EC(97-98)55

財務委員會
人事編制小組委員會討論文件

1998年2月4日

總目74-政府新聞處
總目142-政府總部:政務司司長辦公室及財政司
司長辦公室
分目001薪金


    請各委員向財務委員會建議-

  1. 開設下述新職級和常額職位:

    政府新聞處處長
    (首長級薪級第6點)(162,650元)

    並刪除下述現有職級和職位,以作抵銷:

    政府新聞處處長
    (首長級薪級第5點)(154,150元)

  2. 在總目 74「政府新聞處」項下,開設下
    述常額職位:

    1個首長級乙級政務官職位
      (首長級薪級第 3 點)(127,900元至
      135,550元)

    1個首席行政主任職位
      (首長級薪級第 1 點)( 92,650 元至
      98,300元)

    並刪除下述職位,以作抵銷:

    總目142「政府總部:政務司司長辦公室
    及財政司司長辦公室」項下-

    1個首長級乙一級政務官職位
      (首長級薪級第4點)
      (145,150元至149,600元);以及

    總目74「政府新聞處」項下-

    1個總行政主任職位
      (總薪級第45至49點)
      (72,135元至83,105元)

    問題

    政府新聞處的責任日益繁重,職責範圍不斷擴大
    ,該處現行的首長級架構,與其現時所承擔的責
    任並不相稱。該處的首長級架構須予增強,以確
    保該處能以有效的方式,稱職地執行所肩負的重
    要工作,為政府所有決策局/部門制定和執行公
    共關係 (公關) 策略,並加強宣揚香港在「一國兩
    制」這構思下繼續繁榮的訊息。

    建議

    2.我們建議採用以下方法,增強政府新聞處的首
    長級架構:

    1. 把政府新聞處處長的職級,由首長級薪級
      第5點提升至首長級薪級第6點;

    2. 開設一個首長級乙級政務官職位 ( 首長級
      薪級第3點),作為行政長官的新聞秘書,
      並於政府總部:政務司司長辦公室及財政
      司司長辦公室編制內,刪除一個首長級乙
      一級政務官職位(首長級薪級第4點),以作
      抵銷;以及

    3. 把部門秘書的職位,由總行政主任級別(總
      薪級第45至49點)提升至首席行政主任級別
      (首長級薪級第1點)。

    理由

    3.政府新聞處的現行組織圖載於附件1。由於該處
    所承擔的責任日益繁重,職責範圍不斷擴大,職
    務也愈來愈複雜,因此,我們認為首長級的人手
    架構須予增強,以應付各決策局和部門對更具成
    效的公關支援服務的需求。政府新聞處的建議組
    織圖載於附件2

    把政府新聞處處長的職位升格

    4.政府新聞處和前資訊統籌署這兩個機構,負責
    為政府提供公關和新聞資訊服務。前者負責提供
    各項必須的新聞資訊和公關支援服務;後者則負
    責制定整體的公關策略和提供顧問服務,並管理
    政府總部內為各個決策局提供服務的六個政府總
    部新聞組。

    5. 1994年年底,當局對政府的新聞資訊架構進行
    檢討。這項檢討的目的,是要重新研究負責制定
    和實施政府本地和海外公關策略的有關部門的架
    構和工作,並且特別就政府新聞處和資訊統籌署
    的職責和資源提出建議。是次檢討的結論是,資
    訊統籌署應撥歸政府新聞處處長管理。

    6. 我們接納該檢討提出的建議。該建議指出,由
    兩個機構負責公關服務,無形中便在制定和實施
    公關策略的工作上,劃上一條人為的界線。這樣
    的架構無助於政府執行貫徹一致的公關方針,不
    但未能加強整體公關服務的效率,還可能導致效
    率下降。

    7. 為使政府的公關方針貫徹一致,從那時起,政
    府新聞處便已採取相應措施,把資訊統籌署與該
    處合而為一,組成單一的新聞資訊機構。1995年
    10月,政府新聞處接管資訊統籌署原來的工作,
    負責制定政府於海外和本地的整體公關策略,並
    管理為各決策局提供服務的六個政府總部新聞組
    。1997年 4 月,資訊統籌署的一個首長級丙級政
    務官職位和24個非首長級職位正式撥歸政府新聞
    處的編制。

