FCR(96-97)99

財務委員會
討論文件

一九九七年一月三十一日

基本工程儲備基金

總目710—電腦化計劃
司法機構
新分目「為最高法院提供數碼錄音及逐字謄寫
文本服務」

請各委員批准在總目710「電腦化計劃」項下開立新分目
「為最高法院提供數碼錄音及逐字謄寫文本服務」及設
立為數24,888,000元的非經常承擔額。



問題

最高法院的法庭速記服務仍然十分依靠傳統的速記方式。
基於法庭速記主任人手不足,現時的法庭速記服務未能覆
蓋所有法院。再者,這種傳統方式不能應付法庭使用中文
的需要。

建議

2.司法機構政務長透過推行數碼錄音及逐字謄寫文本服務
,成功為較低級別法院提供雙語法庭速記,並建議將此服
務擴展至最高法院。

理由

3.法庭速記主任不足是司法機構一直存在的問題。現有的
人手僅足以應付最高法院38個法庭中12個法庭的審訊程序
。在八個地方法院法庭進行的試驗計劃成功後,委員於一
九九五年五月廿六日批准在地方法院、裁判法院及各審裁
處提供數碼錄音及逐字謄寫文本服務(參閱文件編號FCR(95
-96)14)。這些較低級別的法院在推行數碼錄音及逐字謄寫
文本服務前並無法庭速記服務,司法人員須自行記錄審訊
程序。司法機構已於一九九六年三月在地方法院推行數
碼錄音及逐字謄寫文本服務,而且效果良好。司法機構將
於一九九七年二月初在裁判法院推行數碼錄音及逐字謄寫
文本服務,並計劃於一九九七年三月在各審裁處推行同樣
的服務。此外,委員亦已透過文件編號FCR(95-96)14得悉
司法機構將會把有關服務的試驗計劃,推廣至採用中文審
訊的法庭及高等法院的12個刑事法庭。該試驗計劃已於一
九九五年八月展開,效果理想。

4.根據使用數碼錄音及逐字謄寫文本服務所得的經驗,司
法機構政務長深信這種收錄審訊程序及製備謄本的方法,
是紓緩法庭速記主任人手不足的長遠解決辦法,應在所有
級別的法院推行。

數碼錄音及逐字謄寫文本服務的
優點

5.較諸傳統的法庭速記方法,數碼錄音及逐字謄寫文本服
務有以下優點:

  1. 雙語服務:現時,法庭速記主任是以手寫形
    式或速記打字機進行英文速記,並將他們的
    英文筆記逐字謄寫。他們並未具手寫中文速
    記或中文速記打字的技能。因此,要製備中
    文審訊的謄本,唯一可行的方法,就是利用
    數碼錄音紀錄,和現行的中文輸入法。現時
    法庭以中英文為法定語文,使用錄音系統,
    則不論法庭採用哪種語文,都可製備謄本。

  2. 更全面地記錄法庭的審訊程序:法庭速記主
    任不足,有時會導致只有部分的審訊程序得
    以記錄下來,這情況於民事審訊中尤為普遍
    。數碼錄音及逐字謄寫文本服務能記錄整個
    審訊程序,並能準確地製備這些審訊程序的
    逐字謄寫文本。

  3. 審訊程序中的有關問題可獲澄清:數碼錄音
    系統的重播功能,使法官和律師得以澄清於
    審訊程序中錄取的口供,曾提出的問題和曾
    回覆的答案,從而可快捷地解決證供上的爭
    議。

  4. 可減低對逐字謄寫文本的需求:傳統的法庭
    速記方式是由一位速記主任記錄審訊程序,
    並由同一位速記主任製備逐字謄寫文本。法
    庭速記主任必須在審訊後不久,趁記憶猶新
    時,儘快製備文本。這樣有時會導致浪費資
    源,因為在一些情況下,最後未必需要使用
    文本(例如因為沒人就判決提出上訴)。此外
    ,採用了數碼錄音及逐字謄寫文本服務後,
    法庭速記主任便無須再呈遞逐字謄寫文本以
    供法官重新審閱審訊過程。法官只需花時間
    聆聽審訊的錄音重播,並在有需要時才要求
    呈遞逐字謄寫文本。

