FCR(97-98)67

財務委員會討論文件
1997年11月28日


基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃
社會福利署
新分目「推行資訊系統策略第一階段計劃」
總目170-社會福利署
分目001薪金
總目47-資訊科技署
分目001薪金

    請委員批准-

  1. 開立為數224,741,000元的承擔額,用以在社
    會福利署推行資訊系統策略第一階段計劃下
    的社會保障電腦系統;以及

  2. 提高下述部門常額編制內所有非首長級職位
    按薪級中點薪額估計的年薪總值上限-

    1. 社會福利署:提高4,183,140元,即由
      1,424,811,840元增至1,428,994,980元;
      以及

    2. 資訊科技署:提高2,407,140元,即由
      370,341,680元增至372,748,820元。
問題

社會福利署(下稱「社署」)現有的社會保障付款系統,
既不能輔助社署達到理想的服務水平,也不能提供足夠
的管理資訊。

建議

2. 社會福利署署長建議發展一個社會保障電腦系統,所
需的非經常費用總額為 2億8,500萬元。為提供發展系統
的支援人員,我們建議提高社署和資訊科技署按薪級中
點薪額估計的年薪總值上限:社署的上限提高4,183,140
元,即由1,424,811,840元增至1,428,994,980元;資訊科技
署的上限提高2,407,140元,即由370,341,680元增至
372,748,820元。

理由

3. 目前,社署只是有限度使用資訊科技,資訊科技方面
的應用限於透過社會保障付款系統發放各種社會保障援
助金、運用財務會計系統和利用桌面電腦工作。社會保
障付款系統於1994年啟用,該系統不能提供所需的管理
資訊,協助部門人員監察各項社會保障計劃。現時,這
些社會保障計劃涉及的經常開支總額約達 120 億元。如
善用資訊科技,社署可加強對這些計劃的監察,改善提
供予受助人的服務。目前,接受社會保障援助的受助人
共有780 000人。

4.為研究社署整體而言在哪方面可使用資訊科技,以及
為優先發展新的社會保障電腦系統,我們於 1997 年7月
完成社署資訊系統策略研究和社會保障電腦系統可行性
研究。我們現建議推行社會保障電腦系統,作為社署資
訊系統策略的第一階段工作。

5. 社會保障電腦系統可行性研究的結論指出,新系統除
可提供發放社會保障援助金的功能外,也應具備以下功
能-

  1. 可以聯機輸入數據和個案的詳細資料,而檢索資
    料的功能應具備容易、快捷和方便的優點;

  2. 能夠隨時提供管理資訊,方便分析和檢討政策;

  3. 使我們能夠以最短的籌劃時間,做最少的籌備工
    作,便能按照社會保障計劃政策、管理和運作上
    的更改行事;以及

  4. 可以聯通社署其他新的電腦化資訊系統。
改善服務

6.新的社會保障電腦系統具備上文第5段所述功能,使各
社會保障辦事處可在同一時間服務更多受助人。屆時,
全部33個社會保障辦事處會以通訊網絡連繫,網絡串連
約1 262個工作站。此外,先進的聯機功能有助收集和處
理資料,因而可減低受助人須再次前往社會保障辦事處
辦理申請的可能性。現於下文概述預期服務會改善的地
方-

  1. 縮短受助人輪候服務時間

    向受助人提供服務的櫃台人員,可以利用聯機功
    能提取資料,同時通知負責有關個案的人員,因
    而縮短每次查詢的時間。因此,我們預期90%的
    受助人可於五分鐘內獲服務單位人員接待和提供
    服務,現時的服務承諾是受助人在十分鐘內獲得
    接待和提供服務。

  2. 減少受助人往返的次數

    社會保障電腦系統會收納更多數據,有助確定每
    宗個案受助人的受助資格、受助款額和款項發放
    期。系統推行後,估計 90%具備所有證明文件的
    簡單申請 (例如高齡津貼),其調查、評核和批准
    手續將可在同一天內完成。

