FCR(96-97)69

財務委員會
討論文件

一九九六年十一月十五日

基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃

勞工處
新分目「提供就業輔導服務的電腦系統」
資訊科技署
新分目「一九九七至九八年度電腦中心的電腦服務」

總目47-資訊科技署

分目001 薪金

請各委員批准-

  1. 在新分目「提供就業輔導服務的電腦系統」
    項下開設一筆17,046,000元的承擔額,以便勞
    工處發展及推行一個提供就業輔導服務的電
    腦系統;

  2. 在新分目「一九九七至九八年度電腦中心的
    電腦服務」項下開設一筆3,777,000元的承擔
    額,以便資訊科技署支付電腦系統中央伺服
    支援服務的費用;以及

  3. 將一九九六至九七年度資訊科技署常額編制
    內所有非首長級職位按薪級中點薪額估計的
    年薪總值上限提高1,010,040元,即由308,158,
    000元增至309,168,040元,以便開設兩個非首
    長級職位,負責在推行上述電腦系統期間提
    供發展上的協助及所需的支援。



問題

勞工處轄下就業科現時以大量人手處理工序的運作模式,
無法應付因擴展及加強就業輔導服務而帶來的需求。

建議

2.勞工處處長聽取資訊科技署署長的意見,建議發展及推
行一個電腦系統,所需的非經常承擔總額為20,823,000元。

理由

目前的運作模式

3.勞工處就業科自一九六四年成立以來,一直以人手運作
的模式,向公眾提供就業輔導服務。當本港就業輔導組的
分區辦事處接獲僱主透過傳真(或其他方法)送來的職位空
缺及僱主的資料時,職員會將有關資料送去附近的分區辦
事處,以擴大網羅求職的範圍。這些辦事處的職員會為
這個職位空缺編上檔號,並將載有空缺資料的卡片張貼於
大堂內,供求職閱覽。然後,職員會把僱主資料編入索
引,編成一本按號碼排序的登記冊和另一本按工種分類的
登記冊。當求職從張貼於大堂內的卡片找到合適的工作
時,會先向櫃台職員提供自己的個人資料,以辦理登記手
續及找出職位空缺編號,以便安排引薦。職員會檢閱已編
入索引的資料,以便聯絡僱主,並向求職發出一封引薦
信,供面試之用。如有關工作已無空缺,職員會翻查按工
種分類的登記冊,向求職介紹另一份工作,供其考慮。

4.目前,就業科以人手進行以上所有工序,因此,該科備
存大量文件紀錄,包括400 000份有關求職資料的索引紀
錄、220 000份引薦紀錄及90 000份職位空缺紀錄。清點、
整理及檢索這些文件紀錄不但需要大量人手,而且影響整
體服務的效率。

5.以人手運作的模式也令各分區辦事處之間無法有效地傳
遞職位空缺資料。由於一間本港就業輔導組分區辦事處通
常只會把接獲的職位空缺資料送去附近兩至三間分區辦事
處,因此,沒有一間分區辦事處備存全港所有的職位空缺
資料。因此,前往任何一間分區辦事處求職的人士是無法
查閱所有的職位空缺資料的。此外,每間分區辦事處須花
大量人力更新空缺招聘資料,這影響了服務的成效,也給
求職及僱主帶來不便。

擬設的電腦系統的好處

改善現有服務

6.擬設的電腦系統旨在彌補現時人手運作模式的不足,並
改善對求職提供的服務質素。這個電腦系統會建立一個
統一的網絡,將就業科總部及其11個分處,包括九間本港
就業輔導組的分區辦事處及兩間就業選配中心聯繫來。
我們會設立一個中央資料庫,透過聯網互通職位空缺及求
職者的資料。換言之,求職只需到任何一間分區辦事處
,便可取得其他所有分區辦事處的最新職位空缺資料。這
樣對求職查閱職位空缺的資料大有幫助,因而可增加他
們找到合適工作的機會。

7.擬設的系統可以利用電腦協助,提供就業選配服務。求
職只需說明他們的擇業準則,例如職位名稱、薪金、理
想的工作地區,電腦系統便會在極短時間內將合適的空缺
資料列出,供他們考慮。此外,求職可透過各分區辦事
處的自助終端機,輕易地找到適合自己的工作。這樣便可
節省他們向櫃台職員查詢資料所需的時間。

8.另外,電腦系統也會以中文或英文印出供張貼用的職位
資料,可免却職員以人手處理由僱主提供的資料。這不但
會令所張貼的職位資料更加準確和清晰,而且會使求職
更容易找到最適合的職位空缺資料。

應付日增的服務需求

9.自去年,市民對本港就業輔導組的服務需求大增。在
一九九五年,登記求職者及職位空缺的數目大幅增加,與
一九九四年相比,分別增加了20%及43%。我們預計,由
於公眾較以往認識這項服務,也較願意前來找尋工作,而
我們也繼續致力提供高質素的服務;因此,市民對就業輔
導服務的需求仍舊殷切。擬設的系統可令勞工處得以改善
其服務水準和在無需更多的人力支援的情況下,應付不斷
增加的服務需求。

