FCR(1999-2000)29

財務委員會討論文件

1999年7月2日

基本工程儲備基金
總目710 - 電腦化計劃
法律援助署
分目A009YP「實施資訊系統策略研究」

請各委員批准開立為數44,366,000元的新承擔額，以便在法律援助署實施資訊
系統策略。

問題

法律援助署(下稱「法援署」)現有的電腦系統已經過時，而且不足以應付該署的業務
需要。

建議

2.法律援助署署長(下稱「法援署署長」)建議開立為數44,366,000元的承擔額，以便在
法援署實施資訊系統策略。資訊科技署署長支持這項建議。

理由

3.法援署現有的電腦系統大約在十年前設立，其處理能力未能迅速和有效地應付現時
的工作量。除了個別系統本身有不足之處外，各主要系統之間互不相連，以致工序重
複；需要多次輸入數據；不能互通有用的資料；以及所製備提交予管理階層的資料欠
完善。更重要的是，這些系統無法應付1995年顧問研究所確定的法援署的業務需要，
包括－

1. 迅速和有效的個案管理；
   
   
2. 有效的成本控制；
   
   
3. 方便快捷的內部溝通；
   
   
4. 掌握全面的管理資料；以及
   
   
5. 與外界有效的聯絡。
   
   

法援署現有電腦系統的不足之處詳載於附件1。

4.法援署現有系統的維修保養費用相當高昂，而系統本身已經過時，無法有效地增強
其功能。撇除因或需大規模增強系統功能所涉的費用，在1999-2000年度用於維修保
養各系統和小規模增強系統功能的費用，估計約為 300 萬元。這個數額尚未計及資訊
科技署和庫務署在提供技術支援和意見方面每年所需的638,000元員工開支。

擬設的綜合資訊系統

5.法援署署長按1999年 4 月完成的資訊系統策略可行性研究提出的建議，提議以一個
綜合資訊系統取代現有系統。新系統的組成部分如下－

1. 個案管理系統 － 這是一個綜合系統，功能包括審查申請、外判個案、監察個案
   、計算訟費和備存服務提供者的詳細資料。
   
   
2. 成本與資源管理系統 － 擬設系統包括個案會計、人事管理和資產管理系統。個
   案會計系統處理法援個案的收款和付款程序，並會連通個案管理系統。人事管
   理和資產管理系統則會備存法援署的人力資源和資產資料。
   
   
3. 基本應用設施 － 這些基本的技術設施(包括辦公室自動化系統、硬件和網絡設施)
   是用以支援上述(a)和(b)項的系統。
   
   

各擬設系統／應用設施的功能詳載於附件2。

擬設綜合資訊系統的效益

6. 擬設的綜合資訊系統可取得下述效益－

1. 更快捷地回覆市民的查詢
   
   法援署每年處理超過30 000宗有關個別個案進展的查詢。若可透過聯機電腦檢索
   個案資料，回應複雜問題所需的時間可由15分鐘縮減至五分鐘。另外，超過90%
   的查詢可即時處理，無須翻查有關檔案。
   
   
2. 更快捷地處理申請
   
   法援署在1998年接獲超過30 000宗法援申請。新系統可以電子方式處理申請，從
   而縮短進行經濟狀況審查的時間。另外，新系統可自動搜尋記錄和相關個案，減
   省翻查檔案的時間和人手。此外，新系統有自動製備文件功能。我們預期處理申
   請所需的預定時間可縮減兩周。
   
   
3. 加強個案管理
   
   目前，法援署日常要應付超過20 000宗處理中的個案。由於新系統可貯存每宗個
   案的重要事項(例如上庭日期)，以及記錄個案進展和訟費數目，法援署將可更有
   效地管理個案。
   
   
4. 更快速地處理付款程序
   
   法援署的會計組每年處理超過200 000項帳目。以電子方式傳送指示，可加快處
   理收款和付款程序。同時，使用綜合系統後，便無須另行輸入付款資料。此外
   ，新系統並有自動計算功能和電腦化會計記錄功能。我們預計處理付款予法援
   受助人的所需時間可縮減兩周。
   
