FCR(97-98)23

財務委員會討論文件

1997年7月23日
人事編制小組委員會及工務小組
委員會

謹請委員 ─
  1. 批准在財務委員會之下設立人事編制小組委
    員會及工務小組委員會,由 1997年 7月23日
    起生效;及

  2. 批准人事編制小組委員會及工務小組委員會
    將採用的會議程序。
問題

由1997年7月起,財政司司長將會根據《公共財政條
例》(第2章)第 8(1)條的規定,向財務委員會提交財
政建議,以尋求撥款。由於財務委員會的成員包括
臨時立法會(「臨立會」)除臨立會主席外的全體議
員,因此有需要成立小組委員會,協助財務委員會
研究其中部分財政建議,俾能更有效地利用財務委
員會的會議時間。此等建議大部分涉及公務員編制
的改變,以及包含多項技術問題的工程計劃,因而
需詳細研究。

建議

2. 根據臨立會議事規則的其中一項規定,財務委員
會可委任小組委員會,以協助財務委員會履行由其
決定的職能。經諮詢政府當局後,現建議在財務委
員會之下設立以下兩個小組委員會:
  1. 人事編制小組委員會

    該小組委員會將會負責審核有關開設、重行
    調配和刪除常額及編外的首長級職位,以及
    更改經核准的人事編制最高限額及公務員各
    職系和職級的架構。

  2. 工務小組委員會

    該小組委員會將會負責審核把工務計劃工程
    提升為甲級或由甲級降至較低級別的事宜、
    有關甲級工程項目的範圍及經批准的工程預
    算的更改,以及基本工程儲備金項下受資助
    基本工程的新承擔額及承擔額其後出現的改
    變。
3.根據議事規則第72(12)條,附件III載列擬議的人
事編制小組委員會及工務小組委員會的會議程序及
其職權範圍,須由財務委員會予以通過。

理由

4. 財務委員會的職能為根據《公共財政條例》,其
他法例及臨立會議事規則所授予的職能,以及由臨
立會不時委予的其他職能。根據《公共財政條例》
的規定,已核准的開支預算不得作出修改,除非有
關的修改建議是由財政司司長提出,並經財務委員
會核准。此等建議大部分屬兩大類別:
  1. 公務員編制的改變

    公務員的職位大致上可分為首長級和非首長
    級職位。雖然有關的政府部門及決策科的管
    制人員已獲授權,在已核准的人事編制最高
    限額內開設、調配,及刪除非首長級常額及
    編外職位,以及為期不超過六個月的首長級
    編外職位,但有關其他首長級職位的建議、
    人事編制最高限額的增加,以及有關公務員
    職系及職級結構的改變,均須由財務委員會
    核准。

  2. 基本工程計劃

    工務計劃項下的工程計劃是根據該等工程計
    劃的迫切程度及優先次序,分為不同的類別
    。若一項工程計劃的預算超過1,500萬元,並
    在各方面已作好招標準備時,政府當局會徵
    求財務委員會的批准,把工程計劃提升為甲
    級。把已列為甲級的工程計劃由甲級降至其
    他級別,以及改變已在該級別的工程計劃的
    範圍和核准預算,必須得到財務委員會批准
    。基本工程儲備金項下受資助基本工程的新
    承擔額,亦須得到財務委員會批准。
5. 有關公務員編制和工程計劃的建議涉及廣泛的事
項,其中部分事宜屬技術性質,需經詳細的考慮。
設立人事編制小組委員會及工務小組委員會,可提
供審核此等建議的場合,使財務委員會可更有效地
利用其會議時間,以討論其他財務建議。人事編制
小組委員會及工務小組委員會所支持的所有建議,
均須提交財務委員會批准;但除非議員提出要求,
則此等建議通常不會在財務委員會會議上作進一步
研究。由政府當局提交的財務建議,估計有超過60%
可由人事編制小組委員會及工務小組委員會討論,
為使財務委員會的議程保持在合理的範圍內,實有
必要設立該兩個小組委員會。

會議程序、職權範圍及委員組合

6.擬議的人事編制小組委員會及工務小組委員會的
會議程序及職權範圍載於附件。

7.倘財務委員會批准成立人事編制小組委員會及工
務小組委員會,臨時立法會秘書處將發出通告,邀
請財務委員會的委員加入此兩個小組委員會。

推選正副主席

8. 謹此建議於1997年8月8日召開人事編制小組委員
會及工務小組委員會的第一次會議,由已選擇加入
此兩個小組委員會的委員互選正副主席。兩個小組
委員會隨後的會議可安排在每隔一個星期三擧行,
而小組委員會的秘書將在諮詢兩個小組委員會正副
主席的意見後,通知兩個小組委員會的委員在會期
內的暫定會議日期。