  3. 更快速處理款項的發放

    社會保障電腦系統推行後,可利用聯機功能評核
    和批准交通意外傷亡援助和暴力及執法傷亡賠償
    計劃的申請個案,以及處理款項的發放。我們預
    期把交通意外傷亡援助和暴力及執法傷亡賠償計
    劃個案的款項發放輪候時間,由七個工作天減至
    四個工作天。

  4. 更快速處理辦事處以外的個案

    社會保障電腦系統亦對社署各分處、醫院和機構
    用以處理申請的手提電腦和打印機,提供支援。
    外勤人員無須返回總辦事處查核電腦紀錄和參考
    以往的紙張形式的個案紀錄。我們預期把處理這
    些辦事處以外的個案所需的時間,由現時約一週
    縮減至約三天。這項支援功能容許外勤人員在辦
    事處以外地方工作時,仍可由主機提取資料,因
    此能提高外勤人員的工作效率。

  5. 運作環境

    當社會保障電腦系統推行時,我們會把所有紙張
    形式的個案紀錄移往中央個案紀錄儲存庫,因而
    騰空存放空間,供直接為市民服務的辦事處使用
    。在推行社會保障電腦系統和開設中央個案紀錄
    儲存庫後,估計各社會保障辦事處可以騰空大約
    1 800平方米的辦公地方,用以改善辦公室環境,
    使社署人員和受助人得以受惠。

改善管理資訊

7. 由於現行的社會保障付款系統只能對社會保障援助受
助人的概況提供有限資料,因此,我們要每年對社會保
障援助受助人進行抽樣調查,以獲取領取社會保障金人
士的最基本資料和數據。由於完成有關的統計數據調查
和分析需要很長時間,因此所得的資料並非最新和最準
確。我們需要更準確和詳盡的管理資訊,以確保能夠有
效地監察社會保障計劃的運作和協助政策檢討。

8.在提供管理資訊方面預期可達致多項改善,情況概述
如下-

  1. 社會保障付款系統可以定期提交報告,詳述按個
    案性質而劃分(例如高齡、弱能的個案)、按受助
    人組別劃分(例如單身、家庭、失業個案)以及按
    家庭人數劃分的個案的整體和平均認可需要、資
    源和援助金額等資料;

  2. 取得現時少量的統計數據或管理資訊的時間,將
    可由現時的10至14天縮短至平均兩天或少於兩天。

  3. 社會保障電腦系統具備決策支援能力的重要功能
    。系統提供資料,顯示各項假設和會出現的情況
    的可能結果,協助使用者分析不同的處境,使政
    府當局在管理社會保障計劃和制訂這方面的政策
    時,能夠採取更加積極進取和靈活應變的措施,
    以配合社會經濟轉變。
節省的費用

9. 主要的節省額會來自預計須予削減的負責管理社會保
障計劃的員工。社會保障電腦系統可提供新的功能,有
助重整工作程序,以達致下述效益-

  1. 所有現有紙張形式的個案紀錄會存放於中央個案
    紀錄儲存庫。新的個案紀錄只會保存申請表和醫
    療評估表等佐證文件。預計助理文書主任和文書
    助理的工作量可分別縮減25%和55%;

  2. 所有表格、信件、通知書等會以電子資料形式儲
    存在社會保障電腦系統內。在處理個案時,系統
    可透過聯機功能發出此等文件。預期在推行社會
    保障電腦系統後,社會保障辦事處將不再需要打
    字員職位;以及

  3. 社會保障電腦系統可收納額外的資料,以確定受
    助人的受助資格和計算部分簡單的綜合社會保障
    援助個案的援助額。覆核這些申請的工作因而可
    由較低職級的人員負責。
10. 估計由2001-02年度起,我們可從社署和資訊科技署
現行編制刪除100個職位,每年的可變現節省額達3,535
萬元。此外,由於差不多大部分文件,例如表格、報
告、通告和指南等均可以電子資料形式儲存,因而印
刷和影印工作也會大幅削減。員工和有關開支方面每
年的可變現節省總額可達3,850萬元。

