FCR(96-97)99
財務委員會
討論文件
一九九七年一月三十一日
基本工程儲備基金
總目710—電腦化計劃
司法機構
新分目「為最高法院提供數碼錄音及逐字謄寫
文本服務」
請各委員批准在總目710「電腦化計劃」項下開立新分目
「為最高法院提供數碼錄音及逐字謄寫文本服務」及設
立為數24,888,000元的非經常承擔額。
問題
最高法院的法庭速記服務仍然十分依靠傳統的速記方式。
基於法庭速記主任人手不足,現時的法庭速記服務未能覆
蓋所有法院。再者,這種傳統方式不能應付法庭使用中文
的需要。
建議
2.司法機構政務長透過推行數碼錄音及逐字謄寫文本服務
,成功為較低級別法院提供雙語法庭速記,並建議將此服
務擴展至最高法院。
理由
3.法庭速記主任不足是司法機構一直存在的問題。現有的
人手僅足以應付最高法院38個法庭中12個法庭的審訊程序
。在八個地方法院法庭進行的試驗計劃成功後,委員於一
九九五年五月廿六日批准在地方法院、裁判法院及各審裁
處提供數碼錄音及逐字謄寫文本服務(參閱文件編號FCR(95
-96)14)。這些較低級別的法院在推行數碼錄音及逐字謄寫
文本服務前並無法庭速記服務,司法人員須自行記錄審訊
程序。司法機構已於一九九六年三月起在地方法院推行數
碼錄音及逐字謄寫文本服務,而且效果良好。司法機構將
於一九九七年二月初在裁判法院推行數碼錄音及逐字謄寫
文本服務,並計劃於一九九七年三月在各審裁處推行同樣
的服務。此外,委員亦已透過文件編號FCR(95-96)14得悉
司法機構將會把有關服務的試驗計劃,推廣至採用中文審
訊的法庭及高等法院的12個刑事法庭。該試驗計劃已於一
九九五年八月展開,效果理想。
4.根據使用數碼錄音及逐字謄寫文本服務所得的經驗,司
法機構政務長深信這種收錄審訊程序及製備謄本的方法,
是紓緩法庭速記主任人手不足的長遠解決辦法,應在所有
級別的法院推行。
數碼錄音及逐字謄寫文本服務的
優點
5.較諸傳統的法庭速記方法,數碼錄音及逐字謄寫文本服
務有以下優點:
- 雙語服務:現時,法庭速記主任是以手寫形
式或速記打字機進行英文速記,並將他們的
英文筆記逐字謄寫。他們並未具手寫中文速
記或中文速記打字的技能。因此,要製備中
文審訊的謄本,唯一可行的方法,就是利用
數碼錄音紀錄,和現行的中文輸入法。現時
法庭以中英文為法定語文,使用錄音系統,
則不論法庭採用哪種語文,都可製備謄本。
- 更全面地記錄法庭的審訊程序:法庭速記主
任不足,有時會導致只有部分的審訊程序得
以記錄下來,這情況於民事審訊中尤為普遍
。數碼錄音及逐字謄寫文本服務能記錄整個
審訊程序,並能準確地製備這些審訊程序的
逐字謄寫文本。
- 審訊程序中的有關問題可獲澄清:數碼錄音
系統的重播功能,使法官和律師得以澄清於
審訊程序中錄取的口供,曾提出的問題和曾
回覆的答案,從而可快捷地解決證供上的爭
議。
- 可減低對逐字謄寫文本的需求:傳統的法庭
速記方式是由一位速記主任記錄審訊程序,
並由同一位速記主任製備逐字謄寫文本。法
庭速記主任必須在審訊後不久,趁記憶猶新
時,儘快製備文本。這樣有時會導致浪費資
源,因為在一些情況下,最後未必需要使用
文本(例如因為沒人就判決提出上訴)。此外
,採用了數碼錄音及逐字謄寫文本服務後,
法庭速記主任便無須再呈遞逐字謄寫文本以
供法官重新審閱審訊過程。法官只需花時間
聆聽審訊的錄音重播,並在有需要時才要求
呈遞逐字謄寫文本。
- 有效運用人手:過往採用的法庭速記方法需
要大量人手,同時在審訊程序進行時,法庭
速記主任及文書人員均須在庭上工作。數碼
錄音及逐字謄寫文本服務令錄音程序自動化
,並可遙控監察錄音過程。因此,文書人員
可集中處理其他職務,而依賴法庭速記主任
的情況將逐漸消失,法庭速記主任職系的編
制額可隨着自然流失減少,而其功能將轉為
監督數碼錄音及逐字謄寫文本服務的私人承
