財 務 委 員 會 討 論 文 件 1997年12月 12日

FCR(97-98)80

財務委員會討論文件
1997年12月12日


總目177-資助金:非政府部門的公共機構
分目514醫院管理局

    請各委員批准追加撥款2億235萬元。
問題

醫院管理局(下稱「醫管局」)在1996-97年度兩度把政府
墊支予該局的2億235萬元還給政府。

建議

2. 現建議於1997-98年度在總目177「資助金:非政府部
門的公共機構」分目514「醫院管理局」項下追加撥款
2 億235萬元,用以在本財政年度把醫管局多付的款項
還給該局。

理由

3. 一如政府的做法,醫管局在每年的農曆新年前,預支
薪金予某些職級以下的員工。每名合資格的僱員可預支
相等於基本月薪 50%或25%的薪金。預支的薪金會於其
後的月份從員工的薪金中扣除,還款期由三個月至六個
月不等。1996-97年度,醫管局約有36 700名僱員合資格
預支農曆新年薪金,涉及的金額共2億235萬元。醫管局
自1991年接管公立醫院以來,預支農曆新年薪金予員工
所需的額外現金流量,都是先由政府墊支。

4. 政府每年給醫管局的核准資助金,是分12期每月預先
發放。每期資助金的金額,會因應各種因素調整,例如
新服務的開展和薪金調整等。預支1997年農曆新年薪金
所需的額外現金流量,已包括在政府於1997年2月4日發
放給醫管局的款項內。由於政府的帳目是以現金會計方
式管理,經常開支每年批核,又由於1996-97年度撥作醫
管局資助金的核准款項,並不包括預支農曆新年薪金所
需的款項,因此,政府按照慣例,在同一個財政年度結
束前,向醫管局收回墊支的款項。政府於是從1997年3月
1日發放給醫管局的款項中,扣除 2 億235萬元,以收回
1997年墊支予該局,用以預支農曆新年薪金的款項。這
筆扣減的款項簡單地記錄在 1997 年3月份的付款摘要中
。這份付款摘要在1997年2月24日交予醫管局。

5.1997年3月底,衞生福利局和醫管局的人員透過電話商
討結算1996-97年度政府帳目的事宜。由於衞生福利局的
人員無法找到有關紀錄,不知道醫管局是否已把預支農
曆新年薪金的墊款還給政府,因此要求醫管局的人員核
對該局的帳目。其後,醫管局的人員錯誤斷定尚未清還
有關墊款。由於這筆墊款須於1996-97財政年度清還,加
上雙方又誤以為墊款尚未償還,醫管局遂於1997年3月27
日簽發面值2億235萬元的支票予政府,償還有關款項。
政府收到支票後,按照慣例把該筆收回的款項記入有關
醫管局資助金的開支分目中。結果,1996-97年度總目177
分目514項下有一筆數額相同的未用盡款項。

6. 1997年6月13日,醫管局向衞生福利局匯報兩度償還墊
款一事。衞生福利局查明確實出錯後,立即與庫務署署
長跟進此事,並向庫務局局長報告。由於1996-97年度的
政府決算帳目已結算,因此不可能修正1996-97年度的帳
目。

7. 鑑於這次出錯事態嚴重,庫務局局長經初步調查後,
要求衞生福利局局長(醫管局資助金的管制人員)調查此
事,並解釋會如何加強衞生福利局和醫管局的財務管理
程序,以防日後再有同類事件發生。衞生福利局局長已
提交調查結果,並表示已加強會計程序,詳情載於下文
第10至11段。

8. 醫管局亦已就這次事件進行調查,該局的內部審計組
也有進行檢討。醫管局董事會於1997年12月2日會議上,
接納調查所得的結果,並通過關於改善該局與政府之間
的收支帳目會計程序的建議。

9. 生福利局和醫管局均已深入調查引致這次事件的情況
。這次出錯基本上是人為錯誤,有關人員顯然是在要結
算1996-97年度的政府帳目的壓力下,出於好意,希望在
該財政年度結束前,償還墊付予醫管局的款項。可是,
他們在進行必要的核對程序時,沒有徹底查核所有財務
紀錄。導致這次疏忽出錯的另一個原因,是政府與醫管
局之間的收支帳目沒有足夠的文件以作證明。結果政府
和醫管局雙方都不知道醫管局已償還政府墊付予該局,
用以預支農曆新年薪金的款項。該筆款項已從1997 年3
月份發放給醫管局的資助金中扣除。

10.我們已檢討政府和醫管局的內部財務管理程序和政府
發放款項予醫管局的程序。我們根據檢討結果,與醫管
局一起制定並實行以下的覆查措施-

  1. 在發放每月的政府資助金前,衞生福利局會向醫
    管局提供一份詳盡的財務報表,列明支付款項的
    分項數字和由財政年度開始以來累積的支付款項
    。醫管局財政管理組的人員收到財務報表後,會
    在24小時內核對有關資料,並在報表上簽署,以
    確認資助金的付款帳目正確;

  2. 待上述對帳程序妥善完成後,以及有關的高級人
    員發出付款指示後,衞生福利局才會發放每月的
    資助金。衞生福利局亦會在發出付款指示之前和
    之後,安排以庫務署署長的「會計及財務資料系
    統」報告所載有關開支分目的最新財政狀況的紀
    錄,核對衞生福利局的紀錄;

  3. 在醫管局方面,所有涉及政府資助金和墊款的收
    支帳目,都會在收到或支付有關款項後翌日清楚
    分析和記錄。醫管局財政管理組的一名經理會立
    即與衞生福利局澄清所有未具解釋的特殊項目,
    並把任何尚待澄清的項目記入指定的暫記帳內。
    如有項目未能在七日內澄清,該名經理便會向高
    層管理人員匯報,讓高層人員特別留意有關項目
    ,並給予協助;

  4. 醫管局庫務組的一名經理會定期(最少每兩星期一
    次)透過聯機檢查方式,查核政府資助金的帳目
    。此舉能確保帳目內沒有特殊項目,而指定的
    暫記帳亦能及時清算。若發現有任何特殊項目
    ,該經理便會向高層管理人員匯報;以及

  5. 雖然醫管局要付款予衞生福利局的情況不常發生
    ,但醫管局日後會確保只會在收到繳款通知書後
    ,才以支票或銀行過戶方式付款。
11.我們相信實施上述措施後,衞生福利局和醫管局均能
更快捷有效地查核有關政府資助金的財政資料,從而避
免同類事件再度發生。醫管局已向我們和醫管局董事會
保證,該局與非政府機構之間的收支帳目,已有一套非
常嚴密的檢查和控制系統監管。

財政影響

12. 醫管局在1996-97年度兩度把2億235萬元的款項還給
政府,並沒有令政府或醫管局有任何實質的財政損失。
這是因為根據政府與醫管局之間的財務安排,政府每年
發放給醫管局的補助金,已計及醫管局由政府撥款所得
的全部利息收入。然而,在醫管局全數收回上述款項前
,該局的現金結餘會減少2億235萬元。醫管局已證實此
事不會對其日常運作或所提供的醫療服務構成任何影響。

13.如委員批准有關建議,我們會在總目106「雜項服務」
分目251「額外承擔」項下,扣除一筆款額相等於追加撥
款額的款項,以抵銷所需追加的2億235萬元撥款。

衞生福利局
1997年12月