財務委員會討論文件 -- 1999年5月21日

FCR(1999-2000)13

財務委員會討論文件

1999年5月21日


基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃
政府統計處
新分目「2001年人口普查的電腦設備和服務」
總目26-政府統計處
分目001薪金


    請各委員批准-

  1. 開立為數56,288,000元的新承擔額,用以為 2001年人口普查購置電腦
    設備和僱用服務;以及

  2. 把政府統計處常額編制內所有非首長級人員職位在1999-2000年度按薪
    級中點估計的年薪總值上限提高5,156,040元,即由483,744,000元增至
    488,900,040元,用以開設9個非首長級職位,以便推行建議的計劃。

問題

政府統計處(下稱「統計處」)現存為1996年中期人口統計而發展的電腦系統,不能
支援2001年人口普查的外勤工作和數據處理工作。

建議

2.政府統計處處長徵詢資訊科技署署長的意見後,建議重新發展1996年中期人口統
計所使用的電腦系統,以提供所需的支援。

理由

2001年人口普查的電腦支援


3.統計處進行2001年人口普查時,會在全港人口中抽選七分之一,用長問卷形式蒐
集詳細的資料;此外,亦會用短問卷蒐集其餘人口的基本資料。2001年人口普查是
一項大規模工作,須招聘約23 000名臨時外勤人員,按照緊迫的時間表訪問超過200
萬個住戶及處理已填妥的問卷。基於各項工作上的限制和發布數據的迫切要求,倘
若沒有高效率的電腦系統提供支援,實在無法進行2001年人口普查的工作。舉例來
說,所有臨時外勤人員的招聘和培訓工作,必須在2001年 3 月普查點算工作展開前
四個月內進行。全部點算工作則必須在13天內完成,以期盡量減低對市民所造成的
不便。要克服上述困難,必須依靠電腦系統在各項工作上提供有效支援,例如籌劃
外勤工作調配、招聘臨時外勤人員、進行和監察外勤工作、處理問卷,以及透過多
種媒介發布普查結果等。電腦系統亦可使2001年人口普查結果得以按照聯合國的建
議,在最短時間內發布,並能滿足社會各界對及早發布人口統計數據的要求。

1996年中期人口統計電腦系統的不足之處

4.為進行1996年中期人口統計而發展和使用的電腦系統,是基於單模式運作而設計
,只可處理長問卷。其功能和處理能力主要因應中期人口統計工作的需要而設計。
統計處最近進行內部研究,以確定2001年人口普查所需的電腦支援,其中特別探討
可否以1996年中期人口統計電腦系統支援2001年人口普查的問題。研究所得的結論
是,1996年中期人口統計系統因存有下述限制和缺點,故不能再用以應付2001年人
口普查的需要-

  1. 該系統不能支援2001年人口普查需同時處理長問卷和短問卷的雙模式運作;

  2. 該系統的設計只適用於處理1996年中期人口統計所採用的長問卷,不能處理
    在長問卷和短問卷中新增的數據項目;

  3. 該系統的處理能力不足以支援2001年人口普查的工作,這次普查的規模遠比
    1996年中期人口統計1為大;

  4. 1996年中期人口統計所採用的子系統,許多均建立於VAX電腦平台,而VAX屬
    專有系統,並不符合1991年制定的政府系統總體結構標準2。此外,由於系統
    不符合上述標準,要招聘和調配能運用該專有系統的員工也甚為困難;

  5. 該系統不能處理2000年數位;

  6. 為充分善用手頭上的資源,統計處在完成1996年中期人口統計後,已把進行
    統計時所使用的大部分硬件重新分配,供其他應用系統使用。現在要取回這
    些硬件而又不影響有關應用系統的運作,實在十分困難或近乎不可能;以及