    8. 為了進一步落實這項計劃,我們建議把行政長
    官新聞秘書一職,也納入政府新聞處的編制內。
    政府新聞處處長將直接負責監察下述工作:—

    1. 提供予行政長官的新聞秘書服務;

    2. 提供予政務司司長和財政司司長的新聞秘
      書服務;以及

    3. 香港特別行政區政府 ( 下稱「香港特區政
      府」)的本地和海外公關服務。

    在這個新的架構下,三名屬首長級薪級第 3 點和
    七名屬首長級薪級第 2 點級別的人員,將撥歸政
    府新聞處處長統轄,政府新聞處處長所須承擔的
    責任因而會加重。肩負這樣重責的部門首長,其
    職級通常會定於首長級薪級第6點的級別。

    9. 隨着香港特區政府於1997年7月1日成立,香港
    的未來發展已成為國際社會的關注焦點。我們必
    須向全世界證明,香港實行「一國兩制」的構思
    後仍保持繁榮安定,並繼續享有高度自治。政府
    必須清楚地向各貿易夥伴和全世界傳達一個訊息
    ,就是香港仍然保持其國際金融中心和主要商業
    中心的地位,從而繼續吸引外商在香港投資,這
    點是十分重要的。踏入新紀元,政府新聞處也肩
    負起新的使命,除須向外宣傳香港會繼續欣欣向
    榮外,還須致力防止和消弭不利於香港的負面宣
    傳。政府新聞處會繼續透過各種新設和現有的計
    劃和宣傳渠道,包括透過駐海外的香港經濟貿易
    辦事處公共關係組進行宣傳,宣揚香港的美好形
    象。隨着新科技的引進,當局也正在研究新的方
    法,透過傳播媒介更有效地傳達政府的訊息。

    10. 香港回歸中國後,本地和海外傳媒均愈加關
    注政府的政策和工作。政府新聞處決意採取更積
    極進取的態度,務求在制定和實施政府的公關策
    略方面,能夠更具透明度和更加公開。目前,由
    於各局長和部門首長在處理重要的政策事宜和政
    府工作上,與傳媒和市民的接觸日益頻密,因此
    ,必須加強為他們提供的公關支援服務,這點是
    很重要的。

    11.鑑於新聞處處長須擔當新的角色,而所須肩負
    的職責亦有所增加,我們建議把該職位,由首長
    級薪級第5點提升至首長級薪級第6點。政府新聞
    處處長(首長級薪級第6點)的職責說明載於附件3

    行政長官新聞秘書

    12.自香港特區政府成立後,當局增設了行政長官
    新聞秘書一職,職級定為首長級乙級政務官(首長
    級薪級第 3 點),負責協助行政長官處理新聞資訊
    和公關方面的工作。這個職位是透過暫時填補總
    目 142「 政府總部:政務司司長辦公室及財政司
    司長辦公室」項下的一個首長級乙一級政務官職
    位(首長級薪級第4點)而增設的。這名新聞秘書由
    職級屬政府新聞處助理處長級別 (首長級薪級第2
    點)的副新聞秘書,以及職級屬首席新聞主任級別
    (總薪級第 40至 44 點)的助理新聞秘書協助執行職
    務。這兩個職位均在總目 74「政府新聞處」的編
    制內。

    13.由於政府新聞處處長已接手負責制定政府整體
    公關策略,以及管理政府總部新聞組轄下各組,
    行政長官新聞秘書便可專注為行政長官提供公關
    顧問服務。我們已檢討行政長官新聞秘書一職的
    職級,並建議把該職位的職級定於首長級薪級第
    3點。

    14.由於在新的架構下,政府新聞處處長是香港特
    區政府唯一新聞資訊部門的首長,因此,我們建
    議行政長官新聞秘書一職應在政府新聞處的編制
    內開設。該首長級乙級政務官職位 ( 首長級薪級
    第3點)的開設,會透過刪除總目142「政府總部:
    政務司司長辦公室及財政司司長辦公室」項下一
    個首長級乙一級政務官職位 ( 首長級薪級第 4 點)
    ,以作抵銷。行政長官新聞秘書的職責說明載於
    附件4