成本效益分析

11.我們曾對社會保障電腦系統進行一般成本效益分析
,這項分析適用於大規模的電腦計劃。有關分析載於
附件1。在這項分析中,我們只交待以可變現 ( 例如將
予刪除的職位 ) 或不可變現(即如分設於各工作單位而
不可刪除的職位和停用社會保障付款系統後資訊科技
署電腦服務中心騰出的電腦容量)節省額形式表達的實
際效益。我們不曾嘗試以金額具體說明在使用社會保
障電腦系統後因可密切監察社會保障計劃的運作而可
能獲得的效益。此外,這套系統亦可改善服務,帶來
重大的無形效益。因此,雖然成本效益分析顯示這套
系統在一段長時間後仍不能收支平衡,或根本不會收
支平衡,但我們仍認為有足夠的理據發展這套電腦系
統。

財政影響

12.推行社會保障電腦系統,估計所需費用和現金流量
如下-

1997-98
百萬元
1998-99
百萬元
1999-2000
百萬元
2000-2001
百萬元
總計
百萬元
發展和推行系統所需的非經常開支
(a)電腦硬件-13.5810.66528.40242.648
(b)電腦軟件-3.9750.16220.21624.353
(c)場地整理-0.4553.44914.83918.743
(d)發展服務-25.74825.74818.69770.193
(e)訓練-0.3222.54215.62518.489
(f)數據遷移-0.0005.94322.32028.263
(g)消耗品及雜項-0.2560.1781.1871.621
(h)應急費用-4.4343.86912.12820.431
小計-48.77142.556133.414224.741


非經常員工開支

1997-98
百萬元
1998-99
百萬元
1999-2000
百萬元
2000-2001
百萬元
總計
百萬元
(i)員工開支
(i)社會福利署3.6078.06116.75910.10238.529
(ii)資訊科技署1.5207.6507.7904.63021.590
_________________________
小計 5.12715.71124.54914.73260.119
_________________________
總計 5.12764.48267.105148.146284.860
_________________________


13.關於上文第12段(a)項,42,648,000元的開支,是用以
購置1 262個工作站、伺服器、外圍設備,以及數據通訊
和有關設備。

14.關於上文第12段(b)項,24,353,000元的開支,是用以
購置系統軟件,包括操作系統、數據庫使用許可證和個
人電腦軟件。

15.關於上文第12段(c)項,18,743,000元的開支,是用以
安裝管道和電源插座,以及敷設導線。這些工程會在33
間社會保障辦事處、社署其他18個辦事處包括社署總辦
事處和服務單位(例如社會保障電腦支援中心、社會保障
付款組、中央個案紀錄儲存庫、暴力及執法傷亡賠償組
和交通意外傷亡援助組 ) 和資訊科技署的兩個辦事處(電
腦服務中心及運作復原中心)進行。

16.關於上文第12段(d)項,70,193,000元的開支,是用以
僱用承辦商為系統發展和推行提供服務。

17.關於上文第12段(e)項,18,489,000元的開支,是用以
訓練社署和資訊科技署人員使用個人電腦和社會保障電
腦系統的應用系統。估計最初數年要訓練1 324名人員。

18.關於上文第12段(f)項,28,263,000元的開支,是用以
支付數據遷移/轉換服務,包括把紙張形式的個案紀錄
運往中央個案紀錄儲存庫、把受助人和個案的額外資料
輸入社會保障電腦系統,以及研製電腦程式把社會保障
付款系統現有的資料轉換至新的社會保障電腦系統等費
用。這是一項相當勞工密集的過程。由於轉換資料的工
作涉及個人資料,我們可能會採用內部人手超時工作的
方式完成這項工作。

