財務委員會
人事編制小組委員會討論文件
1998年12月9日

總目21-行政長官辦公室
總目74-政府新聞處
分目001薪金
    請各委員向財務委員會建議-

  1. 在總目21「行政長官辦公室」項下開設下述新職級和常額職位-

      1個新聞統籌專員職位
      (首長級薪級第8點)(181,050元)


    並刪除下述在總目74「政府新聞處」項下的常額職位,以作抵銷-

      1個首長級乙級政務官職位
      (首長級薪級第3點)(127,900元至135,550元)

  2. 把現有行政長官副新聞秘書職位(職級為政府新聞處助理處長)
    (首長級薪級第2點)改稱為副新聞統籌專員(傳媒聯絡)。
問題

香港特別行政區政府(下稱「特區政府」)有需要加強與傳播媒介、公眾,以及言論
有影響力的人士的溝通,藉以增加政府的透明度和開放度。

建議

2. 我們建議-

  1. 在行政長官辦公室開設一個新聞統籌專員的新職級和常額職位(首長級薪
    級第8點),出任人員負責統籌政府的新聞資訊和公共關係策略,擔任行政
    長官辦公室的發言人,收集公眾意見,以及與言論有影響力的人士聯絡;
    並刪除政府新聞處編制內的行政長官新聞秘書職位(職級為首長級乙級政
    務官)(首長級薪級第3點),以作抵銷;以及

  2. 把現有行政長官副新聞秘書職位(職級為政府新聞處助理處長)(首長級
    薪級第2點)改稱為副新聞統籌專員(傳媒聯絡)。
理由

3.1998年10月13日,政府宣布計劃在行政長官辦公室開設一個新聞統籌專員職位
,以加強政府與傳播媒介和公眾的溝通,統籌政府的新聞資訊和公共關係策略,
以及增加政府的透明度和開放度。

4.自1997年7月1日香港特別行政區成立以來,政府採納了一系列的政策方針,以
推動香港在廣泛政策範疇上的持續發展。在香港政權移交之前,傳播媒介與公眾
的注意力大集中於與香港過渡有關的問題上。現時,公眾已轉為關注經濟、社
會、民生、法律和其他事宜,範圍非常廣泛。政府總結了過去一年半的經驗,認
為有必要從策略層面上,加強和協調政府與傳播媒介和公眾的溝通。

整體策略與積極進取的態度

5. 我們建議從三方面採取積極進取的態度,開展工作。

  1. 第一方面,政府須就各重大政策及事宜的新聞發放和公關策略,予以中央
    統籌,並預先就有關問題制定一套整全的政府立場,統一回應口徑,以供
    發表。

  2. 第二方面,我們將設立一個發言人制度,透過一個中央發言機制,向外傳
    達政府的信息,定期舉行新聞發布會,以及就公眾近期關注的重要事宜,
    適時作出回應。

  3. 第三方面,除了傳達政府的信息外,我們亦當加強與傳播媒介、政黨、立
    法會議員,以及言論具影響力的各界人士的聯絡。政府須用心聆聽公眾意
    見,並在制定政策的過程中予以考慮,這將有助當局制定更切合民情的方
    針政策。
新聞統籌專員和具體任務

6.各局局長會繼續就其職責範圍的決策事宜向立法會簡介其建議和聯絡傳媒。為
配合各決策局的工作和推行香港特區政府的整體新聞資訊和公共關係策略,我們
建議在行政長官辦公室設立新聞統籌專員一職。具體來說,新聞統籌專員將負責
統籌以下任務。

  1. 制定新聞資訊和公共關係策略
  2. 自1997年7月1日以來所發表的兩份《施政報告》已為香港勾劃了一套全面
    的政策和發展藍圖。當我們推展各政策範疇的建議,並草擬相關法例之際
    ,我們自當仔細考慮向傳媒和市民大眾推廣有關建議的策略。新聞資訊和
    公關策略,將會與相關的政策方案一併考慮,同步進行。新聞統籌專員將
    負責統籌政府的整體公眾形象,並與有關決策局一同制定向公眾發表重大
    政策方案和重要事項的策略。新聞統籌專員將列席行政會議,並按需要,
    就有關問題提供新聞資訊和公共關係方面的意見。

