EC(97-98)18

財務委員會
人事編制小組委員會討論文件

1997年9月2日


總目21-行政長官辦公室
非按公務員條款聘用僱員的安排
總目74-政府新聞處
分目001薪金

請各委員向財務委員會建議,就設立新的行政長官辦
公室作出下列職位安排-

  1. 在總目21「行政長官辦公室」項下,以非按公
    務員條款聘用僱員的形式,聘請行政長官高級
    特別助理 (職級相等於首長級薪級第 2 點),由
    1997年9月1日起生效,直至現任行政長官任期
    屆滿為止;以及

  2. 在總目 74「政府新聞處」項下,開設一個助
    理新聞處處長常額職位(首長級薪級第2點),
    由1997年9月12日起生效。
問題

我們需要向行政長官辦公室提供額外的人手支援。

建議

2.我們建議-
  1. 在總目21「行政長官辦公室」項下,以非按公
    務員條款聘用僱員的形式,聘請一名行政長官
    高級特別助理(職級相等於首長級薪級第2點),
    由1997年9月1日起生效,直至現任行政長官任
    期屆滿為止;以及

  2. 在總目74「政府新聞處」項下,開設下列首長
    級常額職位,由1997年9月12日起生效-

      1個助理新聞處處長職位
      (首長級薪級第2點)
      (110,000元至116,800元)
理由

3. 我們需要向新行政長官辦公室提供充足的人手,以
確保行政長官,作為香港特別行政區第一位經選舉選
出的行政首長,能有效地執行他的職務。

香港特別行政區在 1997年7月1日成立後,行政長官辦
公室已接掌了前總督府的編制。行政長官辦公室的現
行組織圖載於附件1。隨着新工作出現和現有工作增
加,行政長官辦公室在一般行政、資訊和公共關係方
面,均需要增加首長級人員,以提供協助。

總目21「行政長官辦公室」
行政長官辦公室有關非按公務員條款聘用僱員的安排

5.行政長官辦公室自1996年12月16日設立以來,一直以
僱用服務形式,從董建華辦公室聘用兩名私人顧問 (職
銜定為特別助理和高級研究助理)、一名私人助理和一
名貴賓車私人司機來協助行政長官。我們認為有需要
在1997年7月1日後繼續保留這些服務。

6. 行政長官是經選舉選出的,他須向中央人民政府負
責,並須與其選民和中央人民政府經常保持聯繫。行
政長官需要一個熟悉其聯繫網絡的人,協助他處理個
人事務。作為行政長官的私人助手,高級特別助理(前
稱特別助理)須協助行政長官與社區組織保持聯絡,以
及提供所需意見和資料,使行政長官能就有關事宜作
出評估和判斷。高級特別助理亦會兼任行政長官的私
人顧問,專責處理與內地有關的事宜,並與中央人民
政府和內地組織聯絡。這些職責均屬行政長官整體工
作的重要部分。鑑於接觸層面和執行這些職能所需具
備的專業知識,我們認為把高級特別助理的職級定為
相等於首長級薪級第 2點的水平是恰當的。高級特別
助理的職責說明載於附件2

7. 我們會按本地合約條款聘用高級特別助理,而他的
任期則會隨着現任行政長官任期屆滿而結束。他不屬
於公務員一份子,故無資格在公務員制度內獲得晉升
。除薪金之外,他可根據本地合約條款,享有與同級
公務員相若的附帶福利、津貼和酬金。我們建議在總
目 21「行政長官辦公室」項下開立新分目 108「就特
別委任而支付的酬金」,以支付高級特別助理的薪酬
。至於開立這個分目的建議,我們會提交另一份財務
委員會的議程文件,供財委會於1997年9月19日審議。

8. 建議以非按公務員條款聘用的高級特別助理,在工
作上,會與行政長官私人秘書和其屬下人員配合,相
輔相成。行政長官私人秘書(屬首長級乙一級政務官(
首長級薪級第4點)級別)負責管理提交行政長官的各項
政府事務。他須特別注意那些需要行政長官處理的較
複雜和重要的政策事宜,並且參與監察這些事項。他
會與行政長官一起出席會議,並確保按情況所需採取
跟進行動。他亦須陪同行政長官到海外訪問,並出席
本地約會和活動。行政長官私人秘書的職責說明載於
附件3