    把部門秘書的職位升格

    15.部門秘書掌管行政科,並在人力資源計劃、策
    略和管理方面擔任首長級高層人員的主要顧問。
    部門秘書亦負責財務管理、一般部門行政,以及
    管理新聞主任職系與一般和共通職系的管理工作
    。自從部門秘書職位於1982年定為總行政主任職
    級以來,政府新聞處在規模、職能和職責方面都
    已擴大不少。該處的常額編制由 1981 年 11 月的
    326個職位,增至1997年11月的496個職位,當中
    且不包括隸屬其他部門編制的74個新聞主任職系
    職位。至於首長級人員的數目,亦由四個增至九
    個,現正建議增至11個。由於政府新聞處的角色
    有所轉變,成為政府的主要公關機構,負責提升
    政府的形象,因此,部門秘書的工作大增,職務
    和責任更趨繁重。儘管這個部門規模較小,卻需
    要更有力的屬首長級級別的行政和資源管理支援
    ,詳情載於下文。

    16.政府新聞處在政府的公關工作方面肩負重任,
    除致力提高政府的形象外,還直接參與本港的大
    規模活動,包括較早前舉行的交接儀式及世界銀
    行和國際貨幣基金組織年會,以及即將於1998年
    5 月進行的立法會選舉。隨着香港回歸中國,當
    局會安排高級政府官員作更多海外訪問和宣傳,
    向全世界宣示香港在「一國兩制」的原則下繼續
    繁榮昌盛。此外,政府新聞處亦加強為行政長官
    辦公室提供的公關支援。凡此種種,都使政府新
    聞處高層管理人員在人力策劃、資源管理和政策
    制定等方面的行政工作更加繁複。部門秘書作為
    部門的財務和人力資源管理人,必須研究各個方
    案,推薦行動計劃,並不時檢討財務和人力資源
    的調配安排,以收到最佳效益。

    17.這些年來,政府新聞處承擔了更多額外職責,
    並把工作推展至其他範疇,因而亟需部門秘書的
    行政和管理支援,而這方面的需求日益殷切,給
    部門秘書帶來沉重的壓力。有關的額外職責包括
    :從政務司司長辦公室接辦安排特區政府贊助的
    貴賓訪港的工作;於1995年10月從前資訊統籌署
    接辦協調政府整體公關策略和管理政府總部新聞
    組轄下各組的工作;以及於 1995 年3月從公務員
    事務局 (前稱公務員事務科)接辦統籌各部門每周
    刊登招聘廣告的要求和相關的會計工作。

    18.政府自從進行公營部門改革計劃和人力資源管
    理檢討後,在部門管理工作的各個層面上,已引
    入多項新的管理安排,並把有關的權力轉授給各
    個部門。部門秘書一直積極推行這些新措施,特
    別是致力為新聞主任職系制定該職系須具備的關
    鍵才能。作為人力資源經理,部門秘書須負責制
    定策略和行動計劃,以便把這套經確定的關鍵才
    能,應用於人力資源管理的各個範疇。

    19.為了輔助部門實踐其理想、使命和主要信念,
    部門秘書須計劃和籌辦各類推廣活動和內部研討
    會,藉以向各級人員宣傳部門的使命和主要信念
    ,並加強員工服務市民的意識,以及推動他們向
    市民提供優質服務。

    20.部門秘書亦須積極確保部門改組計劃能順利進
    行。他須負責制定員工調配計劃、評估組織架構
    的效能、在有需要時向首長級人員提出改革建議
    ,並就已改善的資訊架構安排提供範圍廣泛的支
    援服務。他亦須參與其他正在進行的檢討工作,
    特別是檢討政府總部新聞組轄下各組的架構和每
    個新聞組所負責的有關部門組合的運作效率。

    21.鑑於部門秘書的職位日益重要,其職責也日趨
    繁重,我們認為應把這個職位提升為首席行政主
    任級別。有關的職責說明載於附件5

    財政影響

    22.按薪級中點薪額估計,實施這項建議所需增加
    的年薪開支如下—

    職位數目
    新設常額職位4,676,4003
    減去已刪除的常額職位4,574,2203
    ________________
    額外開支102,1800
    ________________