19.關於上文第12段(g)項,1,621,000元的開支,是用以在
社會保障電腦系統聯機操作前,購置所需消耗品和雜項
用品。

20.關於上文第12段(h)項,20,431,000元的開支是應急費
用,佔第12段(a)至(g)項所載各項費用的10%。

21.關於第12段(i)(i)項,38,529,000元的開支,是用以支付
設立一個社署計劃小組所需的員工開支。在發展和推行
這套系統的三年期間,該小組所需的人力資源為社會保
障主任/助理員職系員工 684 個人工作月,以及文書和
操作員工 204 個人工作月。小組的主要職責是管理整項
計劃、統籌訓練、就社會保障電腦系統的功能和社會保
障付款系統內的數據遷移/轉換至社會保障電腦系統而
設的程式,進行用戶驗收測試,以及設立中央個案紀錄
儲存庫。在1997-98年度,社署需增設九個職位,按薪級
中點薪額估計的年薪總值會增加4,183,140元,詳情載於
附件2附件3

22.關於第12段(i)(ii)項,21,590,000元的開支,是用以支
付成立一個資訊科技署發展小組所需的員工開支。在
發展和推行這套系統的三年期間,該小組所需的人力
資源為 261 個人工作月。小組的主要職責是監督由承
辦商提供的發展和遷移服務,以及提供行政和技術支
援服務,包括系統管理、網絡和操作支援、硬件和軟
件採購、場地整理和系統護理。為監督這項計劃,資
訊科技署需要一名總系統經理以兼任形式提供意見。
在1997-98年度,資訊科技署需增設四個非首長級職位
,按薪級中點薪額估計的年薪總值會增加 2,407,140 元
,詳情載於附件4附件5

經常開支

23. 我們估計每年的經常開支如下-

社會保障電腦
系統於2000年
10月正式操作
後在2000-01年
度的首年開支
(百萬元)
由2005-06年度
開始的全年開

(百萬元)
(a)硬件維修3.2529.990
(b)軟件使用許可證
和維修
0.5285.128
(c)社會保障電腦系統
的應用系統的維修服
7.43814.877
(d)其他雜項1.1871.793
____________
小計12.40531.788
____________
(e)員工開支
(i)社會福利署8.47416.948
(ii)資訊科技署4.8949.788
____________
小計13.36826.736
____________
總計25.77358.524
____________


24.關於第23段(a)和(b)項,所需的每年開支是用以維修硬
件、系統軟件和通訊網絡設備。有關開支包括租用通訊
線路和支付社會保障電腦系統軟件使用許可證的費用。
根據現有的電腦大宗購買合約條款,在購買電腦的首四
年內,部分設備的維修服務費用可享有特殊的折扣優惠
。因此,全年的經常維修費用,會由 2002-03 年度的約
960萬元大幅增加至2005-06年度的1,510萬元,詳情載於
附件1的成本效益分析。

25.關於第23段(c)項,所需的每年開支是用以僱用持續的
應用系統維修和支援服務。

26.關於第23段(d)項,所需的每年開支是用以購置社會保
障電腦系統正式操作後所需的消耗品,包括打印機的色
粉盒、備份數據的盒式磁帶、光碟和紙張。

27.關於第23段(e)(i)項,所需的每年開支是用以支付社署
38個職位的員工費用。這批員工會負責管理社會保障電
腦系統,並提供用戶求助台服務和用戶訓練。我們會刪
除十個現時處理社會保障付款系統的職位,以抵銷這項
開支,詳情載於附件6

28.關於第23段(e)(ii)項,所需的每年開支是用以支付資訊
科技署16個職位的員工開支。這批員工會負責監督承辦
商進行應用系統維修服務,以及提供系統管理、求助台
服務、廿四小時操作和技術支援服務。我們會刪除五個
現時處理社會保障付款系統的職位,以抵銷這項開支,
詳情載於附件7

推行計劃

29.我們建議按照下列時間表推行社會保障電腦系統-

工作預計完成日期
為推行社會保障電腦系統招標1998年8月底
發展和推行社會保障電腦系統2000年9月底
數據遷移和社會保障電腦系統正式操作 2000年10月初
以人手為社會保障電腦系統進行聯機數
據轉換
2001年3月底