總目74「政府新聞處」
新聞組

9. 目前,一名從總目142「政府總部:政務司司長辦公
室及財政司司長辦公室」項下重行調配過來的行政長
官新聞秘書,負責在資訊和公共關係方面協助行政長
官(新聞秘書以往稱為資訊統籌署長,職級屬首長級乙
一級政務官(首長級薪級第4點)的級別,目前由一名屬
首長級乙級政務官(首長級薪級第3點)級別的人員出任)
。同屬總目 74「政府新聞處」編制的一名行政長官副
新聞秘書(屬助理新聞處處長 (首長級薪級第2點) 級別)
和一名行政長官助理新聞秘書(屬首席新聞主任 (總薪
級第 40至 44點)級別),則為行政長官新聞秘書提供輔
助。

10.助理新聞處處長職位是一個編外職位,將於1997年
9月12月到期撤銷。我們建議由1997 年9月12日,把
這個職位開設為政府新聞處編制內一個常額職位,以
便繼續提供一名副新聞秘書,處理行政長官在公共關
係方面的工作。副新聞秘書在協助新聞秘書為行政長
官制訂公共關係策略方面,擔當重要的角色。傳媒對
於以行政長官為代表的香港特別行政區政府相當關注
,故行政長官必須有足夠輔助,以應付傳媒的需求。
來自傳媒(不論是本地/內地,還是外國傳媒)的查詢
數字仍然很高。由於行政長官工作繁忙,而新聞秘書
亦要陪同行政長官出席許多公開活動和接受傳媒訪問
,當新聞秘書不在辦公室期間,便需由副新聞秘書掌
管新聞組。該名人員為行政長官制訂和統籌公關計劃
時,也需與高層官員聯絡,其中大部分是屬於副局長
/部門首長和更高級別。助理新聞處處長職位的職責
說明,載於附件4

財政和人手負擔

11. 就高級特別助理作出特別聘任安排,便須開立經
常帳新分目108「就特別委任而支付的酬金」,以及
在 1997-98年度追加撥款 1,097,080元。我們會就這項
安排另備文件,以便在1997年9月19日提交財務委員
會討論。特別聘任安排所需的每年開支總額為
1,846,830元。這名人員完成合約後,如工作表現令人
滿意,便會獲發放約滿酬金,該筆額外開支相等於
這名人員在合約期內薪金總額的25%。

12.按薪級中點薪額估計,擬設的助理新聞處處長職
位的年薪開支為 1,273,200元,而每年平均員工開支
總額則為 2,169,800元。在本財政年度的餘下期間實
施這項建議,估計所需開支為774,800元。我們沒有
在1997-98年度的預算內預留這筆款項。如委員批准
,我們會運用獲轉授的權力,提供所需的追加撥款。

背景資料

13.行政長官辦公室在1996年12月16日設立,並在1997
年7月1日香港特別行政區成立後,歸入政府的架構內
。由於行政長官是第一位經選舉選出的香港特別行政
區首長,他需執行與其職務有關的新工作和已增加的
現有工作,因此,我們認為有需要加強對行政長官的
支援。

14.如獲批准,建議聘任的高級特別助理由一名特別助
理(職級相等於總薪級第45至49點)(前稱高級研究助理)
提供輔助。特別助理負責進行與內地有關事宜的研究
工作,並協助高級特別助理,就與中央人民政府的交
往,向行政長官提供意見,他亦須負責為行政長官草
擬中文演辭。

15.私人助理(職級相等於總薪級第30至33點)和貴賓車
私人司機(職級相等於總薪級第12點),以及其他秘書
和貴賓車司機職系人員,均會為行政長官伉儷提供
秘書和貴賓車司機服務。自行政長官辦公室設立以來
,私人助理和貴賓車私人司機一直協助行政長官伉儷
,而該兩名現職人員亦十分熟悉行政長官伉儷的工作
日程和他們所接觸的人,因此有充分理由作出非按公
務員條款聘用僱員的安排,使行政長官伉儷所享有的
服務得以延續。與高級特別助理的聘用情況相似,我
們會按本地合約條款聘用特別助理、私人助理和貴賓
車私人司機。

16.我們曾檢討個別人員的職責,並認為上述特別聘任
安排不會導致工作重叠。在檢討過程中,我們也發現
行政長官辦公室在上訴處理、新聞組和一般辦公室行
政職務的有關支援服務極不足夠。因此,我們會運用
獲轉授的權力,在行政長官辦公室開設21個非首長級
職位。在21個職位中,18個職位負責處理提交行政長
官的信件和向行政長官提出的上訴、執行一般辦公室
行政職能、管理前總督府和行政長官官邸,以及為行
政長官私人秘書辦公室提供文件草擬和翻譯服務。其
餘三個職位則為新聞組提供秘書和文書輔助。為應付
新工作和已增加的現有工作而開設的21個非首長級職
位,載於附件5。按薪級中點薪額估計,擬設的 21非
首長級職位的年薪開支為6,210,720元,而每年平均員
工開支總額則為9,861,540元。