辦商。
- 改善逐字謄寫文本的製作:法庭速記主任現
時只能根據自己就審訊所作的紀錄逐字謄寫
,並需一段時間方可完成文本。使用數碼錄
音及逐字謄寫文本服務後,我們可以將同一
個審訊的錄音紀錄交由數位謄寫人員分擔,
並在完成後合併各人的文本,即是說,他們
可在同一時間為同一個審訊工作。在急需逐
字謄寫文本時,這項服務的優點便會發揮得
更淋漓盡致。
- 錄音質素:數碼錄音及逐字謄寫文本服務運
用先進錄音技術,備有極完善的多頻道系統
,令收音清晰。
- 逐字謄寫文本的質素:採用電腦化逐字謄寫
設備有助查閱和檢索所需資枓,使製備逐字
謄寫文本的工作更準確及有效率,亦能使委
派一些以審訊所用語言為母語的錄音打字員
進行逐字謄寫的工作更容易。
實施策略
6.司法機構政務長擬分兩個階段,於最高法院全部38個法
庭內引入數碼錄音及逐字謄寫文本服務。第一階段計劃為
12個試驗法庭換上新的設備,代替原來租用的設備,然後
再把服務擴展至另外12個法庭。第二階段將擴展至全部38
個法庭。在所有法庭全面推行了數碼錄音及逐字謄寫文本
服務後,用於監察、控制質素及調派於應付臨時事故的核
心小組的法庭速記主任人手將可進一步減少。
7.基於成本因素,司法機構將購買數碼錄音的硬件及軟件
,而不會簽訂租借合約。以購買系統五年以上計,購買設
備較租借設備更為化算,差額約為1,100萬元。
8.就如在較低級別法院的做法一樣,司法機構政務長擬邀
請市場上專門提供錄音及逐字謄寫文本服務的公司競投承
辦該系統。此項安排有以下優點︰
- 逐字謄寫文本的質素︰這項外判的安排給予
我們更大的彈性,透過挑選承辦商和擬定合
適的合約條件,確保錄音及逐字謄寫文本質
素能達至最高水平。
- 與日新月異的科技同步前進︰以競投方式外
判工程可確保司法機構能透過與私人承辦商
的緊密聯絡和承辦商提供的管理,接觸到最
先進的技術,加強本身在長遠發展法庭速記
服務方面的專業知識和能力。
- 避免人手不足問題︰聘用私人承辦商可解決
法庭速記主任職系長期人手不足所引致的問
題。此外,司法機構可免卻招聘法庭速記主
任及為他們提供基本逐字謄寫訓練的工作。
成本效益分析
9.現時法庭速記主任職系共有八名高級法庭速記主任及63
名法庭速記主任,現時有關的每年員工開支總額(包括薪
金及間接費用)約為 5,750萬元。除了改善法庭速記服務外
,全面推行數碼錄音和逐字謄寫文本服務後,法庭速記主
任的人數可於一九九八年六月三十日前減至37人。減省34
個職位即每年可節省約2,700萬元。司法機構政務長將會評
估全面推行數碼錄音和逐字謄寫文本服務後是否有需要保
留高級速記主任職位。
10.全面推行數碼錄音及逐字謄寫文本服務也可避免不必要
的開支,節約資源。根據現時法庭速記主任人手與法庭數
目的比例(比例為3:1),暫不理會招聘或語言上的問題,司
法機構需要114名合資格的法庭速記主任,為最高法院內所
有法庭提供速記服務。若以上述比例計算,要聘請足夠的
人手,所需的員工開支總額每年約為9,080萬元。推行數碼
錄音及逐字謄寫文本服務後,可無須擴大該職系,並且每
年可額外節省一筆約為4,060萬元的員工開支(即是9,080萬元
與5,020萬元的差額,後者為現時63名法庭速記主任每年的
員工開支總額)。
11.此外,在全面推行數碼錄音及逐字謄寫文本服務後,司
法機構便可停止使用自一九八九年沿用至今的機器錄音系
統,可再節省101萬元。傳達員因而無須再花時間操作機器
錄音系統,得以專注本身其他的職責。司法機構政務長估
計,節省了傳達員操作舊系統的時間,理論上可省卻約102
萬元。
12.成本效益分析載於附件。若將實際和估計的員工開支的
減省計算在內,司法機構政務長預計,投資數碼錄音及逐
字謄寫文本服務,可於服務全面推行後的第一年便達至收
支平衡。
推行計劃
13.司法機構政務長擬按照下列時間表推行數碼錄音及逐字
