FCR(98-99)68

財務委員會討論文件

1999年1月29日


基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃
規劃署
新分目「規劃署辦公室自動化計劃」


    請各委員批准開立為數12,367,000元的新承擔額,用以為規劃署提供辦公室自
    動化設施。

問題

由於規劃署未有裝設辦公室自動化網絡系統,該署內部的通訊,以及該署與決策局
和其他部門的通訊均未能迅速而有效地進行。

建議

2.規劃署署長根據資訊科技署署長的意見,建議開立為數12,367,000元的承擔額,用
以為規劃署裝設辦公室自動化系統。規劃環境地政局局長支持這項建議。

理由

3.政府的政策是充分利用資訊科技,提高各決策局和部門的工作效率、服務質素和
成本效益。儘管規劃署已使用電腦系統處理有關技術應用、分析和行政方面的事宜
,然而,該署內部現時的通訊方式主要限於文書往來或面對面接觸,職員未能享有
辦公室自動化系統所帶來的便利,即不能把一個信息同時傳送給多個對象和彼此即
時作出回應。

4.為使通訊方式現代化,規劃署署長建議在規劃署推行一套辦公室自動化系統。這
套系統包括-

  1. 設立一個備有157個工作站和所需軟件的局部區域網絡(下稱「局域網」),供
    進行電子郵遞通訊、會議編排、圖形演示、文字處理、試算表運算和數據庫
    管理;

  2. 透過局域網接達政府通訊網絡,以便規劃署與各決策局和其他部門以電子郵
    遞方式通訊和互相交換或共用資料;以及

  3. 接達政府通用應用系統,方便共用數據,以及檢索常用的資料和文件。

擬設辦公室自動化系統的主要使用者包括所有高級專業人員和同級人員、私人秘書
,以及各專責組別如總務組、人事組、會計組和物料供應組的主管。

擬設辦公室自動化系統的效益

5. 擬設系統會帶來以下效益-

  1. 透過標準套裝軟件把數據轉化為有用資料作分析和報告用途,並使分布各處
    的規劃署辦事處(包括位於北角政府合署的總部,以及位於荃灣政府合署、新
    都會廣場、沙田政府合署和華懋廣場的外設辦事處)能迅速而有效地共用和交
    換有關資料,以方便管理和制定決策;

  2. 透過連接政府通訊網絡,改善規劃署與各決策局和其他部門之間的通訊;

  3. 透過政府通用應用系統,更有效地進行數據管理工作,以及檢索常用的資料
    和文件,例如政府通告和規例、政府電話簿等;

  4. 避免由個別使用者各自更新數據資料,以致浪費人力,還可減低用紙量,以
    及節省印製和派送文件所需時間,令規劃署的工作效率得以提高;以及

  5. 可快捷地以電子方式傳送文件,從而節省派送文件所需人力,並有助在相同
    課題上的合作。

成本效益分析

6.電子數據傳送已成為現代辦公室的通訊方式。雖然一般都認為辦公室自動化系統
可提高效率和產量,但通常卻難以準確計算該系統直接帶來的增加產量或節省開支
額。因此,一般把估計還本期計算在內的成本效益分析,在這情況並不完全適用。
然而,為規劃署提供所需的辦公室自動化設施,可使該署人員的內部通訊,以及該
署與各決策局和部門的通訊更為迅速有效,從而提高該署的工作效益。因改善效率
和提高產量估計每年可節省1%員工開支,即每年約2,311,000元。此外,該署在用紙
方面每年約可節省 23,000 元。雖則工務計劃、優先鐵路計劃和與建屋計劃有關連的
工程項目導致規劃署的工作量增加,但採用更多資訊科技,也有助該署達致「資源
增值計劃」提高生產力的目標。

對財政的影響

非經常費用


7.估計設置辦公室自動化系統所需的非經常費用總額為14,110,000元,分項數字如
下-


1999-2000
千元
(a) 電腦硬件、軟件、數據通訊設備和導線 6,015
(b) 系統推行服務/合約員工 2,211
(c) 電腦場地準備工程 2,999
(d) 消耗品 103
(e) 培訓 450
(f) 應急費用(上述(a)項至(e)項的5%) 589
小計 12,367
其他非經常費用
(g) 規劃署員工開支
(包括間接費用)
428
(h) 資訊科技署員工開支
(包括間接費用)
1,315
小計 1,743