  7. 資訊科技日新月異,1996年中期人口統計所採用的硬件和軟件很多已陳舊過
    時。

擬設的電腦系統和系統帶來的效益

5.統計處的內部研究建議,該處應以組合方式建立一個新的2001年人口普查電腦系
統,包括增強1996年中期人口統計電腦系統一個子系統的功能、重新發展1996年中
期人口統計電腦系統11個子系統,以及發展一個全新的子系統。採用這個組合方式
,可確保所建立的新系統能取得最大的成本效益。上述子系統和其主要功能載於
件1
。新系統按個別子系統細分的估計所需的非經常開支載於附件2

6. 新系統的主要效益如下-

  1. 新系統除了可支援雙模式運作和存取長問卷與短問卷的新數據項目外,還可
    提供下列額外功能,以便在進行外勤工作前,作出所需的安排-

    • 準備和分配外勤工作;

    • 列印大量發給住戶的通知信和臨時外勤人員的工作清單;以及

    • 處理有關招聘、甄選、培訓、調配和發薪予臨時外勤人員的工作;

  2. 新系統具備所需的處理能力,足以支援規模龐大的2001年人口普查工作;

  3. 新系統的平台符合政府系統總體結構的既定標準,故有助於2001年人口普查
    工作完成後重新調配電腦設備,以及推展日後的統計工作;

  4. 新系統完全符合所需規格,能處理2000年數位;

  5. 新系統備有內置監察機制,可監察和查核臨時外勤人員的工作數量和質素;

  6. 新系統備有多項功能,可因應長問卷和短問卷不同的要求,編校和審核這兩
    類問卷所得的數據;另備有一項特別功能,可合併這兩類問卷蒐集的數據,
    以便進行編製和統計分析工作;

  7. 新系統可容許對問卷作出改動,以配合數據使用者的最新需要,而1996年中
    期人口統計系統卻不容許對問卷作出任何改動;

  8. 新系統利用數碼式地圖取代部分現時以人手備存的紙製地圖,這些地圖是用
    以支援屋宇單位檔案庫。以數碼式地圖取代紙製地圖可省卻在備存地圖方面
    所需的人手;以及

  9. 採用更具效率的系統設計和使用速度更高的電腦,可提高2001年人口普查各
    項工作的效率。舉例來說,使用新系統可大大縮短發放2001年人口普查結果
    所需的時間,從而更能滿足使用者對及早取得統計數字的迫切期望。

2001年人口普查電腦系統的日後用途

7.統計處在設計2001年人口普查系統的處理能力和功能時,已盡量顧及日後人口普
查/中期人口統計和其他類似的住戶統計調查在電腦方面的需求,務使我們對該系
統所作的投資得到最大回報。就這點而言,我們在完成2001年人口普查工作後,仍
會保留下述多個子系統供日後使用-

  1. 保留屋宇單位檔案庫子系統,方便不斷更新全港所有屋宇單位和樓宇的詳細
    資料,作為日後人口普 查/中期人口統計和住戶統計調查的抽樣框;

  2. 保留抽樣子系統,以便日後進行住戶統計調查時作抽選樣本之用;

  3. 保留數碼式地圖子系統,以供處理數碼式地圖;以及

  4. 保留統計數據發布子系統,以便持續發布有關 2001年人口普查的結果,供各
    項規劃和分析之用。

8.統計處在完成2001年人口普查後,會重新調配其他子系統的裝備和設施作各種用
途,以期能充分善用手頭上的資源。

成本效益分析

9.鑑於2001年人口普查工作規模龐大(涉及全港人口的統計工作),而時間亦甚為緊迫
( 在13天內完成訪問工作並在六個月內備妥基本結果 ),倘沒有高效率的電腦支援,
實無法進行有關工作。雖然世界各地一般都認為高效率的電腦系統對進行規模如此
龐大的統計工作至為重要,但通常卻難以準確計算有關電腦系統直接增加的生產力
和節省的開支額。我們認為在缺乏高效率的電腦系統支援下而要進行大規模人口普
查工作,不是註定失敗,便是需要天文數字的人手。因此,一般把估計還本期計算
在內的成本效益分析,在這情況並不完全適用。擬設系統可確保2001年人口普查工
作順利進行,也可確保取得高素質的統計數字,供公營和私營機構眾多的使用者使
用。