  5. 有效運用人手:過往採用的法庭速記方法需
    要大量人手,同時在審訊程序進行時,法庭
    速記主任及文書人員均須在庭上工作。數碼
    錄音及逐字謄寫文本服務令錄音程序自動化
    ,並可遙控監察錄音過程。因此,文書人員
    可集中處理其他職務,而依賴法庭速記主任
    的情況將逐漸消失,法庭速記主任職系的編
    制額可隨着自然流失減少,而其功能將轉為
    監督數碼錄音及逐字謄寫文本服務的私人承
    辦商。

  6. 改善逐字謄寫文本的製作:法庭速記主任現
    時只能根據自己就審訊所作的紀錄逐字謄寫
    ,並需一段時間方可完成文本。使用數碼錄
    音及逐字謄寫文本服務後,我們可以將同一
    個審訊的錄音紀錄交由數位謄寫人員分擔,
    並在完成後合併各人的文本,即是說,他們
    可在同一時間為同一個審訊工作。在急需逐
    字謄寫文本時,這項服務的優點便會發揮得
    更淋漓盡致。

  7. 錄音質素:數碼錄音及逐字謄寫文本服務運
    用先進錄音技術,備有極完善的多頻道系統
    ,令收音清晰。

  8. 逐字謄寫文本的質素:採用電腦化逐字謄寫
    設備有助查閱和檢索所需資枓,使製備逐字
    謄寫文本的工作更準確及有效率,亦能使委
    派一些以審訊所用語言為母語的錄音打字員
    進行逐字謄寫的工作更容易。

實施策略

6.司法機構政務長擬分兩個階段,於最高法院全部38個法
庭內引入數碼錄音及逐字謄寫文本服務。第一階段計劃為
12個試驗法庭換上新的設備,代替原來租用的設備,然後
再把服務擴展至另外12個法庭。第二階段將擴展至全部38
個法庭。在所有法庭全面推行了數碼錄音及逐字謄寫文本
服務後,用於監察、控制質素及調派於應付臨時事故的核
心小組的法庭速記主任人手將可進一步減少。

7.基於成本因素,司法機構將購買數碼錄音的硬件及軟件
,而不會簽訂租借合約。以購買系統五年以上計,購買設
備較租借設備更為化算,差額約為1,100萬元。

8.就如在較低級別法院的做法一樣,司法機構政務長擬邀
請市場上專門提供錄音及逐字謄寫文本服務的公司競投承
辦該系統。此項安排有以下優點︰

  1. 逐字謄寫文本的質素︰這項外判的安排給予
    我們更大的彈性,透過挑選承辦商和擬定合
    適的合約條件,確保錄音及逐字謄寫文本質
    素能達至最高水平。

  2. 與日新月異的科技同步前進︰以競投方式外
    判工程可確保司法機構能透過與私人承辦商
    的緊密聯絡和承辦商提供的管理,接觸到最
    先進的技術,加強本身在長遠發展法庭速記
    服務方面的專業知識和能力。

  3. 避免人手不足問題︰聘用私人承辦商可解決
    法庭速記主任職系長期人手不足所引致的問
    題。此外,司法機構可免卻招聘法庭速記主
    任及為他們提供基本逐字謄寫訓練的工作。

成本效益分析

9.現時法庭速記主任職系共有八名高級法庭速記主任及63
名法庭速記主任,現時有關的每年員工開支總額(包括薪
金及間接費用)約為 5,750萬元。除了改善法庭速記服務外
,全面推行數碼錄音和逐字謄寫文本服務後,法庭速記主
任的人數可於一九九八年六月三十日前減至37人。減省34
個職位即每年可節省約2,700萬元。司法機構政務長將會評
估全面推行數碼錄音和逐字謄寫文本服務後是否有需要保
留高級速記主任職位。