17.行政長官辦公室建議組織圖(包括所有擬設新職位
和聘任安排),載於附件6。

公務員事務局的意見

18.鑑於香港特別行政區政府成立後行政長官須肩負
的新職責,我們同意有需要以非按公務員條款聘用
僱員的方式,聘請一名具有所需專業知識的人員。
我們在考慮過建議的助理新聞處處長職位的職務和
職責後,也同意這個職位的職級和職系安排是恰當
的。

首長級薪俸及服務條件常務委員會的意見

19.首長級薪俸及服務條件常務委員會表示,如開設
上述助理新聞處處長職位,建議的職系是恰當的。

行政長官辦公室
1997年8月


EC(97-98)18 附件2

行政長官高級特別助理
建議職責說明


就下述職務和職責,向行政長官負責:
  1. 就與內地有關的事宜,擔任行政長官的私人顧
    問;

  2. 與中央人民政府聯絡,並協助安排行政長官前
    往內地訪問的活動;

  3. 就有關行政長官與商界和社區組織的聯繫事宜
    進行研究,並擬備所需的資料概要、獻辭和演
    辭;

  4. 確保行政長官得悉市民大眾對政府所推行的措
    施的意見;

  5. 確保為行政長官安排機會,與那些被定為聯絡
    對象的社會階層(包括這些階層的領袖和就政
    府政策發表極具影響力的言論的人士)建立密
    切關係;以及

  6. 遵照行政長官的指示,處理各項事務,包括研
    究和聯絡工作。


EC(97-98)18 附件3

行政長官私人秘書
(首長級乙一級政務官(首長級薪級第4點))
職責說明


就下述職務和職責,向行政長官負責:
  1. 協助行政長官處理與政府事務有關的公職;

  2. 處理向行政長官提交的文件,並在有需要時作
    出評論;

  3. 出席行政長官與政府高級官員舉行的會議,並
    向有關人士傳達行政長官的指示和提出索取資
    料的要求;

  4. 出席行政長官與社區代表、私人機構的個別人
    士和海外訪客所舉行的會議,並確保在會後採
    取適當的跟進行動;

  5. 陪同行政長官出席本地和海外訪問的各類官式
    活動和約會;統籌資料概要和演辭的擬備工作
    ,以及按需要為會議作紀錄;

  6. 擔任部門首長和管制人員,並負責解釋總目21
    「行政長官辦公室」的開支用途;以及

  7. 執行行政長官所指派的其他各項職務。




EC(97-98)18 附件5

建議在總目21「行政長官辦公室」項下開設的非首
長級職位

職位的數目和職級按薪級中點
薪額
估計的年薪
值(元)
每年平均員
工開支總額
(元)
a.行政長官私人秘書辦公室
1名總行政主任869,2201,469,604
1名總中文主任869,2201,366,800
1名高級行政主任637,200992,124
2名一級行政主任900,7201,259,184
1名一級中文主任450,360674,628
3名二級秘書482,940812,412
1名機密檔案室助理192,600359,928
1名一級文員258,300404,604
4名二級文員643,9201,133,088
2名助理文員250,920363,552
1名辦公室助理員110,580154,224
小計:18個職位*5,665,9808,990,148

(b) 行政長官辦公室新聞組
1名一級秘書258,300406,344
1名二級文員160,980283,272
1名助理文員125,460181,776
小計:3個職位*544,740871,392

總計:21個職位*6,210,7209,861,540

*由於前政治顧問辦公室在1997年7月1日解散後所剩
餘的按薪級中點薪額估計年薪值,足以應付擬開設
的21個職位所需的開支,因此,無須增加總目21的
按薪級中點薪額估計的年薪上限。



EC(97-98)18 附件4

行政長官副新聞秘書
(助理新聞處處長)
建議職責說明


就下述職務和職責,向行政長官新聞秘書負責,並予
以協助:

  1. 代表行政長官和政府,與本地和國際傳媒聯絡,
    包括在辦公時間和非辦公時間內,就傳媒有關香
    港特別行政區政府的提問和資料查詢,作出回應
    ,並草擬或批核由行政長官辦公室發表的聲明;

  2. 為行政長官制訂和統籌一套整體的公關策略,並
    為香港特別行政區政府統籌宣傳活動,就香港特
    別行政區政府的一般政策事宜諮詢行政長官及/
    或向他提供意見;

  3. 與政府新聞處和政府總部的各個決策局聯絡,以
    期確定並取得本地和國際傳媒有興趣的資料;擬
    備回應口徑、恰當的宣傳活動和公關安排,並提
    供意見;以及

  4. 督導新聞組內首席新聞主任和輔助人員的工作。