10.擬設的2001年人口普查電腦系統在設計上可切合2001年人口普查計劃在運作、時
間編配和數據質素方面的各項需要;系統必須切合此等需要,普查計劃始能成功。
這個系統採用上文第5段所述的組合方式,以確保能取得最大的成本效益。由於2001
年人口普查電腦系統裝有優化的屋宇單位檔案庫子系統,並且使用數碼式地圖子系
統製備數碼式地圖,故可提高屋宇單位檔案庫備存資料的效率。這樣,統計處將可
刪除一個外勤統計主任和一個助理外勤統計主任職位,因而每年可在員工開支方面
節省856,000元。此外,擬設的電腦系統在減省零碎員工和辦公地方開支方面,名義
上每年可節省234,000元。我們會重行調配這些資源作其他用途。

對財政的影響

非經常費用


11.政府統計處處長估計,在1999-2000至2001-2002這三個年度期間,實施有關建議
所需的非經常費用為72,552,000元,其中 56,288,000元是用以購置電腦硬件和軟件,
以及僱用相關服務,其餘的16,264,000元則為員工開支,用以增添內部人手,負責策
劃和推行這項計劃。詳細的分項數字如下-

非經常費用 1999-2000
百萬元
2000-2001
百萬元
2001-2002
百萬元
總計
百萬元
(a) 硬件和軟件 7.717 11.599 0.598 19.914
(b) 電腦場地準備工程 4.738 - - 4.738
(c) 系統推行服務 0.699 7.364 6.990 15.053
(d) 合約/臨時僱員 2.114 6.335 2.063 10.512
(e) 雜項 1.831 1.456 0.103 3.390
(f) 應急費用(上述(a)
項至(e)項的5%)
0.855 1.338 0.488 2.681


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小計 17.954 28.092 10.242 56.288


______ ______ ______ ______
(g) 員工開支 4.852 7.809 3.603 16.264


______ ______ ______ ______

小計 4.852 7.809 3.603 16.264


______ ______ ______ ______

總計 22.806 35.901 13.845 72.552


______ ______ ______ ______


本文件請各委員批准(a)項至(f)項所需的56,288,000元非經常承擔額,並把統計處有關
職位按薪級中點估計的年薪值上限提高,以便增添所需的內部人手。

12.關於第11段(a)項,所需的費用是用以購置和安裝電腦硬件、軟件和網絡設備,包
括四台中型電腦、設有 300 多個個人電腦工作站的15個局部區域網絡、30多部筆記
簿型和手提電腦,以及用作掃描、打印和數據通訊的各類周邊設備,以支援五個普
查用戶組、中央資料處理區和53個外勤工作站的工作。

13.關於第11段(b)項,所需的費用是用以為中央資料處理區,以及支援各項分散處理
工作的五個普查用戶組進行電腦場地準備工程。中央資料處理區和各普查用戶組的
組織和職能簡介載於附件3

14.關於第11段(c)項,所需的費用是用以在外勤工作站安裝個人電腦、提供數據輸入
服務,以及數碼式地圖子系統和統計數據發布子系統的推行服務。

15.關於第11段(d)項,所需的費用是用以僱用合約員工服務,以輔助系統分析/程序
編製主任職系和統計主任職系人員推行擬設的系統。

16.關於第11段(e)項,所需的費用是用以培訓計劃推行小組成員和使用者、購置消耗
品和備份磁帶,以及支付通訊線路接駁費和租用費,以推行有關計劃。

17.關於第11段(f)項的應急費用,數額為第11段(a)項至(e)項各項開支項目的5%。

18.關於第11段(g)項,16,264,000元的費用是非經常員工開支,包括高級系統經理24
個人工作月、系統經理56個人工作月、一級系統分析/程序編製主任 116 個人工作
月,以及助理文書主任29個人工作月所需的費用,以便為計劃的規劃和監察;與使
用者、其他政府部門和供應商聯繫;系統設計、採購、推行、數據轉換和培訓使用
者等各方面的工作提供支援。為開設1999-2000年度所需的9個非首長 級職位,統
計處有關職位按薪級中點估計的年薪值上限須提高5,156,040元,即由483,744,000元
增至488,900,040元。上述職位將全部由現職公務員填補。有關詳情載於附件4

