FCR(98-99)56

財務委員會討論文件

1998年12月18日


基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃
建築署
新分目「建築署辦公室自動化計劃」


    請各委員批准開立為數19,429,000元的新承擔額,用以為建築署提供辦公室
    自動化設施。

問題

由於建築署未有裝設辦公室自動化網絡系統,該署內部的通訊,以及與決策局和其
他部門的通訊均未能迅速而有效地進行。

建議

2.建築署署長根據資訊科技署署長的意見,建議開立為數19,429,000元的承擔額,用
以為建築署裝設辦公室自動化系統。工務局局長支持這項建議。

理由

3.政府的政策是充分利用資訊科技,提高各決策局和部門的工作效率、服務質素和
成本效益。儘管建築署已使用電腦系統處理有關技術應用和物業管理的事宜,該署
內部現時的通訊方式主要限於文書往來或面對面接觸,職員未能享有辦公室自動化
系統所帶來的便利,即不能把一個信息同時傳送給多個對象和彼此即時作出回應。

4.為使通訊方式現代化,建築署署長建議在建築署推行一套辦公室自動化系統。這
套系統包括-

  1. 設立一個備有224個工作站和軟件的局部區域網絡(下稱「局域網」),供進行
    電子郵遞通訊、會議編排、圖形演示、文字處理、試算表運算和數據庫管理;

  2. 透過局域網接達政府通訊網絡,以便建築署與各決策局和其他部門以電子郵
    遞方式通訊和互相交換或共用資料;以及

  3. 接達政府通用應用系統,方便共用數據,以及檢索常用的資料和文件。

擬設辦公室自動化系統的主要使用包括所有高級專業人員和同級人員、私人秘書
,以及各專責組別如總務組、人事組、會計部和物料供應組的主管。

擬設辦公室自動化系統的效益

5. 擬設系統會帶來以下效益-

  1. 透過標準套裝軟件把數據轉化為有用資料作分析和報告用途,並使分布各處
    的建築署辦事處 ( 包括位於金鐘道政府合署的總部和位於土瓜灣建業中心的
    物業事務處 ) 能迅速而有效地共用和交換有關資料,以方便管理和制定決策;

  2. 透過連接政府通訊網絡,改善建築署與各決策局和其他部門之間的通訊;

  3. 透過政府通用應用系統,更有效地進行數據管理工作,以及檢索常用的資料
    和文件,例如政府通告和規例、政府電話簿等;

  4. 避免由個別使用各自更新數據資料,以致浪費人力,還可減低用紙量,以
    及節省印製和派送文件所需時間,令建築署的工作效率得以提高;以及

  5. 可快捷地傳送電子文件,從而節省派送文件所需人力,並有助在相同課題上
    的合作。

成本效益分析

6.電子數據傳送已成為現代辦公室的通訊方式。雖然一般都認為辦公室自動化系統
可提高效率和產量,但通常卻難以準確計算該系統直接帶來的增加產量或節省開支
額。因此,一般把估計還本期計算在內的成本效益分析,在這情況並不完全適用。
然而,為建築署提供所需的辦公室自動化設施,可使該署人員的內部通訊,以及該
署與各決策局和部門的通訊更為迅速有效,從而提高該署的工作效益。因改善效率
和提高產量估計每年可節省1%員工開支,即每年約310萬元。此外,該署在用紙方
面每年約可節省33,000元。縱使建築計劃工程項目增多導致建築署的工作量增加,
但採用更多資訊科技,也有助該署達致「資源增值計劃」提高生產力的目標。

對財政的影響

非經常費用


7.估計設置辦公室自動化設施所需的非經常費用為19,429,000元,分項數字如下-


1999-2000
千元
2000-2001
千元
總計
千元
(a) 電腦硬件、軟件、數據通
訊設備和敷設導線
7,500 2,500 10,000
(b) 系統推行服務/合約員工 2,024 3,334 5,358
(c) 電腦場地準備工程 2,213 0 2,213
(d) 消耗品 357 0 357
(e) 培訓 384 192 576
(f) 應急費用
(上述(a)項至(e)項的5%)
624 301 925
小計 13,102 6,327 19,429
其他非經常費用
(g) 建築署員工開支
(包括間接費用)
641 107 748
(h) 資訊科技署員工開支
(包括間接費用)
1,734 289 2,023
小計 2,375 396 2,771