10.全面推行數碼錄音及逐字謄寫文本服務也可避免不必要
的開支,節約資源。根據現時法庭速記主任人手與法庭數
目的比例(比例為3:1),暫不理會招聘或語言上的問題,司
法機構需要114名合資格的法庭速記主任,為最高法院內所
有法庭提供速記服務。若以上述比例計算,要聘請足夠的
人手,所需的員工開支總額每年約為9,080萬元。推行數碼
錄音及逐字謄寫文本服務後,可無須擴大該職系,並且每
年可額外節省一筆約為4,060萬元的員工開支(即是9,080萬元
與5,020萬元的差額,後者為現時63名法庭速記主任每年的
員工開支總額)。

11.此外,在全面推行數碼錄音及逐字謄寫文本服務後,司
法機構便可停止使用自一九八九年沿用至今的機器錄音系
統,可再節省101萬元。傳達員因而無須再花時間操作機器
錄音系統,得以專注本身其他的職責。司法機構政務長估
計,節省了傳達員操作舊系統的時間,理論上可省卻約102
萬元。

12.成本效益分析載於附件。若將實際和估計的員工開支的
減省計算在內,司法機構政務長預計,投資數碼錄音及逐
字謄寫文本服務,可於服務全面推行後的第一年便達至收
支平衡。

推行計劃

13.司法機構政務長擬按照下列時間表推行數碼錄音及逐字
謄寫文本服務:

主要工作預計交付日期
(a)招標一九九七年二月
(b)於24個法庭安裝數碼錄音及
逐字謄寫文本系統
一九九七年七月
(c)於其餘14個法庭安裝數碼錄
音及逐字謄寫文本系統
一九九八年四月

在擬訂上述時間表時,已考慮到實際進行安裝工程的可能
速度,預計的法庭速記主任職系自然流失量,以及以合約
聘請的法庭速記主任的合約屆滿日期。

財政影響

14.為最高法院提供數碼錄音及逐字謄寫文本服務的非經常
費用總額預計為26,583,000元。分項數字如下:

1997至98
年度
千元
1998至99
年度
千元
總額
千元
新承擔額所需的非經常開支
(a)法庭使用的
電腦硬件/軟件
4,3632,1936,556
(b)內庭使用的
電腦硬件/軟件
1,5335422,075
(c)控制室使用
的電腦硬件/軟
9,1261,86910,995
(d)安裝地點
整理工作
3,00003,000
(e)應急費用
(10%)
1,8024602,262
小計19,8245,064 24,888
其他非經常
費用
(f)資訊科技署
的員工開支
1,1725231,695
總計20,9965,587 26,583

15.關於上文第14段(a)項,6,556,000元的開支是用以購買數
碼錄音器材裝置在法庭內。

16.關於上文第14段(b)項,2,075,000元的開支是用以購買數
碼錄音重播器材,裝置在參與最高法院案件聆訊的法官及
其他司法人員的內庭。

17.關於上文第14段(c)項,10,995,000元的開支是用以購買中
央控制室的數碼錄音及監察器材。

18.關於上文第14段(d)項,3,000,000元的開支是用以整理安
裝地點,包括安裝導管、電力接駁及改良電力供應。

19.關於上文第14段(e)項,2,262,000元的開支,是按電腦硬
件、軟件及安裝地點整理工作費用10%計算的應急費用。

20.關於上文第14段(f)項,1,695,000元的開支是資訊科技署
擬備招標細則、甄選標書及提供技術支援的員工開支,包
括在一九九七至九八年度高級系統經理三個人工作月、系
統經理六個人工作月及一級系統分析/程序編製主任六個人
工作月的工作量。在一九九八至九九年度,資訊科技署的
工作量包括高級系統經理一個人工作月、系統經理三個人
工作月及一級系統分析/程序編製主任三個人工作月的工作
量。