背景資料

30.為解決第3段所述的問題,社署在資訊科技署和顧問
協助下,已進行下述工作-

  1. 為部門進行一項資訊系統策略研究,以配合下述
    兩大目標-

    1. 因應部門的事務和運作策略,評估長遠的資
      訊科技發展潛力和鑑定目前的資訊科技需求
      量;以及

    2. 建議策略性的部門資訊科技計劃;


  2. 同時進行一項可行性研究,探討新社會保障電腦系
    統的發展。這項可行性研究旨在按照社署的政策和
    運作目標,以及可用的技術和資源上的限制,儘快
    建議一套電腦系統,以取代目前使用的社會保障付
    款系統。新的電腦系統必須足以應付當局在運作和
    管理方面的資訊需要,包括政策檢討、分析、預測
    、運作和財務管制,以及發放款項。
31.資訊系統策略研究的工作於1997年7月完成。顧問在
總結時,指出有七個應用系統(包括社會保障電腦系統)
可作進一步發展。這七個可進一步發展的應用系統為-

  1. 社會保障電腦系統 - 這系統有助審理社會保障個
    案及自動處理主要的工作,從而改進為受助人提
    供的服務;

  2. 客戶資訊系統 - 這個中央客戶資料庫,可助社署
    的前線人員互通客戶的資料、監察個案的進展,以
    及籌劃服務;

  3. 基本科技系統 - 這個系統設有網絡和工作站設施
    ,讓個別人士和團體可使用電子科技交換主要文件
    ,從而促進溝通,以及有助取得其他應用系統的資
    料;

  4. 服務單位資訊系統 - 這個中央資料庫備有詳細資
    料,記錄社署和非政府機構轄下各服務單位提供的
    服務和人員編制,使能更妥善地協調、監察和籌劃
    服務;

  5. 人力資源管理系統 - 這個中央資料庫載有社署人
    員的資料,以助管理和培訓人員;

  6. 服務計劃規劃系統 - 這個系統載有所有現行和新
    訂計劃的最新準確資料,有助監察計劃、執行管
    制和籌劃服務;以及

  7. 管理資訊系統 - 這個系統可提取上述各個應用系
    統的資料,並編寫報告,從而更利便管方取得更
    準確的資料,有助管理和政策規劃工作。
32.我們把社會保障電腦系統定為優先處理項目,並建
議發展和推行該系統為社會福利署資訊系統策略的第
一階段計劃。接着我們會就客戶資訊系統和基本科技
系統進行可行性研究。視乎可行性研究的結果和業務
個案,我們打算進行第二階段的工作,即推行上述兩
個系統。隨後,我們會分階段就其餘應用系統進行研
究。

衞生福利局
1997年11月




FCR(97-98)67附件2

社會福利署
編制上限的建議增幅


社會福利署 1997-98 年度常額編制內所有非首長級職位
按薪級中點薪額估計的年薪總值上限將提高4,183,140元
,即由1,424,811,840元增至1,428,994,980元,以便開設下
列非首長級職位,為推行這個系統提供發展支援-

職級(a)
職位數目
(b)
每個職位
按薪級中點薪額
估計的年薪總值
(a)x(b)
按薪級中點薪額
估計的年薪總值
總社會保障主任1869,220869,220
高級社會保障主任2637,2001,274,400
一級社會保障主任2450,360900,720
二級社會保障主任4284,7001,138,800
____________
總計94,183,140
____________


FCR(97-98)67附件3

社會福利署
建議的非經常員工開支


建議的社會福利署非經常員工開支為3,852萬9,000元,用
以成立一個計劃推行小組,發展和推行這個系統-

職級(a)
人工作月數
(b)
每月員工開支元
(a)x(b)
員工開支總額元
總社會保障主任36118,1184,252,248
高級社會保障主任7283,6046,019,488
一級社會保障主任9663,7216,117,216
二級社會保障主任24047,08511,300,400
高級社會保障助理員13237,9915,014,812
社會保障助理員10823,2062,506,248
助理文書主任1225,400304,800
文書助理12016,5621,987,440
辦公室助理員6013,763825,780
汽車司機12
_______
16,735200,820
_______
總計888
_______
38,529,252
_________