_____ _____ _____
總計 15,477 6,723 22,200

_____ _____ _____

8.關於第7段(a)項,10,000,000元的費用是用以購置電腦硬件(包括工作站和周邊設備)
、軟件、數據通訊設備和敷設導線。

9.關於第7段(b)項,5,358,000元的費用是用以聘用所需服務,進行下列工作:系統發
展、按所需規格製備通用應用系統、推行電子郵遞方法、詳細網絡設計、把辦公室
自動化系統與部門現有的運作系統合併、安裝設備和軟件,以及全面的測試。

10.關於第7段(c)項,2,213,000元的費用是用於準備電腦場地,以便裝設網絡。

11.關於第7段(d)項,357,000元的費用是用以購置雜項用品,包括初期耗用品,如盒
式磁帶。

12.關於第7段(e)項,576,000元的費用是用以培訓建築署員工使用各項設施和進行日
常的網絡管理工作。

13.關於第7段(g)項,748,000元的費用為建築署在推行辦公室自動化系統階段提供行
政支援所需的員工開支,包括高級行政主任4個人工作月和一級行政主任6.5個人工
作月。我們會在內部重行調配工作,以應付這方面的人手需求。

14.關於第7段(h)項,2,023,000元的費用為資訊科技署監督辦公室自動化系統的推行
,以及為發展和管理這項計劃提供技術支援所需的員工開支,包括高級系統經理4
個人工作月、系統經理8個人工作月和一級系統分析/程序編製主任12個人工作月
的開支。

每年經常費用

15.預計這項建議在2000-2001年度所需的經常費用為3,107,000元,由2001-2002年度
起則為每年3,477,000元,分項數字如下-


2000-2001年度
千元
2001-2002年度
和以後每年
千元
(a) 系統維修保養 1,254 1,424
(b) 數據線路租用費 101 101
(c) 消耗品 201 401
小計 1,556 1,926
(d) 員工開支
  1. 建築署
705 705
  1. 資訊科技署
846 846
小計 1,551 1,551
總計 3,107 3,477

16.關於第15段(a)項,1,424,000元的費用是用以支付硬件和軟件的維修保養費,以
及聘請合約員工及/或聘用支援服務為系統提供日常的維修保養和操作支援。

17.關於第15段(b)項,101,000元的費用是用以支付數據通訊線路的租用費。

18.關於第15段(c)項,401,000元的費用是用以購置消耗品,例如供作系統備份用途
的盒式磁帶。

19.關於第15段(d)(i)項,每年705,000元的員工開支是用以開設一個一級行政主任職
位,負責日常的系統管理工作和運作事宜。我們會重行調配內部人員,以應付有
關的人手需求。

20.關於第15段(d)(ii)項,每年846,000元的員工開支是用以支付系統經理 4 個人工作
月和一級系統分析/程序編製主任8個人工作月的開支,以便提供日常的維修保養
支援和技術服務。

推行計劃

21. 擬議的推行時間表如下-

工作預定完成日期
詳細系統設計和採購工作 1999年6月
準備電腦場地和敷設導線 1999年8月
安裝和測試辦公室自動化網絡 2000年1月
安裝和測試政府通用應用系統 2000年5月
系統運作 2000年6月

背景資料

22.自1993年年底開始,政府逐一推行辦公室自動化網絡系統計劃,以提高政府辦
公室的生產力,以及改善各決策局和部門之間的通訊效率。該等辦公室網絡與政
府通訊網絡連接,讓使用可透過電子聯通方式互相交換資料。迄今,所有決策
局和許多部門均已連接同一網絡。由於辦公室自動化網絡系統證實有助提高效率
,當局正擴展這些系統的應用範圍至其他部門。


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工務局
1998年12月