  3. 掌握社會脈搏和監察民意趨勢
    1. 新聞統籌專員會與政黨、立法會議員、編輯、新聞從業員、專業人
      士、學術界和其他言論有影響力的人士聯絡,收集他們對政府整體
      表現和公眾關注事宜的意見。作為各界的代表,這些人士的意見將
      具關鍵性的參考價值,有助於當局取決最切合香港特區利益的發展
      路向。

    2. 新聞統籌專員將與有關決策局和部門一起監察重要民意調查的結果
      ,並予以分析,向有關決策局反映重要的調查結果,以便有關決策
      局在制定政策的過程中,予以考慮。

  4. 傳達信息
  5. 背景資料簡報會

    1. 為加深傳播媒介對政府整體立場的了解,新聞統籌專員會定期為傳播媒
      介舉行背景資料簡報會。就特別複雜的事宜,新聞統籌專員可能在有關
      問題的研究階段,並尚未定出具體方案時,率先向傳媒舉行簡報會,以
      闡明問題的範疇和關鍵所在。這些簡報會有助政府知悉公眾的回應,同
      時亦可為日後推出的政策打好基礎,有助公眾更全面理解其方針。

    重要公布與發言人新聞發布會

    1. 行政長官、政務司司長、財政司司長與律政司司長會繼續代表政府,發
      表重要聲明。各局局長會繼續就與本局有關的工作,發表政策聲明。

    2. 為配合上述工作,新聞統籌專員會以行政長官辦公室發言人的身分,定
      期舉行新聞發布會。發言人會透過新聞發布會,就公眾所關注的事宜,
      發表政府的立場,澄清個別事項,以及就傳播媒介特別關注的問題作出
      回應。初時,發言人新聞發布會將每星期舉行一次,並按需要,多作安
      排。隨後會總結經驗,檢討舉行新聞發布會的頻密度。

    3. 政府新聞處處長將擔任副發言人的角色。當新聞統籌專員未能執行這職
      務時,便由新聞處處長代行。

  6. 處理突發事件

    在處理重大突發事件的過程中,新聞統籌專員會聯同有關決策局、部門和政
    府新聞處,統籌新聞資訊和公共關係的策略,以便適時與傳播媒介和公眾溝
    通,並確保有關官員採取一致的立場。

行政長官的公職活動

7.行政長官會繼續經常參與公職活動,包括發表演說、前往海外訪問、巡視社區、
與本地及海外編輯和記者會面,以及不時出席記者會。新聞統籌專員會為行政長官
籌劃這些公職活動和作出有關安排。

新聞統籌專員的角色和職責分配

8.1998年2月,負責新聞和公關工作的不同組別合併,統歸政府新聞處管轄。這次
重組使政府在結構和運作上得以改善有關工作。例如,決策局和有關部門的新聞
發布工作,現經由政府總部新聞組統一籌劃。上文提述的建議反映特區政府希望
在策略層面上,進一步提升和加強新聞資訊和公關方面的工作。我們的設想是透
過新聞統籌專員,組成一個新聞資訊政策核心,以配合各決策局和政府新聞處的
工作。新聞統籌專員和政府新聞處處長將分別擔任政府發言人和副發言人的角色
。故此,新聞統籌專員辦公室和政府新聞處將連結其運作,發揮整體效力。新聞
統籌專員會向政府提供策略性意見,政府新聞處則負責新聞資訊和公關事務的執
行和安排。兩者的職責分配如下-