21.我們估計經常開支及費用如下—

1997至98
年度
1998至99
年度
1999至2000
年度及
其後
每年
千元千元千元
(a)逐字謄寫文本服務3,7826,599 6,599
(b)管理費用3,3006,4586,458
(c)消耗品183387387
(d)硬件/軟件維修保養01,4391,439
小計7,26514,883 14,883
(e)資訊科技署員工開支00397
總計7,26514,883 15,280

22.關於上文第21段(a)項,該項開支是用以支付私人承辦商
提供的逐字謄寫文本服務的費用。

23.關於上文第21段(b)項,該項開支是用以支付承辦提供高
質素的管理架構,以確保以合約形式聘請的員工質素達到
標準。

24.關於上文第21段(c)項,該項開支是用以購買消耗品,例
如電腦光碟、錄音帶和紙張等。

25.關於上文第21段(d)項,該項開支是用以支付在免費保養
期之後,維修保養數碼錄音系統和其軟件的費用。

26.關於上文第21段(e)項,該項開支是用以支付資訊科技署
繼續提供技術支援的費用,包括系統經理三個人工作月的
工作量和一級系統分析/程序編製主任三個人工作月的工
作量,以輔助監察和發展該計劃。

背景資料

27.為審訊過程作準確記錄是法例所規定的。當有人向更高
級別的法院上訴時,這些記錄至為重要。

28.司法機構的法庭速記主任長期人手不足。儘管在招聘和
培訓方面下了不少功夫,並分別於一九八二年和一九八九
年推出電腦輔助謄寫系統和機器錄音系統,仍解決不了這
問題。司法機構政務長本來預期上述兩個系統可提高法庭
速記服務的效率,並藉以把此項服務從最高法院逐步擴展
至所有級別的法院,不過,這個願望卻未能實現。電腦輔
助謄寫系統的有效程度大大取決於法庭速記主任的速記速
度和英語熟諳程度。由於長期以來,受訓的速記主任在這
兩方面的程度均不足夠,司法機構政務長遂決定於一九九
四年四月停辦電腦輔助謄寫系統訓練課程。機器錄音系統
是一套卡式錄音系統,鑑於其錄音質素的問題,該系統未
能提供可靠的法庭速記服務,因而只可輔助其他速記方法
,不能單獨使用。結果,最高法院仍須十分依賴法庭速記
主任的服務。亦因為這個原因,於數碼錄音及逐字謄寫文
本服務推出前,較低級別的法院便沒有法庭速記的服務。
司法機構政務長曾於一九九四年十一月二十一日政府帳目
委員會的公聽會上,承認過往法庭速記服務不足之處,並
承諾會改善該項服務。

29.在司法機構所公布的各項為市民提供更優良服務的政策
承諾中,其中一項便是透過為法庭引進數碼錄音及逐字謄
寫文本服務,提供一套全面雙語的法庭記錄系統。


司法機構
一九九七年一月


FCR(96-97)99附件

最高法院-數碼錄音及逐字謄寫
文本服務的成本效益分析

1997
至98
1998
至99
1999

2000
2000
至01
千元千元千元千元
成本
非經常費用
-非經常
開支
19,8245,064 00
-資訊科技
署員工開
1,172523 00
小計20,9965,587 00
經常費用
-經常開支7,26514,88314,883 14,883
-資訊科技
署員工開
00 397397
小計7,26514,883 15,28015,280
成本總額28,26120,470 15,28015,280
效益
可變現的減省開支
-逐步刪除
34個法庭
速記主任
職位
13,134 24,67727,06527,065
-機器錄音
系統的維
修費用
0728 728728
-刪除1個
高級無綫
電機匠職
0283 283283
小計13,13425,688 28,07628,076
估計的減省開支
-節省3.6名
傳達員
382892 1,0201,020
小計382892 1,0201,020
效益總額13,51626,580 29,09629,096
效益淨額(14,745)6,110 13,816 13,816
累積效益
淨額
(14,745)(8,635) 5,18118,997


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