對財務委員會會議程序相應作出的修訂

9.倘議員同意設立此兩個小組委員會,謹建議在財
務委員會會議程序第3 段末加上以下一句,為在財
務委員會之下設立人事編制小組委員會及工務小組
委員會作出規定:

「根據議事規則第72(4)條而委任的兩個小組委員會
為人事編制小組委員會及工務小組委員會。」

財政影響

10.此項建議不會帶來財政上的影響。臨時立法會秘
書處將繼續向人事編制小組委員會及工務小組委員
會提供秘書支援服務。

臨時立法會秘書處
1997年7月


FCR(97-98)23附件I

臨時立法會
人事編制小組委員會會議程序

1997年7月

目 錄

職權範圍
題目段數
職責 1
2
委員組合3-4
主席和副主席5-7
人事編制小組委員會秘書8
會議9-11
會議法定人數12-14
官員及其他人士出席會議15-16
參考文件17
議程文件18-19
公開及機密文件20-21
以傳閱方式考慮文件的安排22
撤回議程文件的安排23
修改政府當局提出的建議24
人事編制小組委員會的行事方式及程序25
人事編制小組委員會會議中的秩序26-28
語文29
會議形式30-31
押後議事程序32
金錢利益的披露33-34
問題35-37
表決38-41
惡劣天氣42


人事編制小組委員會會議程序

職責

財務委員會轄下的人事編制小組委員會是根據臨時
立法會議事規則第72(4)條而成立,以協助財務委員
會執行其職責。人事編制小組委員會負責審核有關
更改公務員編制的請求,並向財務委員會提出建議
,但其本身卻沒有獨立的權責,一切得由財務委員
會決定。在作出決定時,財務委員會並不會受到人
事編制小組委員會所提建議的約束。

職權範圍

2.人事編制小組委員會的職權範圍如下
  1. 考慮政府當局所提交的文件,並按情況所需,
    向財務委員會建議:

    1. 開設、重行調配和刪除按首長級薪級表
      支薪的常額職位和編外職位;

    2. 在預算草案內保留首長級編外職位;

    3. 開設編外職位,以暫時填補按薪級中點
      薪額估計年薪值較低職級內的常額職位;

    4. 開設為期超過一年的個別首長級顧問職
      位;

    5. 更改列於預算內的部門人事編制開支限
      額;

    6. 更改有關開設、重行調配和刪除首長級
      職位的安排;

    7. 按照公務員薪俸及服務條件常務委員會
      、首長級薪俸及服務條件常務委員會、
      司法人員薪俸及服務條件常務委員會或
      紀律人員薪俸及服務條件常務委員會的
      建議,更改公務員職級和職系的結構(包
      括薪級、新職系和新職級),並因此而在
      受影響的職級內開設和刪除職位;及

    8. 更改政府的組織結構,並因此而調動職
      位。


  2. 就更改預算草案所開列的部門人事編制,以及
    公務員的人數和開支等事宜,向財務委員會報
    告。


委員組合

3. 人事編制小組委員會的成員,包括財務委員會內
選擇加入人事編制小組委員會的委員。有意加入的
財務委員會委員須在會期第一次人事編制小組委員
會會議舉行該日至少7整天1之前,以書面通知人事
編制小組委員會秘書(下稱秘書)。人事編制小組委
員會委員2會互相推選一名主席和一名副主席。倘
獲主席同意,期限過後也可接受因病或未及回港的
委員加入小組委員會。在會期中段加入臨時立法會
的新議員,臨時立法會秘書處會請他/她在當選該
天起計的一個月內,表明是否願意加入人事編制小
組委員會。

4. 沒有選擇加入人事編制小組委員會的財務委員會
委員,亦可列席人事編制小組委員會會議,參與有
關討論,但卻無權投票。

主席和副主席

5. 主席和副主席由委員在公開進行的會議上互選產
生,任期直至會期結束為止。若主席及副主席暫時
缺席,小組委員會可在其缺席期間另選出一委員代
行主席之職[議事規則第72(2)條] 3