改善服務承諾

10.勞工處處長預期該處將可改善目前的服務承諾。例如,
各分區辦事處會在約定時間20分鐘內接見求職,而不是
目前目標所訂的30分鐘內。分處職員會在就業選配計劃申
請人提出申請日期起計四個工作天內,為他們安排深入的
就業輔導面談,而不是目前目標所訂的一個星期內。

財政影響

非經常費用

11.勞工處處長及資訊科技署署長估計,推行擬設系統在一
九九六/九七年度至一九九八/九九年度的三年內所需的
額外非經常費用為20,823,000元,分項數字如下-


1996-97
千元
1997-98
千元
1998-99
千元
總額
千元
勞工處
(a)電腦硬件6261,8422572,725
(b)電腦軟件3991,1721631,734
(c)資料傳送設備19657680852
(d)系統發展及
推行服務
1,3205,0131,3297,662
(e)資料轉換06616621,323
(f)場地整理2722730545
(g)消耗品1164075
(i)訓練1084720580
(i)應急費用
(上文(a)至(h)
項的10%)
2931,0082491,550
小計3,22511,0812,74017,046
資訊科技署
(j)電腦中心的電
腦設備
03,43403,434
(k)應急費用
(上文(j)項的10%)
03430343
小計03,77703,777
總計 3,22514,8582,74020,823

12.關於第11段(a)項,2,725,000元的開支是用以支付勞工處
添置電腦硬件的費用,包括64個工作站、11部自助終端機
、34部打印機、周邊設備,以及電子郵件和傳真服務的伺
服器。

13.關於第11段(b)項,1,734,000元的開支是用以支付勞工處
添置電腦軟件的費用,包括資料庫管理、電子郵件、傳真
服務、個人電腦辦公室自動化及用戶詢問工具所需的軟件

14.關於第11段(c)項,852,000元的開支是用以支付添置資料
傳送設備的費用,如購置供勞工處用的網絡路由器及中樞
,以便建立一個統一網絡,把分布於就業科總部及11個辦
事處約170個工作站接連起來。

15.關於第11段(d)項,7,662,000元的開支是用以支付系統發
展及推行服務的費用。這些服務包括系統分析和設計、程
序編寫、事故復原計劃、場地整理工作的設計及統籌,以
及系統的推行和整體監察。擬設的系統所提供的主要功能
摘要載於附件

16.關於第11段(e)項,1,323,000元的開支是用以支付將文書
檔案上的資料轉換成電子資料的費用。

17.關於第11段(f)項,545,000元的開支是用以支付裝置電腦
設備所需的場地整理費用。

18.關於第11段(g)項,75,000元的開支是用以購置使用該系
統初期所需的消耗品,包括磁帶及打印機用的盒式磁帶。

19.關於第11段(h)項,580,000元的開支是用以訓練現有員工
使用及支援新系統,涉及範圍包括用戶詢問和報告工具、
中文輸入法、電子郵件及系統管理。

20.關於第11段(j)項,3,434,000元的開支是用以為資訊科技
署電腦中心添置中型電腦、系統及資料庫管理軟件,以便
為勞工處的電腦系統提供中央伺服支援服務。

非經常員工開支

21.勞工處將需要1,635,000元的非經常員工開支,以支付該
處轄下勞工事務主任及一級助理勞工事務主任各12個工作
月,以及二級文員三個工作月的員工開支,他們負責確定
系統的需要。勞工處處長會重行調配內部員工,以應付這
方面的人手需求。

22.資訊科技署將需要1,605,000元的非經常員工開支,以支
付高級系統經理2.5個工作月、系統經理七個工作月,以及
一級系統分析/程序編製主任14個工作月的員工開支。他們
負責在三年內,管理系統的發展及推行事宜,以及提供必
要的支援。資訊科技署署長會重行調配內部員工,以應付
所需的高級系統經理職位,以及增設職位,以應付所需的
系統經理及一級系統分析/程序編製主任職位。為了在一九
九六至九七年度增設兩個非首長級職位,資訊科技署常額
編制內所有非首長級職位按薪級中點薪額估計的年薪總值
上限,必須提高1,010,040元,即由308,158,000元增至309,
168,040元。

經常費用

23.新系統推行後,在維修保養及支援方面的經常費用,估
計全年為4,697,000元(員工開支佔2,682,000元,其他開支
項目佔2,015,000元),詳情如下-

由1998-99年度
千元
勞工處
(a)電腦硬件和軟件維修保養566
(b)租用通訊線路247
(c)消耗品323
(d)訓練新職員137
(e)員工開支320
小計1,593
資訊科技署
(f)電腦硬件和軟件維修保養399
(g)租用通訊線路274
(h)消耗品69
(i)員工開支2,362
小計3,104
總數4,697