經常費用

19.估計維修保養擬設系統所需的經常費用在2000-2001年度為1,369,000元,在2001-
2002年度為2,739,000元,而2002-2003年度和以後每年則為2,519,000元。詳細分項數
字如下-

經常費用 2000-2001
百萬元
2001-2002
百萬元
2002-2003
和以後每個年度
百萬元
(a)硬件和軟件 0.813 2.075 1.236
(b)雜項 0.556 0.664 0.575

_____ _____ _____
小計 1.369 2.739 1.811

_____ _____ _____
(c)員工開支 - - 0.708

_____ _____ _____
小計 - - 0.708

_____ _____ _____
總計 1.369 2.739 2.519

_____ _____ _____


20.關於第19段(a)項,所需開支是用以支付1999-2000年度起所購置的硬件和軟件的每
年維修保養費用。

21.關於第19段(b)項,所需開支是用以購置消耗品和備份磁帶,以及支付通訊線路每
年的租用費。第19段(a)項和(b)項的開支是用以推行屋宇單位檔案庫子系統、數碼式
地圖子系統、抽樣子系統,以及統計數據發布子系統,這些子系統在2001年人口普
查工作完成後仍會繼續運作。

22.關於第19段(c)項,所需開支是用以支付增聘一名一級系統分析/程序編製主任每
年所需的員工開支,以便在2002-2003年度和以後每年提供持續的系統支援服務。這
方面的需求會由統計處調配內部人手應付。

23.如各委員批准本文件的建議,我們會在日後的預算預留款項,以支付第19段(a)項
和(b)項所需的開支。

推行計劃

24. 統計處擬按照下列時間表推行這項建議-

主要工作 目標完成日期
(a)成立計劃推行小組 1999年7月
(b)招標和採購工作32000年2月至5月
(c)電腦場地準備工程
    第I階段—普查用戶組
1999年11月
    第II階段—中央資料處理區
2001年2月
(d)系統設計和推行4
    第I階段—抽樣和工作分配
2000年7月
    第II階段—外勤工作
2000年10月
    第III階段—普查數據處理
2001年2月
    第IV階段—統計數據發布
2001年7月
(e)普查工作 2001年3月
(f)計劃推行後的監察5和支援工作 2001年10月和以後


背景資料

25.香港一貫的做法是每十年進行一次人口普查,並在兩次人口普查之間進行一次中
期人口統計,以蒐集本港人口及其社會和經濟特徵的最新基準資料。過去的人口普
查分別在1961年、1971年、1981年和 1991年進行,而中期人口統計則在1966年、
1976年、1986年和 1996年進行。1994年4月,財務委員會曾批准裝置1996年中期人
口統計電腦系統的計劃。


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財經事務局
1999年5月



FCR(1999-2000)13附件1


擬設的2001年人口普查電腦子系統


編號 子系統 主要功能
第I階段─抽樣和工作分配
1. 屋宇單位檔案庫
子系統
‧提供更多詳細資料並加強管理,以便更新屋宇單位和樓宇的
記錄。

‧提供屋宇單位框和樓宇資料,以便進行統計調查的抽樣工作
和臚列統計數據。

‧提供屋宇單位抽樣框,以支援2001年人口普查工作。
2. 抽樣子系統 ‧為2001年人口普查特殊類別人士的點算抽選樣本。

‧從抽樣框中抽選已建設區的屋宇單位樣本。

‧製備相關文件和報告,以支援外勤點算工作。

‧更新被抽選的屋宇單位樣本舊有的抽選資料。

‧為製備2001年人口普查外勤工作的長問卷和短問卷工作清單
提供支援。
3. 工作分配子系統 ‧在進行2001年人口普查工作之前,把長問卷和短問卷工作平
均分配給統計員。