1「整天」一詞不包括作出預告當天、舉行有關會議當
天及有關期間內的星期日及公眾假期

2除另有所指外,本文所用「委員」一詞是指人事編制
小組委員會的委員

3[議事規則第72(2)條]一詞句指該條文是參考臨時立
法會議事規則第72(2)條的條文



6. 人事編制小組委員會主席和副主席的選擧,須在
會期內的小組委員會首次會議上進行。選擧由出席
會議的委員推選一名委員主持。

7. 在為選舉正副主席而擧行的會議上,主持選擧的
委員須邀請各委員提名該兩個職位的人選。所有委
員均可參選。每一項提名須由一名委員以口頭作出
,並須由最少另外一名出席的委員附議,並為被提
名的委員接納。委員如提名一名缺席的委員參選,
須聲明已獲得該名缺席委員接納提名。如只有一項
提名,則主持選擧的委員須宣布獲提名當選。倘
有超過一項提名角逐同一職位,則由與會的委員(
包括主持選擧的委員)進行不記名投票,並以票數
多寡來決定選舉結果。若出現票數相同的情況,則
主持選擧的委員須進行抽籤,按結果對其中一名候
選人投決定性一票,並隨即宣布該名候選人當選。

人事編制小組委員會秘書

8. 秘書須列席人事編制小組委員會會議、製備人事
編制小組委員會會議紀綠,以及在審議人事編制小
組委員會建議的財務委員會舉行會議前,將會議紀
錄分發與各委員。會議紀錄會以紀要的形式製備,
記錄出席人士、議事程序的摘要及所作出的決定。
秘書通常不會把會議紀要送交政府當局及其他人士
核正,惟記錄該等人士在會議上所發表意見的部分
則屬例外。

會議

9. 在選出主席後,秘書會就人事編制小組委員會在
會期內的暫定會議日期,徵求主席同意,然後將會
議日期告知委員及政府當局。主席可決定召開特別
會議處理緊急事宜。

10. 秘書須在會議日期最少5整天前,將會議的書面
預告發給各委員,但主席可視個別情況指示給予較
短時間的預告 [議事規則第 72(5)條]。會議須公開舉
行,但主席按照人事編制小組委員會的任何決定命
令不公開擧行除外[議事規則第72(6) 條]。任何文
件如列入議程以供討論但又未能在有關會議中審議
完畢,會在下次會議繼續審議,或按主席決定召開
特別會議繼續審議。

11. 人事編制小組委員會會議由主席主持,倘他未能
出席,則由副主席主持。若在指定的開會時間過後
15 分鐘內,他們仍未到達會場,或他們已通知秘書
不會出席會議,則與會的委員須互選一人主持會議
。如主席決定其本人未能在討論某一事項時主持會
議,或人事編制小組委員會決定他不能負責這項工
作,則副主席須就該事項主持會議。如上述兩人均
決定未能主持會議,或人事編制小組委員會決定他
們不能負責該項工作,則與會的委員須互選一人,
在討論該事項時主持會議。

會議法定人數

12.會議法定人數為主席加上 3名委員,或主席加上
七分之一的委員,以人數較多為準。委員須於人
事編制小組委員會會議前向秘書表明他們能否出席
會議;否則,秘書會當他們缺席,以便確定是否有
足夠法定人數出席會議。除非在指定的開會時間過
後15分鐘內,出席達至會議法定人數,否則會議
將不會舉行。

13.如出席會議的委員不足法定人數,而有人向委員
會主席提出此事,委員會主席即須指示傳召委員到
場。15分鐘後,如仍不足法定人數,委員會主席即
無須付諸表決而宣布休會待續。

14.委員會主席在宣布人事編制小組委員會進行點名
表決前,必須確定當時出席會議的人數是達到足夠
的法定人數。

官員及其他人士出席會議

15.主席或人事編制小組委員會可邀請任何官員,或
預算總目下有關的非政府團體或組織的成員或僱員
,提供人事編制小組委員會在履行其職責時可能需
要的資料,或作出解釋,或出示紀錄或文件。人事
編制小組委員會亦可就該等資料、解釋、紀錄或文
件邀請其他人士提供協助[議事規則第72(11)條]。秘
書會在議程內說明獲邀參與個別項目討論的官員和
其他人士的職位名稱。

16.在財政司司長缺席期間,庫務局局長或庫務局副
局長會出席人事編制小組委員會的會議,負責就公
共財政程序向主席提供意見,並統籌政府當局在會
議上所作的陳述,包括撤回及修訂某項建議。

參考文件

17.政府當局可向委員另行發出參考文件,這些文件
會隨註明編號的文件發出。有關參考文件可能是應
委員在上一次會議上所提出的要求而發出,或是政
府當局主動為委員擬備的。

議程文件

18.作為行政長官指定官員的財政司司長、庫務局局
長或庫務局副局長,可就擬列入人事編制小組委員
會會議議程內的事項,向秘書作出預告 [ 議事規則
第9(2)條]。有關議程項目的預告應在會議舉行最少
6整天前送達秘書,但如主席另有指示,可給予較
短時間的預告。