    實施這項建議所需增加的平均員工開支淨額為
    241,789元。我們已在1997-98年度的預算內預
    留足夠款項,支付這項建議的開支。

    背景資料

    23.政府新聞處擔當政府的公關顧問、出版機構
    、廣告代理和新聞機關等角色。該部門是政府
    與傳媒之間的橋樑;透過傳媒,該部門可加深
    市民對政府政策、決定和工作的了解。

    24. 政府新聞處由六個科別組成 - 分別是新聞
    及大眾傳播研究科、公共關係科、宣傳科、海
    外公共關係科、探訪事務統籌科和行政科。政
    府新聞處處長是新聞主任職系的首長。新聞主
    任職系人員會派駐政府新聞處總部、各部門的
    新聞組、政府總部新聞組,以及駐海外的香
    經濟貿易辦事處的公共關係組工作。

    公務員事務局的意見

    25.公務員事務局考慮出任建議職位的人員所須
    肩負的職務和職責後,認為這些職位的職級和
    職系是恰當的。

    首長級薪俸及服務條件常務委員會的意見

    26.首長級薪俸及服務條件常務委員會表示,上
    述職位的建議職級是恰當的。


    民政事務局
    1998年1月



    EC(97-98)55附件3


    政府新聞處處長
    職責說明


    政府新聞處處長負責下列工作:-

    (a)制定、監察和檢討政府在新聞資訊及公共關係
    方面的政策和策略;

    (b)策劃和統籌政府的海外新聞資訊及公共關係方
    面的工作和活動;

    (c)密切留意各局/部門在新聞資訊及公關支援方
    面的需要,並提供所需的服務;

    (d)向公眾傳達有關政府政策、決定、事務和服務
    的資訊;

    (e)讓政府洞悉民意;

    (f)就市民關注的重要事務教育公眾,並提高他們
    的公民責任意識;

    (g)負責政府的出版和宣傳工作;以及

    (h)管理政府新聞處的整體運作,並擔任新聞主任
    職系的首長。



    EC(97-98)55附件4


    行政長官新聞秘書
    職責說明


    行政長官新聞秘書負責下列工作:-

    (a)代表行政長官和政府與本地和國際傳媒聯絡,
    包括回答記者的提問、在辦公時間和非辦公時間
    就有關香港特區政府的資料查詢作出回應,以及
    為行政長官辦公室草擬或批核聲明;

    (b)為行政長官制定和統籌一套全面的公共關係策
    略,並為香港特區政府統籌宣傳活動;此外,亦
    會就有關香港特區政府一般政策事宜,向行政長
    官徵詢和/或提供意見;

    (c)與政府總部各決策局聯絡,以了解本地和國際
    傳媒感興趣的事項,並收集有關的資料;同時就
    回應口徑和適當的宣傳和公關安排,進行準備工
    作並提供意見;以及

    (d)督導新聞組的助理處長、首席新聞主任和輔助
    人員。



    EC(97-98)55附件5


    部門秘書
    職責說明


    部門秘書是行政科的主管,負責下列工作:-

    (a)擔任首長級高層人員的主要顧問,就人力資源
    政策和策略、財務資源管理、服務條件、招聘、
    晉升、接任、留任、提高工作積極性、管理一般
    職系人員,以及部門行政等事宜,向首長級高層
    人員提供意見;

    (b)就所有編制與組織事宜,以及管理工作檢討(包
    括部門編制委員會的運作),向首長級高層人員提
    供意見,並擔任部門編制委員會的秘書;

    (c)制定有關員工關係和員工諮詢的策略和行動計
    劃,並擔任新聞處協商委員會、新聞主任諮詢委
    員會和政府新聞主任協會的成員/顧問/觀察員;

    (d)監督政府新聞處內的行政支援工作,包括辦公
    室組織和程序、樓宇管理、辦公室設備、運輸、
    文書和秘書服務事宜;以及

    (e)管理政府新聞處所有一般和共通職系人員。