謄寫文本服務:
主要工作 | 預計交付日期
|
---|
(a)招標 | 一九九七年二月
|
(b)於24個法庭安裝數碼錄音及 逐字謄寫文本系統 | 一九九七年七月
|
(c)於其餘14個法庭安裝數碼錄 音及逐字謄寫文本系統 | 一九九八年四月
|
在擬訂上述時間表時,已考慮到實際進行安裝工程的可能
速度,預計的法庭速記主任職系自然流失量,以及以合約
聘請的法庭速記主任的合約屆滿日期。
財政影響
14.為最高法院提供數碼錄音及逐字謄寫文本服務的非經常
費用總額預計為26,583,000元。分項數字如下:
| 1997至98 年度 千元 | 1998至99 年度 千元 | 總額 千元
|
---|
新承擔額所需的非經常開支
|
(a)法庭使用的 電腦硬件/軟件
| 4,363 | 2,193 | 6,556
|
(b)內庭使用的 電腦硬件/軟件
| 1,533 | 542 | 2,075
|
(c)控制室使用 的電腦硬件/軟 件
| 9,126 | 1,869 | 10,995
|
(d)安裝地點 整理工作
| 3,000 | 0 | 3,000
|
(e)應急費用 (10%)
| 1,802 | 460 | 2,262
|
小計 | 19,824 | 5,064 | 24,888
|
其他非經常 費用
|
(f)資訊科技署 的員工開支
| 1,172 | 523 | 1,695
|
總計 | 20,996 | 5,587
| 26,583
|
15.關於上文第14段(a)項,6,556,000元的開支是用以購買數
碼錄音器材裝置在法庭內。
16.關於上文第14段(b)項,2,075,000元的開支是用以購買數
碼錄音重播器材,裝置在參與最高法院案件聆訊的法官及
其他司法人員的內庭。
17.關於上文第14段(c)項,10,995,000元的開支是用以購買中
央控制室的數碼錄音及監察器材。
18.關於上文第14段(d)項,3,000,000元的開支是用以整理安
裝地點,包括安裝導管、電力接駁及改良電力供應。
19.關於上文第14段(e)項,2,262,000元的開支,是按電腦硬
件、軟件及安裝地點整理工作費用10%計算的應急費用。
20.關於上文第14段(f)項,1,695,000元的開支是資訊科技署
擬備招標細則、甄選標書及提供技術支援的員工開支,包
括在一九九七至九八年度高級系統經理三個人工作月、系
統經理六個人工作月及一級系統分析/程序編製主任六個人
工作月的工作量。在一九九八至九九年度,資訊科技署的
工作量包括高級系統經理一個人工作月、系統經理三個人
工作月及一級系統分析/程序編製主任三個人工作月的工作
量。
21.我們估計經常開支及費用如下—
| 1997至98 年度 | 1998至99 年度 | 1999至2000 年度及 其後 每年 |
---|
| 千元 | 千元 | 千元
|
---|
(a)逐字謄寫文本服務 | 3,782 | 6,599 | 6,599
|
(b)管理費用 | 3,300 | 6,458 | 6,458
|
(c)消耗品 | 183 | 387 | 387
|
(d)硬件/軟件維修保養 | 0 | 1,439 | 1,439
|
小計 | 7,265 | 14,883
| 14,883
|
(e)資訊科技署員工開支 | 0 | 0 | 397
|
總計 | 7,265 | 14,883
| 15,280
|
22.關於上文第21段(a)項,該項開支是用以支付私人承辦商
提供的逐字謄寫文本服務的費用。
23.關於上文第21段(b)項,該項開支是用以支付承辦提供高
質素的管理架構,以確保以合約形式聘請的員工質素達到
標準。
24.關於上文第21段(c)項,該項開支是用以購買消耗品,例
如電腦光碟、錄音帶和紙張等。
25.關於上文第21段(d)項,該項開支是用以支付在免費保養