______
總計 14,110

______


現請各委員批准開立為數12,367,000元的非經常承擔額,供支付(a)項至(f)項的費用。

8.關於第7段(a)項,6,015,000元的費用是用以購置電腦硬件(包括檔案伺服器、工作
站和周邊設備)、軟件和數據通訊設備,以及敷設導線。

9.關於第7段(b)項,2,211,000元的費用是用以聘用所需服務,進行下列工作:系統
發展、按所需規格製備通用應用系統、推行電子郵遞方法、詳細網絡設計、把辦公
室自動化系統與部門現有的運作系統合併、安裝設備和軟件,以及進行全面的測試。

10.關於第7段(c)項,2,999,000元的費用是用以準備電腦場地,以便裝設網絡。

11.關於第7段(d)項,103,000元的費用是用以購置雜項用品,包括初期耗用品,如
盒式磁帶。

12.關於第7段(e)項,450,000元的費用是用以培訓規劃署員工使用各項設施和進行日
常的網絡管理工作。

13.關於第7段(g)項,428,000元的費用為規劃署在推行辦公室自動化系統階段提供行
政支援所需的員工開支,包括城市規劃師3.1個人工作月和高級測量主任3.1個人工作
月的開支。規劃署會在內部重行調配工作,以應付這方面的人手需求。

14.關於第7段(h)項,1,315,000元的費用為資訊科技署就發展和管理這項計劃提供技
術支援,以及監督辦公室自動化系統的推行所需的員工開支,包括高級系統經理2.6
個人工作月、系統經理5.2個人工作月和一級系統分析/程序編製主任7.8個人工作月
的開支。資訊科技署已在1999-2000年度的預算草案內預留足夠款項,支付這方面的
開支。

每年經常費用

15.估計這項建議由2000-2001年度起每年所需的經常費用為3,319,000元,分項數字如
下-


2000-2001年度
和以後每年
千元
(a) 系統維修保養 890
(b) 數據線路租用費 45
(c) 消耗品 130
小計 1,065
(d) 員工開支
    (i) 規劃署
1,704
    (ii) 資訊科技署
550
小計 2,254

______
總計 3,319

______


16.關於第15段(a)項,890,000元的費用是用以支付硬件和軟件的維修保養費,以及聘
請合約人員及/或聘用支援服務為系統提供日常的維修保養和操作支援。

17.關於第15段(b)項,45,000元的費用是用以支付數據通訊線路的租用費。

18.關於第15段(c)項,130,000元的費用是用以購置消耗品,例如供作系統備份用途的
盒式磁帶。這項費用已扣除減少用紙量後所節省的開支。

19.關於第15段(d)(i)項,1,704,000元的費用是用以支付規劃署城市規劃師7.8個人工作
月和高級測量主任 19.2 個人工作月的員工開支,以便進行日常的系統管理工作和運
作事宜。規劃署會重行調配內部人員,以應付有關的人手需求。

20.關於第15段(d)(ii)項,550,000元的費用是用以支付資訊科技署系統經理 2.6 個人工
作月和一級系統分析/程序編製主任5.2個人工作月的員工開支,以便提供日常的維
修保養支援和技術服務。

推行計劃

21. 擬議的推行時間表如下-

工作預定完成日期
詳細系統設計和採購工作 1999年7月
準備電腦場地和敷設導線 1999年8月
安裝和測試辦公室自動化網絡 1999年12月
安裝和測試政府通用應用系統 2000年2月
系統運作 2000年3月


背景資料

22.自1993年年底開始,政府逐一推行辦公室自動化網絡系統計劃,以提高政府辦公
室的生產力,以及改善各決策局和部門之間的通訊效率。該等辦公室網絡與政府通
訊網絡連接,讓使用者可透過電子聯通方式互相交換資料。迄今,所有決策局和許
多部門均已連接同一網絡。由於辦公室 自動化網絡系統證實有助提高效率,當局正
擴展這些系統的應用範圍至其他部門。


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規劃環境地政局
1999年1月