FCR(97-98)67附件4

資訊科技署
編制上限的建議增幅


資訊科技署1997-98年度常額編制內所有非首長級職位按
薪級中點薪額估計的年薪總值上限將提高 2,407,140 元,
即由370,341,680元增至372,748,820元,以便開設下列非首
長級職位,為推行這個系統提供發展支援-

職級(a)
職位數目
(b)
每個職位按薪
級中點薪額估
計的年薪總值
(a)x(b)
按薪級中點薪
額估計的年薪
總值元
高級系統經理1869,220869,220
系統經理1637,200 637,200
一級系統分析
/程序編製主任
2450,360900,720
____________
總計42,407,140
____________


FCR(97-98)67附件5

資訊科技署
建議的非經常員工開支


建議所需的非經常員工開支為 2,158萬6,000元,用以成立
一個資訊科技署發展小組。該小組共需261個人工作月的
人手資源,以三年時間進行發展和推行工作。分項數字
如下-

職級(a)
人工作月數
(b)
每月員工開支元
(a)x(b)
員工開支總額元
總系統經理18171,9513,095,118
高級系統經理47136,0406,393,880
系統經理5986,7505,118,250
一級系統分析/
程序編製主任
11055,6576,122,270
一級電腦操作員2731,722856,494
總計26121,586,012


FCR(97-98)67附件6

社會福利署
建議每年經常員工開支


a.支援社會保障電腦系統的常設職位

建議的社會福利署每年經常員工開支為1,694萬8,000元,
用以設立下列38個職位,執行有關系統處理和管理、更
改要求、用戶求助台服務、用戶訓練和操作中央個案紀
錄儲存庫的工作-

職級(a)
職位數目
(b)
每年員工開支元
(a)x(b)
員工開支總額元
總社會保障主任11,417,4161,417,416
高級社會保障主任 21,003,2482,006,496
一級社會保障主任 4764,6523,058,608
二級社會保障主任 7565,0203,955,140
高級社會保障助理員7455,8923,191,244
助理文書主任1304,800304,800
文書助理10198,7441,987,440
辦公室助理員5165,156825,780
汽車司機1200,820200,820
__________
總計3816,947,744
__________


(b)由於終止使用社會保障付款系統而須刪除的職位-

職級(a)
職位數目
(b)
每年員工開支元
(a)x(b)
員工開支總額元
高級社會保障主任 11,003,2481,003,248
一級社會保障主任 1764,652764,652
二級社會保障主任 3565,0201,695,060
高級社會保障助理員5455,8922,279,460
____________
總計105,742,420
____________


FCR(97-98)67附件7

資訊科技署
建議的每年經常員工開支


(a) 支援社會保障電腦系統的常設人手資源

建議的資訊科技署每年經常員工開支為978萬8,000元,用
以設立16個職位,執行有關監察應用系統維修、系統管
理、求助台服務和技術支援服務的工作-

職級 (a)
職位數目
(b)
每年員工開支元
(a)x(b)
員工開支總額元
高級系統經理11,632,4801,632,480
系統經理11,041,0001,041,000
一級系統分析/
程序編製主任
5667,8843,339,420
高級電腦操作員2555,1921,110,384
一級電腦操作員7380,6642,664,648
____________
總計169,787,932
____________


(b)由於終止使用社會保障付款系統而須刪除的職位-

職級(a)
職位數目
(b)
每年員工開支元
(a)x(b)
員工開支總額元
系統經理11,041,0001,041,000
一級系統分析/
程序編製主任
2667,8841,335,768
二級系統分析/
程序編製主任
2388,080776,160
____________
總計53,152,928
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