   
5. 掌握全面的管理資料
   
   由於新系統備存法援署各組別工作的詳盡資料，故能提供全面和適時的資料，
   以便進行管理工作、控制成本和制定策略。
   
   

節省費用

7.我們預期推行建議的系統後，每年會有14,322,000元的可變現節省款項。節省的款項
主要是因法援署提高效率和省去重複的工序，以致可減省人手而省回的費用。我們估
計可在法援署的人手編制內刪除共36個職位，因而每年在員工開支方面會有11,535,000
元的可變現節省款項。我們在附件3詳列將予刪除的職位。由於資訊科技署的人員無須
再為現有的系統提供支援，我們預期該署也會因而每年在員工開支方面有518,000元的
可變現節省款項。此外，當現有系統在2001年停用後，現時每年所需的2,269,000元維
修保養和運作開支也可省回。

8.另外，法援署可從不同職系和科別的一些職位中減省部分工作，因而可省回員工開
支，惟這方面節省的款項不能變現。這項計劃在2001年 6 月完成後，估計每年名義上
可省回的員工開支為9,553,000元。此外，由於庫務署人員亦無須再為現有系統提供支
援，因此，在這方面每年名義上可省回的員工開支為120,000元。

9. 每年可節省款項的總額為23,995,000元，分項數字如下－

節省款項	2000-01 千元	2001-02 千元	2002-03 和以後每年 千元
(a) 可變現的節省款項
用於現有系統方面的開支	0	1,550	2,269
法援署省回的員工開支	0	3,473	11,535
資訊科技署省回的員工開支	0	259	518
	______	______	______
小計	0	5,282	14,322
	______	______	______
(b) 名義上省回的款項
法援署在員工開支方面名義上 省回的款項	3,182	7,962	9,553
庫務署在員工開支方面名義上 省回的款項	0	60	120
	______	______	______
小計	3,182	8,022	9,673
	______	______	______
每年節省款項總額	3,182	13,304	23,995

成本效益分析

10.這項計劃的成本效益分析表詳載於附件4。分析結果顯示，到2004-05年度，即系統
啟用後三年，省回的款項便可抵銷推行擬設系統所需的費用。其後每年節省的
23,995,000元，較每年所需的 4,981,000元費用多出19,014,000元。

對財政的影響

非經常開支

11.估計推行綜合資訊系統所需的非經常費用總額為51,910,000元，現為其中44,366,000
元的開支申請開立承擔額。上述非經常費用的分項數字如下－

現申請開立承擔額 應付的非經常開支	1999-2000 千元	2000-01 千元	2001-02 千元	總計 千元
(a) 硬件和軟件	0	23,877	0	23,877
(b) 電腦場地準備工程	0	5,357	0	5,357
(c) 訓練	0	949	0	949
(d) 消耗品和雜項開支	0	373	0	373
(e) 運作復原設備和服務	0	965	7	972
(f) 系統推行服務	1,264	5,456	2,085	8,805
(g) 應急費用	126	3,698	209	4,033
	______	______	______	______
小計	1,390	40,675	2,301	44,366
其他非經常費用
(h) 法援署員工開支	42	6,065	969	7,076
(i) 資訊科技署員工開支	255	213	0	468
	______	______	______	______
小計	297	6,278	969	7,544
	______	______	______	______
總計	1,687	46,953	3,270	51,910

12.關於第11段(a)項，23,877,000元的開支是用以為法援署四個辦事處購置電腦硬件、
軟件和網絡設備，包括17組伺服器、500個工作站、打印機、數據通訊設備，以及系
統與應用軟件。

13.關於第11段(b)項，5,357,000元的開支是用以進行電腦場地準備工程，包括安裝所
需的數據埠、電源插座和數據線路。

14.關於第11段(c)項，949,000元的開支是用以訓練法援署人員使用新系統。

15.關於第11段(d)項，373,000元的開支是用以購置系統運作初期使用的消耗品，如打
印機色粉和盒式磁帶。

16.關於第11段(e)項，972,000元的開支是用以提供運作復原設備和服務，以便操作場
地的系統失靈時，可使用設於遠程地點的後備系統，使系統恢復運作。

17.關於第11段(f)項，8,805,000元的開支是用以僱用服務以推行新系統。有關服務包括
計劃管理；預算和進度控制；應用系統數據設計、功能和基本設施的品質管制；以及
數據轉換。