新聞統籌專員

  • 負責新聞資訊和公共關係的策略,就特區政府的政策提供有關意見,
    審訂提交行政會議文件內有關公共關係的部分

  • 就重要事項與決策局一同舉行背景資料簡報會

  • 以行政長官辦公室發言人的身分,定期舉行新聞發布會

  • 就重要突發事件的處理,負責新聞資訊和公共關係的策略,並與政府
    新聞處配合

  • 聯絡傳播媒介、政黨、立法會議員和言論有影響力的人士,以收集公
    眾意見

  • 與有關決策局和部門一同監察及分析就公眾事項所進行的民意調查

  • 籌劃和安排行政長官的公職活動
政府新聞處
  • 新聞處處長擔任副發言人

  • 實施政府在新聞資訊和公共關係方面的策略

  • 為特區政府發布消息,以及管理政府新聞室

  • 管理和監督政府總部新聞組

  • 管理大眾傳播資料研究設施和政府新聞處圖書館

  • 聯絡新聞機構和記者組織

  • 安排海外訪客的訪問活動:傳媒工作人員、內地和其他地區的訪客

  • 策劃大型宣傳計劃和其他推廣工作

  • 負責政府刊物和宣傳資料的出版事宜,以及具創意的設計工作

  • 支援各香港經濟貿易辦事處的公共關係推廣活動

  • 與香港貿易發展局、香港旅遊協會和其他有關機構聯絡,合辦推廣活動

  • 管理新聞主任職系
9.顯示新聞統籌專員和政府新聞處的工作關係的組織架構圖載於附件1。新聞統籌
專員的建議職責說明載於附件2。新聞處處長現行和修訂的職責說明,分別載於
件3
附件4

新聞統籌專員的職級與輔助人員

10.上文第 5至8段概述新聞統籌專員的角色和職責範圍。他在聯絡傳播媒介、政黨
和各界領袖方面將擔當重要角色。他並須擔任行政長官辦公室發言人,就政府在新
聞資訊和公關方面的策略,向決策局提供意見和統籌政府整體的公眾形象。考慮到
新聞統籌專員上述種種職能,我們建議把這個職位的職級定於首長級薪級第8點。

11.新聞統籌專員的職位設立後,行政長官新聞秘書一職(首長級乙級政務官)(首
長級薪級第3點)便無需保留,因此我們建議刪除該職位。

12.現時的行政長官副新聞秘書一職(政府新聞處助理處長)(首長級薪級第2點)
將改稱為副新聞統籌專員(傳媒聯絡)。這個職位的現行和修訂職責說明載於附件
5
附件6

13.為向新聞統籌專員提供適當支援,我們建議開設一個助理新聞統籌專員(公共
關係)的常額職位(職級為高級政務主任/總新聞主任)(總薪級第45至49點)。出
任人員會協助新聞統籌專員制定政府整體的新聞資訊和公關策略,聯絡言論有影
響力的人士,為行政長官勾劃發言重點和統籌有關擬備行政長官在重要場合發表
演說的文稿。該職位的建議職責說明載於附件7。該職位將於1999-2000年度透過
部門編制委員會的審理程序開設。我們將利用政府新聞處所節省的款項支付開設
該職位所涉及的額外開支。行政長官辦公室的現行和修訂組織圖載於附件8
件9

對財政的影響

14. 按薪級中點估計,實施上述建議所需增加的年薪開支如下:

職位數目
減去新設常額職位2,172,6001
刪除常額職位1,580,4001
額外開支592,2000

15. 實施上述建議所需的每年平均員工開支總額(包括薪金和員工間接費用)為
1,049,724元。

16.此外,實施這項建議亦需開設一個在上文第13段提及的高級政務主任/總新聞主
任職位和一個私人助理職位(總薪級第28至33點),為新聞統籌專員提供所需的秘書
服務。開設上述高級政務主任/總新聞主任將以刪除政府新聞處內一個總新聞主任
職位來抵銷。私人助理職位的按薪級中點估計額外年薪開支和每年平均員工開支
總額,分別為508,860元和825,384元。

17.我們並沒有在 1998-99年度的預算內預留款項,以支付這項建議的開支,估計
在本財政年度的餘下數月所需的款項為226,000元。如建議獲委員批准,我們會運
用獲轉授的權力,提供所需的追加撥款。我們將在1999-2000年度的預算草案預留
額外的撥款。

背景資料

18.1989年,當時的布政司辦公室開設資訊統籌署長一職(職級為首長級乙一級政
務官)(首長級薪級第4點)。當時提交人事編制小組委員會的職責說明載於附件
10
。1992年,資訊統籌署長一職重行調配至當時的總督府。其後,該職位於1998
年刪除,由行政長官新聞秘書一職取代。在政權移交前的數年內,擔任資訊統籌
署長一職的人員主要就涉及過渡期的有關問題,統籌政府的立場,並且擬備回應
口徑。雖然當年的資訊統籌署長不時代表政府發表聲明,但並非經常以政府發言
人的身分舉行新聞發布會,一如現時建議新聞統籌專員將會擔當的角色。資訊統
籌署長亦經常與傳媒界人士聯絡,但並無擔當聯絡政黨和其他言論有影響力人士
的工作,以收集公眾意見。