‧在進行2001年人口普查工作之前,製備工作清單和相關文
件。
4. 數碼式地圖子系
‧採用地政總署的數碼式地圖。

‧為已建設區的樓宇加製一個載有最新樓宇資料的地圖圖層,
與地政總署的數碼式地圖一併使用。

‧提供特製工具以搜尋地址和製作地圖。

‧製作15 000張圖則,以支援2001年人口普查工作。
第II階段─外勤工作
5.統計員資料子
系統
‧輸入和備存約85 000名臨時外勤人員的申請資料。

‧編製培訓時間表和挑選合資格受訓與受聘的申請人,以便把
招聘和培訓程序自動化。

‧分派外勤工作給每名統計員。

‧製備電腦磁帶,以便在各階段支付臨時外勤人員的薪金。

‧在240萬份短問卷和290萬封發給住戶的通知信上打印地址,
以及印製其他有關2001年人口普查的文件。
6.查詢熱線子系統 ‧回答市民對外勤工作的查詢。

‧提供聯機設施,以便查核統計員的身分和外勤工作站的資
料。
7.外勤工作監察
子系統
‧協助監察和控制53個外勤工作站的工作進展。

‧支援外勤工作的素質檢查。

‧提供數據,以編製初步的人口估計數字。

‧編製初步的人口估計數字。

‧在外勤工作最後階段,監控派送自填問卷給各個未能接觸住
戶的情況。

‧促進外勤工作站和總部之間的通訊聯繫。
第III階段─普查數據處理
8.問卷追蹤子系統 ‧追蹤問卷在各處理地點的去向;如發現問卷在送遞期間未能
送達收件人或遺失,即通知負責人員。

‧協助監察個別數據處理工作的進展。
9.數據輸入子系統 ‧利用光學標記識別技術,輸入在40萬份長問卷和240萬份短
問卷上填報的數據,以便進行隨後的處理工作。

‧特別就長問卷中的行業、職業和地址這三項數據進行編碼工
作。
10.自填問卷處理
子系統
‧利用光學標記識別技術,輸入收回的自填問卷上的數據,以
便進行隨後的處理工作。

‧為收回的自填問卷中所得數據重新製定格式和進行審核工
作。
11.數據審核及編
校子系統
‧審核從長問卷和短問卷蒐集得的數據,例如確定是否有記錄
遺漏、記錄重複、排列次序不當和數據前後不符等情況。

‧提供設施把經鑑定錯誤的數據列印和修正。
12.設算及倍大子
系統
‧對有誤差的數據和遺漏的數據項目進行設算。

‧把數據倍大,以編製全港人口的估計數字。

‧進行數據設算和數據倍大的工作。
第IV階段─統計數據發布
13.統計數據發布
子系統
‧製備統計表。

‧透過各種媒介發布統計數據。

‧進行數據分析和桌面排版工作。




FCR(1999-2000)13附件2


2001年人口普查各個擬設子系統的非經常開支


編號 子系統 費用總額
(千港元)
1. 屋宇單位檔案庫子系統 678
2. 抽樣子系統 456
3. 工作分配子系統 1,490
4. 數碼式地圖子系統 2,900
5. 統計員資料子系統 2,930
6. 查詢熱線子系統 877
7. 外勤工作監察子系統 4,250
8. 問卷追蹤子系統 590
9. 數據輸入子系統 14,155
10. 自填問卷處理子系統 506
11. 數據審核及編校子系統 600
12. 設算及倍大子系統 995
13. 統計數據發布子系統 1,733
14. 協助終端用戶使用電腦的設備和工具的費用 1,712
15. 供所有擬設子系統共用的硬件、軟件和網絡基本設施的費用 22,416
開支總額 56,288




FCR(1999-2000)13附件3


2001年人口普查用戶組和中央資料處理區的組織和職能


2001年人口普查辦事處已於1999年 4 月成立,隸屬政府統計處社會統計部,負責協
調和監察整項2001年人口普查計劃。除一般辦公地方外,該辦事處設有中央資料處
理區,集中存放大部分用以支援2001年人口普查工作的設備,並在點算工作完畢後
存放填妥的2001年人口普查問卷。人口普查辦事處由下列各組組成-

