FCR(98-99)67

財務委員會討論文件

1999年1月29日


基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃
環境保護署
新分目「環境保護署辦公室自動化計劃」


    請各委員批准開立為數15,521,000元的新承擔額,用以為環境保護署提供辦公
    室自動化設施。

問題

由於環境保護署(下稱「環保署」)未有裝設辦公室自動化網絡系統,該署內部的通
訊,以及該署與決策局和其他部門的通訊均未能迅速而有效地進行。

建議

2.環境保護署署長根據資訊科技署署長的意見,建議開立為數15,521,000元的承擔額
,用以為環保署裝設辦公室自動化系統。規劃環境地政局局長支持這項建議。

理由

3.政府的政策是充分利用資訊科技,提高各決策局和部門的工作效率、服務質素和
成本效益。儘管環保署已於1991年設置部門網絡以支援為首長級人員提供的辦公室
自動化功能,但署內的高級專業人員仍未獲提供主要的辦公室自動化設施 ( 例如與
政府通訊網絡連接),故仍須依賴傳統的方式與各決策局和部門通訊。

4.為使通訊方式現代化,環保署署長建議在環保署推行一套辦公室自動化系統。這
套系統包括-

  1. 設立一個備有172個工作站和所需軟件的局部區域網絡(下稱「局域網」),供
    進行電子郵遞通訊、會議編排、圖形演示、文字處理、試算表運算和數據庫
    管理;

  2. 透過局域網接達政府通訊網絡,以便環保署與各決策局和其他部門以電子郵
    遞方式通訊和互相交換或共用資料;以及

  3. 接達政府通用應用系統,方便共用數據,以及檢索常用的資料和文件。

擬設辦公室自動化系統的主要使用包括所有高級專業人員和同級人員、私人秘書
,以及各專責組別如總務組、人事組、會計部和物料供應組的主管。

擬設辦公室自動化系統的效益

5. 擬設系統會帶來以下效益-

  1. 透過標準套裝軟件把數據轉化為有用資料作分析和報告用途,並使分布各處
    的環保署辦事處(包括位於灣仔修頓中心的總部和位於全港各處的10個分處)
    能迅速而有效地共用和交換有關資料,以方便管理和制定決策。環保署11個
    辦事處(包括總部)的地點載於附件

  2. 透過連接政府通訊網絡,改善環保署與各決策局和其他部門之間的通訊;

  3. 透過政府通用應用系統,更有效地進行數據管理工作,以及檢索常用的資料
    和文件,例如政府通告和規例、政府電話簿等;

  4. 避免由個別使用各自更新數據資料,以致浪費人力,還可減低用紙量,以
    及節省印製和派送文件所需時間,令環保署的工作效率得以提高;以及

  5. 可快捷地以電子方式傳送文件,從而節省派送文件所需人力,並有助在相同
    課題上的合作。

成本效益分析

6.電子數據傳送已成為現代辦公室的通訊方式。雖然一般都認為辦公室自動化系統
可提高效率和產量,但通常卻難以準確計算該系統直接帶來的增加產量或節省開支
額。因此,一般把估計還本期計算在內的成本效益分析,在這情況並不完全適用。
然而,為環保署提供所需的辦公室自動化設施,可使該署人員的內部通訊,以及該
署與各決策局和部門的通訊更為迅速有效,從而提高該署的工作效益。因改善效率
和提高產量估計每年可節省1%員工開支,即每年約 260 萬元。此外,該署在用紙方
面每年約可節省34,000元。雖則推行新的環保措施會導致環保署的工作量增加,但
採用更多資訊科技,也有助該署達致「資源增值計劃」提高生產力的目標。

對財政的影響

非經常費用


7.估計設置辦公室自動化系統所需的非經常費用總額為17,818,000元,分項數字如下-


1999-2000
千元
(a) 電腦硬件、軟件、數據通訊設備和導線 7,318
(b) 系統推行服務/合約員工 1,980
(c) 電腦場地準備工程 4,893
(d) 消耗品 268
(e) 培訓 323
應急費用(上述(a)項至(e)項的5%) 739
小計 15,521
其他非經常費用
(g) 環保署員工開支(包括間接費用) 627
(h) 資訊科技署員工開支(包括間接費用) 1,670
小計 2,297