18.關於第11段(g)項，4,033,000元的開支為應急費用，相等於11段(a)至(f)項費用的10%
。

19.關於第11段(h)項，7,076,000元的開支是法援署99.7個人工作月的員工開支，這些人
員負責監督計劃的推行和停用現有電腦系統的工作。法援署會重行調配內部人手，以
應付其中84.7個人工作月的人手需求(涉及4,409,000元的員工開支)。至於其餘15個人工
作月的人手需求(涉及2,666,100元的員工開支)，該署會增設一個助理首席法律援助律師
編外職位(首長級(律政人員)薪級第1點)，出任該職位的人員會擔任計劃總監一職。我們
會循慣常途徑，透過人事編制小組委員會開設這個首長級職位。

20.關於第11段(i)項，468,000元的開支是資訊科技署一名高級系統經理3.3個人工作月
的員工開支。這名人員負責就招標和停用現有電腦系統的事宜向法援署提供技術意見
。資訊科技署會以現有的人力資源應付人手需求。

經常開支

21. 估計維修保養和支援綜合系統所需的經常開支如下－

	2000-01 千元	2001-02 千元	2002-03 和以後每年 千元
(a) 硬件和軟件	0	813	1,795
(b) 租用數據線路	441	441	441
(c) 消耗品和雜項開支	0	357	357
(d) 運作復原設備	0	14	14
(e) 運作支援服務	405	1,389	2,374
	______	______	______
總計	846	3,014	4,981

22.關於第21段(a)項，每年1,795,000元的開支是用以維修保養硬件和支付軟件使用許
可證的費用。

23. 關於第21段(b)項，每年441,000元的開支是用以租用數據線路。

24.關於第21段(c)項，每年357,000元的開支是用以購置消耗品，例如磁帶和打印機色
粉。

25.關於第21段(d)項，每年14,000元的開支是用以維修保養運作復原設備。

26.關於第21段(e)項，每年2,374,000元的開支是用以外判日常的操作支援服務，如系統
、網絡和數據庫管理工作。

推行計劃

27.我們預計這項計劃會在2001年 6 月或以前完成。推行計劃的時間表如下－



背景資料

28.1998年10月，我們進行一項為期六個月的法援署資訊系統策略可行性研究，以確定
可應用資訊科技改善服務和提高效率的範疇；建議實施策略；以及評估其成本效益。
該研究建議法援署以一個綜合資訊系統取代現有的系統。新系統的組成部分包括個案
管理系統、成本與資源管理系統和基本應用設施。

29.我們在1999年 5 月14日就在法援署實施資訊系統策略的建議諮詢法律援助服務局。
該局的成員普遍支持這項有助提高法援署效率的建議。

30.我們並在1999年 5 月27日諮詢立法會司法及法律事務委員會。各議員均支持這項建
議。



政務司司長辦公室及財政司司長辦公室
行政署
1999年6月

FCR(1999-2000)29附件1

法律援助署(下稱「法援署」)現有電腦系統不足之處主要包括－

1. 民事案件審查資料系統


民事案件審查資料系統在1991年設立，用以備存所有民事案件法援申請的基本
資料。這個系統除儲存過往累積的案件資料外，每年還需處理超過27 000宗新
申請。不過，系統只能處理原始數據，並不能充分支援相關的業務流程。其主
要缺點是不能直接製備文件，例如發給申請人的固定形式公函或發給受委派的
私人律師的催辦函。法援署需動用相當多的人手和耗用大量時間重新編打系統
內已儲存的資料。系統的反應速度亦欠理想，印製一份分析處理法援申請所需
時間的報告，需時超過一小時。由於系統不能兼容中文，以致不能儲存申請人
的中文姓名。鑑於系統容量有限，以致法援署需發展另一個法律援助律師名冊
系統，以備存法律援助律師名冊上的資料。


