
資料
|
完成司法機構各主要
運作範疇的電腦支援
計劃
綜合司法機構各電腦
設施
連接其他政府部門,
例如律政署、法律援
助處及稅務局的電腦
系統
|
司法機構
資訊系統策略--各期的
主要計劃
目標 範圍 | 第I期前 及第I期 實施期 間 | 第I期 | 第II期 | 第III期
|
---|
司法 人員 |
上訴法院及高等 法院
--電子法律參考
資料試驗計劃
司法人員
--使用電腦基本 知識的培訓
--設立資訊中心
,提供持續培訓
及支援
|
|
上訴法院、高等
法院、地方法院
--電子法律參考
資料
| 其他法院
--電子法律參考 資料
|
法院
| 地方法院及下級 法院
--提供法庭錄音
及謄寫文本服務
上訴法院及高等 法院
--使用視像及錄
像科技的試驗計
劃
| 地方法院及小額 錢債審裁處
--處理法庭日誌 及為聆訊排期
--
監察法庭的使 用情況
| 上訴法院、高等 法院、家事法庭 及勞資審裁處
--處理法庭日誌
及為聆訊排期
--監察法庭的使 用情況
| 其他法院
--處理法庭日誌
及為聆訊排期
--監察法庭的使
用情況
|
登記處 | 裁判法院—案件 及傳票處理系統
--處理傳票及刑 事案件
| 地方法院、小額 錢債審裁處及遺 產承辦處
--記錄及處理案 件的主要資料、 申請及審批事項
--檢視及查詢案 件資料
--製備各類法庭 文件
--為新申請核對 過往的申請記錄 、審批、知會備 忘、引文及訴訟
| 上訴法院、高等 法院、家事法庭 及勞資審裁處
--記錄及處理案
件的主要資料、
申請及審批事項
--檢視及查詢案 件資料
--製備各類法庭 文件
| 其他法院
--記錄及處理案
件的主要資料、
申請及審批事項
--檢視及查詢案 件資料
--製備各類法庭 文件
|
行政
| 裁判法院—案件 及傳票處理系統
--製備管理資料 及其他統計數據 報告
| 地方法院、小額 錢債審裁處及遺 產承辦處
--製備管理資料 、案量報告、法 庭使用率報告及 其他統計報告
| 上訴法院、高等 法院、家事法庭 及勞資審裁處
--製備管理資料
、案量報告、法
庭使用率報告及
其他統計報告
辦公室自動化
| 其他法院
--製備管理資料
、案量報告、法
庭使用率報告及
其他統計報告
陪審員管理、
資源管理、圖
書館管理、與
政府各部門相
互聯繫
|
FCR(96-97)84附件2
司法機構
資訊系統策略(第II期)
各主要組合
系統概覽
各主要組合系統的重要功能如下—
(a)高等法院、上訴法院及家事法庭的管理及編排案件
記錄及處理案件的主要資料;
提供電腦輔助排期及綜合電子日誌給法官/司法人員
、法庭及其支援服務單位;
監察法官/司法人員、法庭及其支援服務的運用情況;
製備案件審訊表及法庭文件;
提供案件、檔案及文件的追索功能;
回答查詢;
提供管理資料及統計數據。
(b)陪審員管理
管理候選陪審員資料庫;
抽選陪審員;
製備傳票及函件;
監察陪審員服務以配合案件進度。
(c)執達服務管理
監察服務需求及執行結果以配合案件進度;
協助分派工作及調配人手。
(d)傳譯服務管理
監察服務需求及可用人手以配合案件進度;
協助分派工作及調配人手。
(e)人事管理
處理員工資料,技能/經驗簡歷,培訓、休假及曾任
職位紀錄;
處理休假申請,將人力資源資料與電子法庭日誌配
合。
(f)電子法律參考資料庫
提供一個中央電子法律參考資料庫,內容包括內部
常規指示、指引、判決書及以電腦光碟出版的主要法
律參考書刊;
提供使用外界法律資料庫的接駁渠道。
(g)辦公室自動化
提供標準政府辦公室自動化設備,例如電子郵件、
文字處理、傳真及電子日誌;
上述設備提供與(i)所有法官/司法人員及其司法書
記;(ii)總薪級表第45點或以上的人員及其秘書/助手;
及(iii)運作單位的主管。
FCR(96-97)84附件3
司法機構
資訊系統策略第II期
預期可帶來的
服務改善