______
總計 17,818

______


現請各委員批准開立為數15,521,000元的非經常承擔額,供支付(a)項至(f)項的費用。

8.關於第7段(a)項,7,318,000元的費用是用以購置電腦硬件(包括檔案伺服器、工作
站和周邊設備)、軟件、數據通訊設備,以及敷設導線。

9.關於第7段(b)項,1,980,000元的費用是用以聘用所需服務,進行下列工作:系統
發展、按所需規格製備通用應用系統、推行電子郵遞方法、詳細網絡設計、把辦
公室自動化系統與部門現有的運作系統合併、安裝設備和軟件,以及進行全面的
測試。

10.關於第7段(c)項,4,893,000元的費用是用於準備電腦場地,以便裝設網絡。

11.關於第7段(d)項,268,000元的費用是用以購置雜項用品,包括初期消耗品,如
盒式磁帶。

12.關於第7段(e)項,323,000元的費用是用以培訓環保署員工使用各項設施和進行
日常的網絡管理工作。

13.關於第7段(g)項,627,000元的費用為環保署在推行辦公室自動化系統階段提供
行政支援所需的員工開支,包括高級環境保護主任1個人工作月、環境保護主任2
個人工作月、總環境保護督察2個人工作月、高級環境保護督察2個人工作月和環
境保護督察 2 個人工作月的開支。環保署會在內部重行調配工作,以應付這方面
的人手需求。

14.關於第7段(h)項,1,670,000元的費用為資訊科技署就發展和管理這項計劃提供
技術支援,以及監督辦公室自動化系統的推行所需的員工開支,包括高級系統經
理3個人工作月、系統經理7個人工作月和一級系統分析/程序編製主任10個人工
作月的開支。環保署已在 1999-2000 年度的預算草案內預留足夠款項,支付這方
面的開支。

每年經常費用

15.估計這項建議由2000-01年度起每年所需的經常費用為4,418,000元,分項數字
如下-


2000-01年度
和以後每年
千元
(a) 系統維修保養 872
(b) 數據線路租用費 61
(c) 消耗品 234
小計 1,167
(d) 員工開支
    (i) 環保署
2,558
    (ii) 資訊科技署
693
小計 3,251

_____
總計 4,418

_____


16.關於第15段(a)項,872,000元的費用是用以支付硬件和軟件的維修保養費,以及
聘請合約人員及/或聘用支援服務為系統提供日常的維修保養和操作支援。

17.關於第15段(b)項,61,000元的費用是用以支付數據通訊線路的租用費。

18.關於第15段(c)項,234,000元的費用是用以購置消耗品,例如供作系統備份用途
的盒式磁帶。這項費用已扣除減少用紙量後所節省的開支。

19.關於第15段(d)(i)項,2,558,000元的費用是用以支付環保署高級環境保護主任3個
人工作月、環境保護主任 6 個人工作月、總環境保護督察6個人工作月、高級環境
保護督察11個人工作月和環境保護督察22個人工作月的開支,以便進行日常的系統
管理工作和運作事宜。環保署會重行調配內部人員,以應付有關的人手需求。

20.關於第15段(d)(ii)項,693,000元的費用是用以支付資訊科技署系統經理3個人工作
月和一級系統分析/程序編製主任 7 個人工作月的開支,以便提供日常的維修保養
支援和技術服務。

推行計劃

21. 擬議的推行時間表如下-

工作預定完成日期
詳細系統設計和採購工作 1999年7月
準備電腦場地和敷設導線 1999年8月
安裝和測試辦公室自動化網絡 1999年12月
安裝和測試政府通用應用系統 2000年2月
系統運作 2000年3月


背景資料

22.自1993年年底開始,政府逐一推行辦公室自動化網絡系統計劃,以提高政府辦公
室的生產力,以及改善各決策局和部門之間的通訊效率。該等辦公室網絡與政府通
訊網絡連接,讓使用可透過電子聯通方式互相交換資料。迄今,所有決策局和許
多部門均已連接同一網絡。由於辦公室自動化網絡系統證實有助提高效率,當局正
擴展這些系統的應用範圍至其他部門。


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規劃環境地政局
1999年1月

FCR(98-99)67 附件


環境保護署轄下11個辦事處的地點


(1) 灣仔修頓中心(總部)24-28樓

(2) 灣仔稅務大樓33樓、45-48樓

(3) 堅尼地城域多利道88號2-5樓

(4) 鰂魚涌華懋交易廣場2樓、3樓、5-6樓

(5) 九龍灣環貿商業中心10樓

(6) 沙田新城市中央廣場11樓

(7) 大埔太和邨安和樓2樓

(8) 荃灣豪輝商業中心地下和1樓

(9) 荃灣華懋荃灣廣場7樓

(10) 荃灣政府合署7-8樓

(11) 九龍灣南豐商業中心5樓