24.關於上文第23段(a)項,566,000元的開支是用以支付勞工
處電腦硬件和軟件的維修保養年費。

25.關於上文第23段(b)項,247,000元的開支是用以租用通訊
線路,將勞工處位於不同地點的辦事處與資訊科技署電腦
中心連接來,以及租用設於勞工處的傳真線路。

26.關於上文第23段(c)項,323,000元的開支是用以購置勞工
處電腦設備所需的消耗品,如儲存資料的磁帶、列印材料
及其他雜項物品。

27.關於上文第23段(d)項,137,000元的開支是用以支付訓練
新員工的費用。

28.關於上文第23段(e)項,勞工處每年所需的員工開支為320,
000元,是用以支付一名二級助理勞工事務主任的費用;該
名職員負責由一九九八年至九九年度,為新系統提供持
續保養及使用支援服務。我們會在內部重行調配職員,
以應付這方面的需要。

29.關於上文第23段(f)項,399,000元的開支是用以支付資訊
科技署電腦中心內增添的硬件及軟件的維修保養年費。

30.關於上文第23段(g)項,274,000元的開支是用以租用通訊
線路,將資訊科技署電腦中心與勞工處位於不同地點的辦
事處連接來。

31.關於上文第23段(h)項,69,000元的開支是用以購置資訊
科技署電腦中心增添電腦設備所需的消耗品,如儲存資料
的磁帶、列印材料及其他雜項物品。

32.關於上文第23段(i)項,資訊科技署每年員工開支為2,362,
000元,用以支付系統經理兩個工作月、一級系統分析/程
序編製主任24個工作月、二級系統分析/程序編製主任12
個工作月,以及一級電腦操作員20個工作月所需的費用,
以便由一九九八至九九年度,為新系統提供持續保養及
技術支援服務。這些職員需負責提供運作上的輔助、求助
台服務、給予電腦網絡系統上的支援,以及為根據使用
要求改裝的軟件系統提供保養服務。

對各項費用的影響

33.勞工處就業科免費提供就業服務和輔導服務。這項建議
對該處服務並無收費上的影響。

可節省的費用

34.勞工處處長預期在推行擬設的系統後,每年可節省費用
淨額共1,698,000元,其中包括每年節省兩名二級助理勞工
事務主任、兩名二級文員、一名辦公室助理員及一名打字
員的員工開支,合共1,568,000元,以及130,000元郵費和紙
張費用。

35.勞工處處長估計上述系統每年另可節省6,045,000元。這
筆費用是支付26名職員的額外費用,如果沒有安設這個系
統,該處便需要這些職員來改善本港就業輔導組的服務和
應付不斷增加的需求。

推行計劃

36.勞工處處長及資訊科技署署長計劃按照以下的時間表推
行這個計劃-

工作預計完成日期
取得推行該系統的服務一九九七年一月
場地整理一九九七年七月
發展系統並購置電腦設備一九九七年十二月
用戶驗收測試一九九八年二月
推行新系統一九九八年三月

背景資料

37.勞工處就業科為健全的求職人士提供免費就業服務和輔
導服務。目前全港共有九個本港就業輔導組的分區辦事處
,為市民提供就業輔導服務。我們也自一九九五年四月
,全面推行就業選配計劃,為求職人士提供深入的輔導和
透徹的就業選配服務。勞工處更在一九九六年二月設立就
業選配中心,加强就業選配計劃,並處理補充勞工計劃的
申請。勞工處另設有統籌招聘組,以統籌政府常額及臨時
初級人員職位空缺的申請。

38.在一九九六年一月,我們在本港就業輔導組的各分區辦
事處裝設了一套規模和功能都非常有限的電腦系統,以輔
助推行就業選配計劃。至於擬設的系統方面,資訊科技署
曾在一九九五年四月進行一項初步研究,以確定使用的
要求及找出把人手工序電腦化的好處,並在一九九六年六
月完成了一項可行性研究,研究所得的結論是,應在勞工
處就業科內裝設一套全面的電腦網絡系統,以改善所提供
的就業輔導服務。


教育統籌科
一九九六年十一月


FCR(96-97)69附件

提供就業輔導服務的
擬設電腦系統的主要功能

擬設系統的主要功能如下:

  1. 建立一個統一資料庫,儲存所有工作資料,
    例如空缺招聘資料、已登記求職者及僱主的
    資料;

  2. 讓所有分區辦事處可同時查閱資料庫的資料

  3. 提供自動的就業選配功能,以改善日常的就
    業選配工作;

  4. 提供對外通訊設施,讓培訓機構取得就業科
    的職位空缺資料;

  5. 提供自助終端機,讓求職者查詢聯網的職位
    空缺資料;

  6. 提供預約時間的功能,以及記錄就業選配計
    劃的約見時間;

  7. 定期製備就業輔導服務統計資料;

  8. 提供特別的查詢工具,以便在更短的時間內
    更準確地備妥管理資料報告;

  9. 為各辦事處的使用者提供設施,以便透過電
    子郵件互通訊息;

  10. 讓使用者處理一般的文字工作,以發出或列
    印非標準式的信件及文件;及

  11. 讓使用透過圖文傳真傳送文件。


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