改善範圍 | 現行表現 | 改善後表現
|
---|
最高法院登記處
|
於櫃枱排隊呈遞
文件的時間 | 三十分鐘 (繁忙時間) | 十五分鐘 (繁忙時間)
|
翻查訟案登記冊 時間 | 一小時 | 五分鐘內
|
當事人要求查閱 法庭檔案 |
每星期有二十五
次因無法尋獲檔
案而不能提供服
務 |
自動追索系統可
提供檔案的所在
,免卻有關人士
返回查詢,每星
期可減省的次數
達25次
|
家事法庭登記處
|
輪候查閱絕對判 令登記冊的時間
| 一星期 | 無需輪候
|
翻查絕對判令登 記冊時間
| 一小時 | 五分鐘內
|
領取絕對判令蓋 印副本時間
| 三十分鐘 | 三分鐘
|
領取暫准判令蓋 印副本時間
| 三十分鐘 | 三分鐘
|
法官書記
|
遞入文件中的主 要案件資料
| 一天(需等候至文 件送達法官書記)
| 資料經登記處輸 入後即可查閱
|
呈遞急件通知
| 無此服務
| 即時可獲通知
|
執達主任及其他登記處
|
破產及公司清盤 案件的聆訊資料
| 十天
| 聆訊結果輸入後 立即獲得通知
|
懲教署
|
將提解囚犯出庭 令的資料送達懲 教署
| 兩至三天
| 最高法院大樓的 懲教署辦事處可 即時獲得通知
|
法官/司法人員 傳閱判決書
| 可達七至八星期
| 三天內
|
FCR(96-97)84附件4
司法機構
資訊系統策略計劃(第II期)
的成本效益分析
(按1996-97價格計算)
(千元)
|
---|
| 1996/97 | 1997/98 | 1998/99 | 1999/2000 | 2000/01
| 2001/02 | 2002/03 | 2003/04
|
---|
費用
|
非經常
|
開支 | 933 | 45,540 | 15,622
| - | - | - | - | -
|
員工開支 | 2,290 | 8,296 | 1,487
| - | - | - | - | -
|
小計 | 3,223 | 53,836
| 17,109 | - | - | - | - | -
|
經常
|
開支 | - | 378 | 4,170 | 4,824 | 4,824 | 4,824 | 5,922 | 5,922
|
員工開支 | - | - | 4,039 | 4,678 | 4,678 | 4,678 | 4,678 | 4,678
|
小計 | - | 378 | 8,209 | 9,502 | 9,502 | 9,502 | 10,600 | 10,600
|
總額 | 3,223 | 54,214 | 25,318 | 9,502 | 9,502 | 9,502 | 10,600 | 10,600
|
效益
|
員工開支
方面的可
變現節省
額 | - | - | 2,474 | 4,948 | 4,948 | 4,948 | 4,948 | 4,948
|
節省員工
開支方面
理論上取
得的效益 | - | - | 7,047 | 9,396 | 9,396 | 9,396 | 9,396 | 9,396
|
可避免支
付的額外
員工費用 | - | - | 9,154 | 9,154 | 9,154 | 9,154 | 9,154 | 9,154
|
總效益 | - | - | 18,675 | 23,498 | 23,498 | 23,498 | 23,498 | 23,498
|
凈效益 | (3,223) | (54,214) | (6,643) | 13,996 | 13,996 | 13,996 | 12,898 | 12,898
|
累積效益 | (3,223) | (57,437) | (64,080) | (50,084) | (36,088)
| (22,092) | (9,194) | 3,704
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