公務員事務局的意見

19.公務員事務局同意有需要開設新聞統籌專員的職位,以加強特區政府與傳播媒
介、公眾和言論有影響力人士的溝通,從而進一步增加政府的透明度和開放度。
考慮到新設職位的職責涉及廣泛層面,公務員事務局認為把職級定於首長級薪級
第8點是恰當的。新聞統籌專員一職開設後,行政長官新聞秘書的職位便無需保留
,應予刪除。

首長級薪俸及服務條件常務委員會的意見

20.首長級薪俸及服務條件常務委員會表示,如開設上述職位,建議的職級是恰當
的。

--------

EC(98-99)15附件1

EC(98-99)15附件2

行政長官辦公室新聞統籌專員
建議職責說明

職級:首長級薪級第8點

直屬上司:行政長官

新聞統籌專員負責下列工作:

新聞資訊和公共關係的策略

  1. 制定新聞資訊和公共關係的策略,以處理關於公布重要事項和政策的事宜;

  2. 就這些重要事項,與有關決策局預先制定一套整全的政府立場和統一的回
    應口徑;

  3. 與有關決策局和部門協調,以確保各政府官員就個別問題發表的政府
    立場是一致的;

  4. 列席行政會議的會議,就有關問題提供新聞資訊和公共關係方面的意
    見;
擔任行政長官辦公室發言人和與傳媒聯絡
  1. 定期舉行新聞發布會,以行政長官辦公室發言人的身分,就公眾所關注
    的事宜,發表政府的立場,澄清個別事項,以及就傳播媒介特別關注的
    問題作出回應;

  2. 為傳媒機構舉行背景資料簡報會,就政府考慮中的事項解釋背景,以
    及陳述實施有關政策的依據;

  3. 就重大的突發事件,統籌新聞資訊和公共關係的策略;
與言論有影響力人士聯絡
  1. 與傳播媒介、政黨、立法會議員,以及言論有影響力並對公共事務政策
    有貢獻的人士加強溝通和聯繫;

  2. 就重要政策事項制定政府在新聞資訊和公共關係方面的策略時,考慮這
    些人士的觀點;
行政長官的公職活動
  1. 策劃和安排行政長官恆常參與的公職活動,包括發表演說、前往海外訪
    問、巡視社區、與編輯和記者會面,以及出席記者會;

  2. 為行政長官擬備在公開場合發表的講話內容;以及
掌握公眾意見
    (l) 與有關決策局和部門協調,分析民意調查結果,評估在傳媒報告內所
    反映的公眾意見,向有關部門反映研究重點,以便有關部門制定政策時
    予以考慮。

EC(98-99)15附件3

政府新聞處處長
現行職責說明
(1998年2月採納)

政府新聞處處長負責下列工作-
  1. 制定、監察和檢討政府在新聞資訊和公共關係方面的政策和策略;

  2. 策劃和統籌政府的海外新聞資訊和公共關係方面的工作和活動;

  3. 密切留意各局/部門在新聞資訊和公關支援方面的需要,並提供所需的服務;

  4. 向公眾傳達有關政府政策、決定、事務和服務的資訊;

  5. 讓政府洞悉民意;

  6. 就市民關注的重要事宜,給市民灌輸正確的概念,並提高他們的公民責任意識;

  7. 負責政府的出版和宣傳工作;以及

  8. 管理政府新聞處的整體運作,並擔任新聞主任職系的首長。

EC(98-99)15附件4

政府新聞處處長
修訂職責說明

政府新聞處處長負責下列工作-
  1. 擔任行政長官辦公室的副發言人;

  2. 推行、監察和檢討政府在新聞資訊和公共關係方面的政策和策略;

  3. 策劃和統籌政府的海外新聞資訊和公共關係方面的工作和活動;

  4. 密切留意各局/部門在新聞資訊和公關支援方面的需要,並提供所需的服務;

  5. 向公眾傳達有關政府政策、決定、事務和服務的資訊;

  6. 讓政府洞悉民意;