2. 訴訟組資料管理系統和訟費核算小組的網絡系統


訴訟組資料管理系統在九十年代初設立，用以處理訴訟組的訴訟個案；訟費核
算小組的網絡系統是其子系統，用以記錄帳單資料以評定訟費。礙於技術上的
限制，該兩個系統並不易學易用，使用者需熟記多種指令方能使用系統。此外
，兩個系統工作站的效能低，進一步減低系統的效率。雖然兩個系統均具備製
備文件的功能，但速度並不理想，而且其內置的文字處理系統與法援署其他系
統並不兼容。


3. 法援受助人帳目系統


這是法援署會計及物料供應組使用的系統，用以管理法援個案的帳目，處理款
項收支和帳目結算等工作。這個系統每年處理超過200 000項帳目。由於系統早
在十多年前裝設，現已過時和功能

不足。這個系統不能支援多項工作，以致有關工作需要經由人手處理和跟進。
雖然法援費用與個案申請和訴訟息息相關，但法援受助人帳目系統卻沒有連通
訴訟組資料管理系統或民事案件審查資料系統，以致本可共用的資料需由人手
重新輸入。


4. 刑事組個人電腦系統


刑事組每年處理超過4 300宗刑事案件法援申請，但卻沒有裝設電腦化資訊系統
協助其運作。該組現時只使用一個由終端用戶發展的獨立個人電腦系統處理與
刑事案件有關的資料。由於署內律師不能接達這個系統，故不能利用系統協助
管理個案。鑑於這個系統的功能有限，刑事組每每按需要加裝個別的個人電腦
系統，以支援日常工作。在這情況下，資料分散儲存在各系統內，要取得全面
的資料十分困難。

FCR(1999-2000)29附件2

綜合資訊系統的主要功能包括－

(a) 個案管理系統

• 以聯機電腦提供和備存申請資料；
  
  
• 以聯機電腦進行經濟狀況審查評估和計算分擔費用，自動和靈活搜尋相關個案
  和有關人士，以及提供範本，以聯機方式錄取供詞；
  
  
• 以聯機電腦提供法援署人員工作分配情況的資料，以及過往獲分派個案的記錄
  ；
  
  
• 以聯機電腦提供法律援助律師名冊上的律師資料，以協助分派外判個案和監察
  律師的表現；
  
  
• 提供按時呈閱檔案的功能，以便監察外判個案；
  
  
• 在事項日誌表上訂明應收取費用的指標，綜合各事項所涉及的訟費，並製備訟
  費單；
  
  
• 製備法庭文件和發給各有關方面的書信；
  
  
• 提供條碼系統，以便搜尋檔案；
  
  
• 提供管理資料和統計數字。
  
  

(b) 個案會計系統

• 支援個案會計工作；
  
  
• 備存電子現金簿；
  
  
• 處理收支款項的指示和有關帳目；
  
  
• 製備分期付款時間表和債務人的催繳通知書；
  
  
• 協助製備帳目撮要；
  
  
• 製備報告、支票和正式收據；
  
  
• 連通個案管理系統，並接駁至庫務署的電腦系統。
  
  

(c) 人事管理系統

• 管理員工個人資料，包括職位調派記錄、訓練記錄和工作表現記錄；
  
  
• 製備員工個人簡介和訓練需要的報告。
  
  

(d) 資產管理系統

• 備存各項設備(包括與電腦有關的設備)的資料；
  
  
• 管理維修保養合約和付款的詳細資料；
  
  
• 協助監察電腦設備的訂購事宜。
  
  

(e) 基本應用設施

• 為600個用戶提供聯網環境，以便他們接達部門的應用系統、電子郵件設施和互
  聯網；
  
  
• 以電子方式把政策指引、程序、公告和標準表格儲存在伺服器內，並提供聯機
  搜尋功能；
  
  
• 提供接達政府電子郵件網絡的功能；
  
  
• 容許在辦公室以外地方錄取口供時，或在法庭上使用筆記簿型電腦，以遠程撥
  號方式接達網絡；
  
  
• 集中管理法援署使用的便箋、公函和其他文件的範本；
  
  
• 在九龍辦事處提供運作復原系統。系統失靈時，應用系統的伺服器會轉用後備
  系統。系統正常運作時，後備系統可供作發展／測試／訓練使用部門應用系統
  用途。
  
  

FCR(1999-2000)29附件3

FCR(1999-2000)29附件4