19.人事編制小組委員會的議程文件,通常屬於討論
文件,內容是關於人事編制小組委員會就政府當局
所交來的人事編制提議,向財務委員會作出建議。
除非基於緊急情況而經主席指示,否則秘書應在審
議有關議程文件的會議舉行當日最少 5 整天前,將
文件分發予委員。

公開及機密文件

20.人事編制小組委員會的非機密性質的議程文件,
均會公開討論,但主席按照人事編制小組委員會的
任何決定命令不公開討論除外[議事規則第 72(6)
條]。倘議程文件屬機密性質,而委員對該文件又
有疑問,則小組委員會通常會在所有非機密性質
的文件討論完畢後,閉門討論有關機密文件,但
主席按照人事編制小組委員會的決定而命令另作
安排除外。倘政府當局認為有需要將一份議程
文件列為機密文件,則須在提交的文件其中一段
說明其將文件列為機密的理由。

21.秘書會以密封的信封,將機密文件送交各委員
。委員應小心確保該等文件得以安全保管,且不
應向任何未獲授權的人士透露文件的部分或全部
內容。

以傳閱方式考慮文件的安排

22.委員會主席可命令任何須由人事編制小組委員
會建議的事宜,藉傳閱文件方式交由各委員研究
,而委員亦可以書面向主席示明其贊同。如過半
數委員在主席為此目的而指定的限期屆滿前已示
明其贊同,同時在限期屆滿時並無委員以書面向
主席表示反對,或要求將該事宜交由人事編制小
組委員會開會決定,則該事宜須當作已獲人事編
制小組委員會贊同。

撤回議程文件的安排

23. 在人事編制小組委員會會議席上,財政司司長
或在其缺席期間,庫務局局長或庫務局副局長可
在下列情況下撤回文件 ─

  1. 在文件提交表決前的任何時間;或

  2. 在文件提交表決之後但在主席宣佈結果前,
    獲人事編制小組委員會委員一致批准撤回。
修改政府當局提出的建議

24.根據《公共財政條例》第 8 條,修改核准開支預
算的建議必須由財政司司長提出,而委員不能對財
政司司長的建議作出修改。人事編制小組委員會必
須就原本提出的建議,進行討論及表決。倘若人事
編制小組委員會不批准有關建議,財政司司長便須
考慮是否作出修訂,俾能提出一個可令人事編制小
組委員會接受的新建議。

人事編制小組委員會的行事方式及程序

25.除臨時立法會議事規則另有規定並獲財務委員會
通過外,人事編制小組委員會可自行決定本身的行
事方式及程序[議事規則第72(12)條]。

人事編制小組委員會會議中的秩序

26.主席須就人事編制小組委員會會議遵照會議規程
行事負責,而主席在會議規程問題上所作決定為最
終決定[議事規則第44條]。

27.主席如發覺有委員在討論時不斷提出無關的事宜
,或冗贅煩厭地重提本身或其他委員的論點,於向
人事編制小組委員會指出該委員的行為後,可指示
該委員不得繼續發言[議事規則第45(1)條]。

28.委員不得打斷其他委員的發言
  1. 除非要求就規程問題發言並指出其認為應注
    意的問題,並將該問題交由主席決定;或

  2. 除非要求澄清正在發言的委員在討論中提出
    的某項事宜,而正在發言的委員願意退讓,
    且主席又同意該議員插言[議事規則第39條]。
語文

29.委員可在人事編制小組委員會的會議上以粵語、
普通話或英語發言。官員或其他列席會議的人士同
樣可以粵語、普通話或英語作答。人事編制小組委
員會的所有文件均須以中英文製備。

會議形式

30.在會議上,委員均應就座,發言時亦無需站立。
當主席進場或離場時,委員亦無需起立。

31.委員如有意發言,應舉手示意。

押後議事程序

32.委員在小組委員會就一項建議發言時,可無須經
預告而動議一項中止某項議程文件的討論或人事編
制小組委員會現即休會的議案。主席須提出表決該
議案。

金錢利益的披露

33.議事規則第84條將適用於人事編制小組委員會
的會議程序。

34.有關金錢利益的一般規則在某些情況並不適用
,例如在文件所述的人事編制提議,委員受惠的
程度並不多於或少於其他香港居民,有關規則即
不適用。在這種情況下,委員無須申報個人利益
。主席會宣布所有委員在有關議題上有相同的金
錢利益,而秘書會把有關宣布記錄在案。委員可
繼而發言及表決。

問題

35.主席宣布會議開始後,通常首先會處理上一次
會議未完成討論的事項 ( 如有的話 )。為方便沒有
議程項目文件的公眾人士瞭解有關情況,主席會
就每份文件(機密文件除外)作出簡介,並會介紹
負責在會上解答有關文件問題的人士。各委員隨
後討論有關文件。