用戶組 職責
普查外勤組 更新屋宇單位檔案庫、統籌53個外勤工作站的外勤工作、培訓和重
新調配23 000名臨時外勤人員,以及督導點算工作。
普查策劃組(一) 更新地理資料、進行抽樣工作,並製備位置圖,以支援外勤工作。
普查行政組 為2001年人口普查安排辦公地方、招聘臨時員工,以及管理帳目、
物料、文具、印刷和宣傳事宜。
普查資料組 製備問卷、處理蒐集所得的數據,以及編製人口普查結果。
普查策劃組(二) 製備各類運作/培訓手冊和培訓教材,以及就統計和外勤工作提供
運作上的支援。




FCR(1999-2000)13附件4


開設有關職位所需增加的按薪級中點估計年薪開支(非經常)


職位
1999-2000 2000-2001 2001-2002
按薪級中
點估計的
年薪值(1)
職位
數目
按薪級中
點估計的
年薪值
職位
數目
按薪級中
點估計的
年薪值
職位
數目
按薪級中
點估計的
年薪值
(a) (b) (c)=(a)x(b) (d) (e)=(a)x(d) (f) (g)=(a)x(f)
高級系統經理 985,260 1 985,260 1 985,260 1 985,260
系統經理 722,280 2 1,444,560 2 1,444,560 2 1,444,560
一級系統分析/
程序編製主任
508,860 5 2,544,300 5 2,544,300 4 2,035,440
助理文書主任 181,920 1 181,920 1 181,920 1 181,920
總計
9 5,156,040 9 5,156,040 8 4,647,180


(1) 根據截至1998年4月1日止按薪級中點估計的年薪值計算


內部員工非經常開支總額



每月員工
開支(2)
1999-2000 2000-2001 2001-2002 總計
人工作
月數
員工開支
人工作
月數
員工開支
人工作
月數
員工開支
人工作
月數
員工開支
開設新職位
高級系統經理 141,917 8 1,135,336 12 1,703,004 4 567,668 24 3,406,008
系統經理 93,375 16 1,494,000 24 2,241,000 16 1,494,000 56 5,229,000
一級系統分析/
程序編製主任
59,017 34 2,006,578 60 3,541,020 22 1,298,374 116 6,845,972
助理文書主任 26,980 8 215,840 12 323,760 9 242,820 29 782,420
總計
66 4,851,754 108 7,808,784 51 3,602,862 225 16,263,400


(2) 根據《職工成本計算便覽98/1號》計算



1.2001年人口普查需處理的問卷數目估計為280萬份,而1996年中期人口統計的問卷只有40萬份。
此外,所需的臨時外勤人員數目也會由7 800人激增至23 000人。因此,1996年中期人口統計電腦
系統無法應付2001年人口普查的工作量。

2.1996年中期人口統計選用VAX平台,目的是合理地重整先前為1991年人口普查而發展的有關子系
統,以盡量減低1996年中期人口統計電腦系統的發展成本。這個方法在當時是可行的,因為中期
人口統計的工作要求和複雜程度遠較大規模的人口普查為低。不過,現時如再進一步發展這個
VAX平台,便會失去訂立政府系統總體結構標準的意義。採用這個標準效益良多,例如方便使用
者共用數據和功能、加強通訊效率,以及有助制定互相支援的運作復原計劃等。

3.採購不包括在大宗採購內的所需設備的招標工作,會在2000年2月或以前完成;僱用承辦商把問
卷資料輸入工作自動化的招標工作,會在2000年5月或以前完成。

4.每個相關子系統的系統分析和設計/推行工作,會分階段完成。子系統在各階段的工作範圍載
於附件1。

5.每個相關子系統推行後的監察和支援工作,會在2001年2月至2001年10月期間分階段完成,以
配合預定的子系統投入服務日期。至於屋宇單位檔案庫、抽樣、數碼式地圖和統計數據發布等
子系統,則需要持續提供維修保養和支援服務。