  7. 就市民關注的重要事宜,給市民灌輸正確的概念,並提高他們的公民責任意識;

  8. 負責政府的出版和宣傳工作;以及

  9. 管理政府新聞處的整體運作,並擔任新聞主任職系的首長。

EC(98-99)15附件5

行政長官副新聞秘書
(政府新聞處助理處長)
現行職責說明
(1997年9月採納)

就下述職務和職責,向行政長官新聞秘書負責,並予以協助-
  1. 代表行政長官和政府,與本地和國際傳播媒介聯絡,包括在辦公時間和非
    辦公時間內,就傳播媒介有關香港特別行政區政府的提問和資料查詢,作
    出回應,並擬備或批核由行政長官辦公室發表的聲明;

  2. 為行政長官制訂和統籌一套整體的公關策略,並為香港特別行政區政府統
    籌宣傳活動,就香港特別行政區政府的一般政策事宜,諮詢行政長官及/
    或向他提供意見;

  3. 與政府新聞處和政府總部各決策局聯絡,以期確定並取得本地和國際傳播
    媒介關注的事宜的資料;擬備回應口徑及安排恰當的宣傳活動和公關活動
    ,並就這兩項工作提供意見;以及

  4. 督導新聞組內首席新聞主任和輔助人員的工作。
EC(98-99)15附件6

副新聞統籌專員(傳媒聯絡)
建議職責說明

職級:政府新聞處助理處長
直屬上司:行政長官辦公室新聞統籌專員

副新聞統籌專員(傳媒聯絡)負責下列工作-

  1. 為行政長官安排和統籌公職活動,包括社區活動、與傳播媒介有關的活
    動、接受訪問、背景資料簡報會和記者會,以及就涉及公共關係的事宜
    提供意見;

  2. 協助新聞統籌專員安排發言人新聞發布會和為傳播媒介舉行的背景資料
    簡報會;

  3. 與政府新聞處和政府總部各決策局聯絡,以期就傳播媒介關注的事宜,
    包括突發事件,取得有關資料,以及就回應口徑和恰當的宣傳計劃提供
    意見;

  4. 與本地和海外傳播媒介聯絡,處理新聞界的查詢、索取資料和安排訪問
    的要求;以及

  5. 督導新聞統籌專員辦公室的首席新聞主任和其他輔助人員的工作。

EC(98-99)15附件7

助理新聞統籌專員(公共關係)
建議職責說明

職級高級政務主任
或總新聞主任

直屬上司行政長官辦公室新聞統籌專員

助理新聞統籌專員(公共關係)負責協助新聞統籌專員執行下列工作-

  1. 就重大事宜和政策,制訂新聞資訊和公共關係的策略;

  2. 與政黨、立法會議員、學術界人士、專業人士和其他言論有影響力的
    人士聯絡,收集他們對公眾事宜的意見,並向有關決策局反映和回應;

  3. 統籌有關民意調查的監察和分析工作,並在就有關事宜制訂新聞資訊
    和公共關係的策略時,考慮這些民意調查的結果;以及

  4. 擬就行政長官發表的重要講話,並統籌行政長官在重要場合發表演說
    的文稿草擬工作。

EC(98-99)15附件10

資訊統籌署長
(首長級乙一級政務官)(首長級薪級第4點)
職責說明
_________________________________________
(1991年採納)

主要職務和職責

布政司辦公室資訊統籌署長會與行政署長緊密聯繫,他須向布政司負責-

  1. 制定和推行整體的公共關係策略;

  2. 全面協調香港政府在本地和海外發放的新聞資訊和公關工作,並且與
    政府新聞處、香港政府海外辦事處和有關的非政府機構(例如香港貿易
    發展局、香港旅遊協會和香港總商會等)聯絡;

  3. 與布政司署的決策科聯絡,以期確定並及早知悉哪些事態的發展會受
    到傳媒關注;就回應口徑和恰當的宣傳計劃,包括審訂行政局備忘錄
    內有關公共關係和宣傳的部分,擬備文稿,並提供意見;

  4. 代表布政司和財政司與傳播媒介聯絡,包括就新聞界的提問和索取資
    料的要求作出回應,以及為布政司辦公室和財政司辦公室發表聲明;
    以及

  5. 管理布政司署新聞組日常的運作。