36.委員就一項建議所提出的問題,必須與議程文
件的內容有直接關係。對於更廣泛的政策問題,
委員可向臨立會會議提出,或向有關的臨立會事
務委員會提出。主席在決定有關問題是否合乎規
程時,須在適當的情況下參照議事規則第25條有
關質詢內容的規則。

37.有關決策局及部門代表列席會議,是要解答委
員所提出的問題。倘若委員需要有關人員在會議
上對某一問題作出詳盡或非常專門的口頭答覆,
則須預先通知秘書,以便有關人員準備作答。倘
若政府當局未能在該次會議中給予圓滿或明確的
答覆,有關代表可視乎情況,隨後向人事編制小
組委員會發出參考文件,以書面補充有關答覆,
或寫信給提出問題的委員,並將信件副本送交其
他委員。

表決

38.人事編制小組委員會對所有事項作出決定時,
均須以出席會議而又參與表決的委員贊成及反對
的過半數意見為依歸。主席或任何主持會議的
其他委員不得參與表決,但如在其他委員的贊成
及反對數目相等的情況下,他有權作決定性
表決[議事規則第72(7)條]。 他可根據有關慣例作
決定性表決,使有關事項可繼續進行討論或維持
現況。

39.主席在把議程項目提交表決前,須詢問委員是
否有進一步提問。主席將待決議題交由人事編制
小組委員會表決時,須先請贊成該議題的委員說
「贊成」,繼而請反對該議題的委員說「反對」
。主席可根據他所判斷說贊成及說反對的數
目,說明他以為贊成佔多或反對佔多。如無
委員質疑主席的判斷,主席須宣布該議題就此決
定。如有委員要求進行點名表決,以質疑主席的
判斷,則主席會命令人事編制小組委員會進行點
名表決。鐘聲響起一分鐘後,人事編制小組委員
會便立即進行點名表決。在主席命令進行點名表
決時,議事規則第48及49條所載的規則,將適用
於人事編制小組委員會的會議程序。

40.主席聽畢委員「贊成」及「反對」的答聲後,
任何委員均不得再就該議題發言[議事規則第47(2)
條]。但在此之前,主席可中斷表決程序,讓委員
發言。

41.如有委員未有根據議事規則第84條,聲明與某
事項有直接金錢利益關係,而參與了表決,其表
決仍屬有效(而人事編制小組委員會的決議亦屬有
效),除非其表決按照《臨時立法會內務守則》所
訂定的程序並根據議事規則第84(4)條的規定作廢。

惡劣天氣

42.倘在指定開會時間兩小時前懸掛八號烈風或暴
風信號,或發出黑色暴雨警告,及/或有關警告
信號仍在生效,所有會議均會取消,除非主席另
有指示,則屬例外。如在會議進行途中懸掛八號
烈風或暴風信號,主席應宣布休會。如屬黑色暴
雨警告,主席須決定是否休會或繼續舉行會議。



FCR(97-98)23附件II

臨時立法會
工務小組委員會會議程序

1997年7月

目 錄

題目段數
職責1-2
職權範圍3
委員組合4-5
主席和副主席6-8
工務小組委員會秘書9
會議10-12
會議法定人數13-15
官員及其他人士出席會議16-17
參考文件18
議程文件19-20
公開及機密文件21-22
以傳閱方式考慮文件的安排23
撤回議程文件的安排24
修改政府當局提出的建議25
工務小組委員會的行事方式及程序26
工務小組委員會會議中的秩序27-29
語文30
會議形式31-32
押後議事程序33
金錢利益的披露34-35
問題36-38
表決39-42
惡劣天氣43


工務小組委員會會議程序


職責

工務計劃項目的開支,是由基本工程儲備基金項下
支付。該基金是按立法會的決議案而設立。該決議
案規定基金須由財政司司長管理,而財政司司長可
按照財務委員會所訂明的條件、例外情況及限制條
款,動用基金的款項來進行工務計劃、非經常資助
金項目及作其他用途。

2.財務委員會轄下的工務小組委員會是根據臨時立
法會議事規則第72(4)條而成立,以協助財務委員會
執行其職能。小組委員會審核財政司司長提交的公
共工程開支建議,並向財務委員會提出建議,但其
本身並無獨立的職能或權力,一切得由財務委員會
決定。在作出決定時,財務委員會並不會受到工務
小組委員所提建議的約束。

職權範圍

工務小組委員會的職權範圍是審核政府當局所提交
的建議,並在適當的情況下就以下事項向財務委員
會提出建議 ─

  1. 將工務計劃內的工程提升為甲級或由甲級降
    至較低級別事宜;