期之後,維修保養數碼錄音系統和其軟件的費用。
26.關於上文第21段(e)項,該項開支是用以支付資訊科技署
繼續提供技術支援的費用,包括系統經理三個人工作月的
工作量和一級系統分析/程序編製主任三個人工作月的工
作量,以輔助監察和發展該計劃。
背景資料
27.為審訊過程作準確記錄是法例所規定的。當有人向更高
級別的法院上訴時,這些記錄至為重要。
28.司法機構的法庭速記主任長期人手不足。儘管在招聘和
培訓方面下了不少功夫,並分別於一九八二年和一九八九
年推出電腦輔助謄寫系統和機器錄音系統,仍解決不了這
問題。司法機構政務長本來預期上述兩個系統可提高法庭
速記服務的效率,並藉以把此項服務從最高法院逐步擴展
至所有級別的法院,不過,這個願望卻未能實現。電腦輔
助謄寫系統的有效程度大大取決於法庭速記主任的速記速
度和英語熟諳程度。由於長期以來,受訓的速記主任在這
兩方面的程度均不足夠,司法機構政務長遂決定於一九九
四年四月停辦電腦輔助謄寫系統訓練課程。機器錄音系統
是一套卡式錄音系統,鑑於其錄音質素的問題,該系統未
能提供可靠的法庭速記服務,因而只可輔助其他速記方法
,不能單獨使用。結果,最高法院仍須十分依賴法庭速記
主任的服務。亦因為這個原因,於數碼錄音及逐字謄寫文
本服務推出前,較低級別的法院便沒有法庭速記的服務。
司法機構政務長曾於一九九四年十一月二十一日政府帳目
委員會的公聽會上,承認過往法庭速記服務不足之處,並
承諾會改善該項服務。
29.在司法機構所公布的各項為市民提供更優良服務的政策
承諾中,其中一項便是透過為法庭引進數碼錄音及逐字謄
寫文本服務,提供一套全面雙語的法庭記錄系統。
司法機構
一九九七年一月
FCR(96-97)99附件
最高法院-數碼錄音及逐字謄寫
文本服務的成本效益分析
| 1997 至98 | 1998 至99 | 1999 至 2000 | 2000 至01
|
---|
| 千元 | 千元 | 千元 | 千元
|
---|
成本 | | | |
|
非經常費用 | | | |
|
-非經常 開支 | 19,824 | 5,064
| 0 | 0
|
-資訊科技 署員工開 支 | 1,172 | 523
| 0 | 0
|
小計 | 20,996 | 5,587
| 0 | 0
|
經常費用 | | | |
|
-經常開支 | 7,265 | 14,883 | 14,883
| 14,883
|
-資訊科技 署員工開 支 | 0 | 0
| 397 | 397
|
小計 | 7,265 | 14,883
| 15,280 | 15,280
|
成本總額 | 28,261 | 20,470
| 15,280 | 15,280
|
效益 | | | |
|
可變現的減省開支
|
-逐步刪除 34個法庭 速記主任 職位 | 13,134
| 24,677 | 27,065 | 27,065
|
-機器錄音 系統的維 修費用 | 0 | 728
| 728 | 728
|
-刪除1個 高級無綫 電機匠職 位 | 0 | 283
| 283 | 283
|
小計 | 13,134 | 25,688
| 28,076 | 28,076
|
估計的減省開支
|
-節省3.6名 傳達員 | 382 | 892
| 1,020 | 1,020
|
小計 | 382 | 892
| 1,020 | 1,020
|
效益總額 | 13,516 | 26,580
| 29,096 | 29,096
|
效益淨額 | (14,745) | 6,110
| 13,816 | 13,816
|
累積效益 淨額 | (14,745) | (8,635) | 5,181 | 18,997
|
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