  2. 更改現已列為甲級工程的項目的規模/或經
    批准的工程預算費用;

  3. 批准由基本工程儲備基金其下總目708所資助
    的非經常資助金項目的新承擔額;及

  4. 更改已獲批准由基本工程儲備基金其下總目
    708 撥款進行的工程項目的規模及/或經批
    准的工程預算費用。
委員組合

4. 工務小組委員會的成員,包括財務委員會內選擇
加入工務小組委員會的委員。有意加入的財務委員
會委員須在會期第一次工務小組委員會會議擧行該
日至少7整天1 前,以書面通知工務小組委員會秘書
(下稱秘書)。工務小組委員會委員2會互相推選一名
主席和一名副主席。倘獲主席同意,期限過後也可
接受因病或未及回港的委員加入小組委員會。在會
期中段加入臨時立法會的新議員,臨時立法會秘書
處會請他/她在當選該天計的一個月內,表明是
否願意加入工務小組委員會。

5. 沒有選擇加入工務小組委員的財務委員會委員,
亦可列席工務小組委員會會議,參與有關討論,但
卻無權投票。

主席和副主席

6. 主席和副主席由委員在公開進行的會議上互選產
生,任期直至會期結束為止。如主席及副主席暫時
缺席,小組委員會可在其缺席期間另選一委員代行
主席之職[議事規則第72(2)條]3

7. 工務小組委員會主席和副主席的選擧,須在會期
內的工務小組委員會首次會議上進行。選擧由出席
會議的委員推選一名委員主持。

8. 在為選擧正副主席而舉行的會議上,主持選擧的
委員須邀請各委員提名該兩個職位的人選。所有委
員均可參選。每一項提名須由一名委員以口頭作出
,並須由最少另外一名出席的委員附議,並為被提
名的委員接納。委員如提名一名缺席的委員參選,
須聲明已獲得該名缺席委員接納提名。如只有一項
提名,則主持選擧的委員須宣布獲提名當選。倘
有超過一項提名角逐同一職位,則由與會的委員(
包括主持會議的委員)進行不記名投票,並以票數
多寡來決定選擧結果。若出現票數相同的情況,主
持選擧的委員須進行抽籤,按結果對其中一名候選
人投決定性一票,並隨即宣布該名候選人當選。

工務小組委員會秘書

9. 秘書須列席工務小組委員會會議、製備工務小組
委員會會議紀錄,以及在審議工務小組委員會建議
的財務委員會擧行會議前,將會議紀錄分發與各委
員。會議紀錄是以紀要的形式製備,記錄出席人士
,議事程序的摘要及所作出的決定。秘書通常不會
把會議紀要送交政府當局及其他人士核正,惟紀錄
該等人士在會議上所發表意見的部分則屬例外。

會議

10.在選出主席後,秘書會就工務小組委員會在會期
內的暫定會議日期,徵求主席同意,然後將會議日
期告知委員及政府當局。主席可決定召開特別會議
處理緊急事宜。

11. 秘書須在會議日期最少5整天前,將會議的書面
預告發給各委員。但主席可視個別情況指示給予較
短時間的預告 [議事規則第72(5)條]。會議須公開擧
行,但主席按照工務小組委員會的任何決定命令不
公開擧行除外[議事規則第72(6) 條]。任何文件如
列入議程以供討論但又未能在有關會議中審議完畢
,會在下次會議繼續審議,或按主席決定召開特別
會議繼續審議。

12.工務小組委員會會議由主席主持,倘他未能出席
,則由副主席主持。若在指定的開會時間過後15 分
鐘內,他們仍未到達會場,或他們已通知秘書不會
出席會議,則與會的委員須互選一人主持會議。如
主席決定其本人未能在討論某一事項時主持會議,
或工務小組委員會決定他不能負責這項工作,則副
主席須就該事項主持會議。如上述兩人均決定未能
主持會議,或工務小組委員會決定他們不能負責該
項工作,則與會的委員須互選一人,在討論該事項
時主持會議。

會議法定人數

13. 會議法定人數為主席加上3位委員,或主席加上
七分之一的委員,以人數較多為準。委員須於工
務小組委員會會議前向秘書表明他們能否出席會議
;否則,秘書會當他們缺席,以便確定是否有足夠
法定人數出席會議。除非在指定開會時間過後15分
鐘內,出席達至會議法定人數,否則會議將不會
擧行。

14.如出席會議的委員不足法定人數,而有人向委員
會主席提出此事,委員會主席即須指示傳召委員到
場。15分鐘後,如仍不足法定人數,委員會主席即
無須付諸表決而宣布休會待續。

15.委員會主席在宣布工務小組委員會進行點名表決
前,必須確定當時出席會議的人數是達到足夠的法
定人數。

官員及其他人士出席會議

16.主席或工務小組委員會可邀請任何官員,或預算
總目下有關的非政府團體或組織的成員或僱員,提
供工務小組委員會在履行其職責時可能需要的資料
,或作出解釋,或出示紀錄或文件;委員會亦可就
該等資料、解釋、紀錄或文件邀請其他人士提供協
助[議事規則第72(11)條]。秘書會在議程內說明獲邀
參與個別項目討論的官員和其他人士的職位名稱。

17.在財政司司長缺席期間,庫務局局長或庫務局副
局長會出席工務小組委員會的會議,負責就公共財
政程序向主席提供意見,並統籌政府當局在會議上
所作的陳述,包括撤回及修訂某項建議。

參考文件

18.政府當局可向委員另行發出參考文件,這些文件
會隨註明編號的文件發出。有關參考文件可能是應
委員在上一次會議上所提出的要求而發出,或是政
府當局主動為委員擬備的。

議程文件

19.作為行政長官指定官員的財政司司長、庫務局局
長或庫務局副局長,可就擬列入工務小組委員會會
議議程內的事項,向秘書作出預告[議事規則第9(2)
條]。有關議程項目的預告應在會議擧行最少6整天
前送達秘書,但如主席另有指示,可給予較短時間
的預告。

20.工務小組委員會的議程文件,通常屬於討論文件
,內容是關於工務小組委員會就政府當局所交來的
工務建議,向財務委員會作出建議。除非基於緊急
情況而經主席指示,否則秘書應在審議有關議程文
件的會議擧行當日最少 5 整天前,將文件分發予委
員。

公開及機密文件

21.工務小組委員會的非機密性質的議程文件,均會
公開討論,但主席按照工務小組委員會的任何決定
命令不公開討論除外[議事規則第 72(6)條]。倘議
程文件屬機密性質,而委員會對該文件又有疑問,
則小組委員會通常會在所有非機密性質的文件討論
完畢後,閉門討論有關機密文件,但主席按照工務
小組委員會的決定而命令另作安排除外。倘政府
當局認為有需要將一份議程文件列為機密文件,則
須在提交的文件其中一段說明其將文件列為機密的
理由。

22.秘書會以密封的信封,將機密文件送交各委員。
委員應小心確保該等文件得以安全保管,且不應向
任何未獲授權的人士透露文件的部分或全部內容。

以傳閱方式考慮文件的安排

23.委員會主席可命令任何須由工務小組委員會建議
的事宜,藉傳閱文件方式交由各委員研究,而委員
亦可以書面向主席示明其贊同。如過半數委員在主
席為此目的而指定的限期屆滿前已示明其贊同,同
時在限期屆滿時並無委員以書面向主席表示反對,
或要求將該事宜交由工務小組委員會開會決定,則
該事宜須當作已獲工務小組委員會贊同。

撤回議程文件的安排

24.在工務小組委員會會議席上,財政司司長或在其
缺席期間,庫務局局長或庫務局副局長可在下列情
況下撤回文件 ─
  1. 在文件提交表決前的任何時間;或

  2. 在文件提交表決之後但在主席宣佈結果前,
    獲工務小組委員會委員一致批准撤回。
修改政府當局提出的建議

25. 根據《公共財政條例》第8條,修改核准開支預
算的建議必須由財政司司長提出,而委員不能對財
政司司長的建議作出修改。工務小組委員會必須就
原本提出的建議,進行討論及表決。倘若工務小組
委員會不批准有關建議,財政司司長便須考慮是否
作出修訂,俾能提出一個可令工務小組委員會接受
的新建議。

工務小組委員會的行事方式及程序

26.除臨時立法會議事規則另有規定並獲財務委員會
通過外,工務小組委會可自行決定本身的行事方式
及程序[議事規則第72(12)條]。

工務小組委員會會議中的秩序

27.主席須就工務小組委員會會議遵照會議規程行事
負責,而主席在會議規程問題上所作決定為最終決
定[議事規則第44條]。

28.主席如發覺有委員在討論時不斷提出無關的事宜
,或冗贅煩厭地重提本身或其他議員的論點,於向
工務小組委員會提出該位委員的行為後,可指示該
委員不得繼續發言[議事規則第45(1)條]。

29.委員不得打斷其他委員的發言 ─

  1. 除非要求就規程問題發言並指出其認為應注
    意的問題,並將該問題交由主席決定;或

  2. 除非要求澄清正在發言的委員在討論中提出
    的某項事宜,而正在發言的委員願意退讓,
    且主席又同意該議員插言 [議事規則第39條]。
語文

30.委員可在工務小組委員會的會議上以粵語、普通
話或英語發言。官員或其他列席會議的人士同樣可
以粵語、普通話或英語作答。工務小組委員會的所
有文件均須以中英文製備。

會議形式

31.在會議上,委員均應就座,發言時亦無需站立。
當主席進場或離場時,委員亦無需起立。

32.委員如有意發言,應擧手示意。

押後議事程序

33.委員在小組委員會就一項建議發言時,可無須經
預告而動議一項中止某項議程文件的討論或工務小
組委員會現即休會的議案。主席須提出表決該議案。

金錢利益的披露

34.議事規則第84條將適用於工務小組委員會的會議
程序。

35.有關金錢利益的一般規則對某些情況並不適用,
例如在文件所述的工務計劃項目,委員受惠的程度
並不多於或少於其他香港居民,有關規則即不適用
。在這種情況下,委員無需申報個人利益。主席會
宣布所有委員在有關議題上有相同的金錢利益,而
秘書會把有關宣布記錄在案。委員可繼而發言及表
決。

問題

36.主席宣布會議開始後,通常首先會處理上一次會
議未完成討論的事項 ( 如有的話)。為方便沒有議程
項目文件的公眾人士瞭解有關情況,主席會就每份
文件(機密文件除外)作出簡介,並會介紹負責在會
上解答有關文件問題的人士。各委員隨後討論有關
文件。

37.委員就一項建議所提出的問題,必須與議程文件
的內容有直接關係。對於更廣泛的政策問題,委員
可向臨立會會議提出,或向有關的臨立會事務委員
會提出。主席在決定有關問題是否合乎規程時,須
在適當的情況下參照議事規則第25條有關質詢內容
的規則。

38.有關決策局及部門代表列席會議,是要解答委員
所提出的問題。倘若委員需要有關人員在會議上對
某一問題作出詳盡或非常專門的口頭答覆,則須預
先通知秘書,以便有關人員準備作答。倘若政府當
局未能在該次會議中給予圓滿或明確的答覆,有關
代表可視乎情況,隨後向工務小組委員會發出參考
文件,以書面補充有關答覆,或寫信給提出問題的
委員,並將信件副本送交其他委員。

表決

39.工務小組委員會對所有事項作出決定時,均須以
出席會議而又參與表決的委員贊成及反對的過半
數意見為依歸。主席或任何主持會議的其他委員不
得參與表決,但如在其他委員的贊成及反對數
目相等的情況下,他有權作決定性表決[議事規則
第72(7)條]。他可根據有關慣例作決定性表決,使
有關事項可繼續進行討論或維持現況。

40.主席在把議程項目提交表決前,須詢問委員是否
有進一步提問。主席將待決議題交由工務小組委員
會表決時,須先請贊成該議題的委員說「贊成」,
繼而請反對該議題的委員說「反對」。主席可根據
他所判斷贊成及反對的數目,說明他以為贊成
佔多或反對佔多。如無委員質疑主席的判斷,
主席須宣布該議題就此決定。如有委員要求進行點
名表決,以質疑主席的判斷,則主席會命令工務小
組委員會進行點名表決。鐘聲響起一分鐘後,工務
小組委員會便立即進行點名表決。在主席命令進行
點名表決時,議事規則第48及49條所載的規則,將
適用於工務小組委員會的會議程序。

41.主席聽畢委員「贊成」及「反對」的答聲後,任
何委員均不得再就該議題發言 [議事規則第47(2)條]
。但在此之前,主席可中斷表決程序,讓委員發言。

42.如有委員未有根據議事規則第84條,聲明與某事
項有直接金錢利益關係,而參與了表決,其表決仍
屬有效 (而工務小組委員會的決議亦屬有效),除非
其表決按照《臨時立法會內務守則》所訂定的程序
並根據議事規則第84(4)條的規定作廢。

惡劣天氣

43.倘在指定開會時間兩小時前懸掛八號烈風或暴風
信號,或發出黑色暴雨警告,及/或有關警告信號
仍在生效,所有會議均會取消,除非主席另有指示
,則屬例外。如在會議進行途中懸掛八號烈風或暴
風信號,主席應宣布休會。如屬黑色暴雨警告,主
席須決定是否休會或繼續擧行會議。

1「整天」一詞不包括作出預告當天,擧行有關會議當天及有關期間內的星期日及
公眾假期在內。

2除另有說明外,文中「委員」一詞是指工務小組委員會的委員。

3[議事規則第72(2)條]一詞指該條文是參考臨時立法會議事規則第72(2)條的條文。

[LEGCO1]