一九九九年五月二十七日會議
討論事項

立法會司法及法律事務委員會

法律援助署實施綜合資訊系統計劃


目的

1.此份文件概述法律援助署(法援署)的綜合資訊系統計劃,及尋求各議員支持實施這
項計劃。

背景

2.法援署多年來一直研究如何藉電腦化提高運作效率及服務質素。於一九九五年
KPMG在其法援署資訊系統策略顧問報告內指出法援署的成功關鍵因素應包括:

  1. 有效率和有效地管理個案;

  2. 方便和快捷的內部溝通;

  3. 迅速處理事務的能力;

  4. 與外界有效地聯絡;

  5. 準確及全面的管理資訊;

  6. 具經濟效益的個案督導及執行法庭判決。

法援署現時的資訊科技設施並不足以滿足上述業務需求。

目前情況

3.法援署現時採用的主要電腦系統大部分均已落伍及不足以應付所需,下列是簡單
的闡述:

  1. 民事案件審查資料系統

    民事案件審查資料系統於一九九一年建立,處理所有申請法援之民事案件的
    基本資料。該系統除過往累積的案件資料外, 每年還需處理超過27,000 宗新
    申請個案,可是它只能處理數據,卻不能對有關的業務流程提供足夠的支援
    ,其主要缺點是不能直接製備文件,(例如發給申請人或委派私人律師的標
    準公函),因此需耗用大量時間及人手,把儲存在系統內的資料重新輸入電
    腦以製備文件。這系統的反應速度亦欠理想;印製一份分析法援申請所需時
    間的報告,就需要超過一小時;由於該系統不能兼容中文,所以不能儲存申
    請人的中文姓名;因為其容量有限,以致需建立另一套系統來處理法律援助
    律師名冊上的資料。

  2. 訴訟組資料管理系統及訟費核算小組的網絡系統

    訴訟組資料管理系統於九十年代初期建立,處理內部的訴訟個案;訟費核算
    小組的網絡系統是其副系統,用以儲存供評定訟費用的帳目資料。由於技術
    上的限制,該系統並不便於使用,用戶需熟記多種指令;其低效能工作站更
    進一步減低它們的效率;雖然該系統提供自動製備文件功能,但速度並不理
    想,而且其內置的文字處理系統與部門內其餘系統並不兼容。

  3. 法援受助人帳目系統

    署內會計及物資供應組所使用的系統,是用作管理法援受助人帳目,它每年
    處理超過200,000宗帳目往來事項,但由於系統早於十多年前裝設,現已因落
    伍而不能有效地運作,例如 :在同一時間內,只能容許一名使用者輸入付款
    單上的資料;雖然法援費用與申請審查及訴訟息息相關,但法援署受助人帳
    目系統郤沒有與民事案件審查資料系統或訴訟組資料管理系統連結,也沒有
    接駁庫務署的電腦系統,導致本可共享的資料需由人手重新輸入。

  4. 刑事組個人電腦系統

    刑事組每年處理超過4,300宗刑事法援申請個案,然而郤沒有裝設電腦資訊應
    用系統協助其運作,現只使用設于個人電腦的獨立應用系統,以處理與刑事
    案件有關的資料。由於署內律師不能接駁使用此系統,所以他們不能利用它
    來協助管理案件;鑒於該系統缺乏所需功能,於是該組零散地裝設了一些輔
    助性個人電腦應用系統,以支援日常運作,在這情況下,資料變得散亂,要
    統籌及分析所有的資料也十分困難。

4.除了個別系統本身有不足之處外,這些主要系統因互不相連,以致影響署內工作
效率,包括重複工序、重複輸入資料、用戶不能共享有用的資料、以及管理資訊報
告欠完善。

5.現時法援署所採用的電腦系統維修費用高昂,而且系統本身已太落伍,其功能已
無可能再有效提升。撇除大規模提升功能的費用,預計在一九九九至二零零零年度
各系統的維修及小規模提升功能的費用約為三百萬元,該數額並不包括資訊科技署
及庫務署每年為該署三項主要系統(民事案件審查資料系統、訴訟組資料管理系統
及法援受助人帳目系統)提供技術支援及意見所需支付的638,000元員工薪酬開支。

建議使用的系統

6.法援署於一九九八年十月委託DMR顧問公司為部門進行了一項為期六個月的資訊
策略可行性研究,顧問建議法援署以一個綜合電腦系統取代現有系統,其構成部份
如下:

  1. 個案管理系統, 這是一個綜合系統,功能包括處理審查申請、外判個案、監
    察個案、計算訟費及處理服務提供者的資料;

  2. 成本及資源管理系統處理個案會計、人事管理及資產管理。個案會計系統支
    援法援個案的收款和付款程序,並將與(a)項個案管理系統連結。人事管理及
    資產管理系統將處理該署的人力資源及資產的資料。

  3. 基本設施計劃,此計劃是支援上述(a)及(b)項的系統的技術架構,括辦公室
    自動化、硬件及網絡設施。

附件 I詳細列載上述各系統的功能。

成本效益分析

7.裝設建議中的系統需支付的非經常開支預計為51,911,000元,其中44,366,000元用
於添置硬件、軟件、消耗品、聘請計劃及操作管理服務,其餘的7,545,000元為負責
管理施行計劃的員工開支。除了有關開設一個為期十五個月作為監督項目實施之用
的助理首席法律援助律師職位的開支外,所有的員工開支都會由現有的資源負擔。
由二零零二至零三年度,每年經常開支預算為4,981,000元。

8.由二零零二至零三年度起,該署使用新資訊系統,預計可每年節省23,995,000元,
當中13,804,000元是可兌現的節省。節省主要來自削減申請及審查科、訴訟科及部門
行政科36個職位,詳情列於附件 II。此外,在二零零二至零三年度及以後,每年從部
分工作職位中所騰出的人力,亦有不可兌現的節省額10,191,000元,這些人力可用以
應付新增的工作量。

9.以上成本效益的分析結果顯示,該計劃將於二零零四至零五年度達至收支平衡(即
累積節省額足以抵銷累積開支)。有關的分項數字列於附件III

其他效益

10.除上述的節省外,所建議的系統將可為法援署帶來下列的顯著效益:

  1. 縮減審查申請所需時間,可改善對法援申請人的服務。審查申請所需的平均
    時間將由59天減至57天,由申請日期起計三個月內完成審查80%申請的服務
    目標,更可提升至超過90%以上;

  2. 更迅速地回答查詢,目前該署職員回答簡單的查詢需時7至8分鐘,回答複雜
    的查詢則需時15分鐘。屆時由於個案的資料可以在聯機電腦上找到,回答各
    類查詢的時間可減至5分鐘。超過90%的查詢可以即時獲得處理,毋須翻查檔
    案文件;

  3. 加強服務質素,裝設新系統後,法援受助人的利益可藉著系統的以下各項功
    能得到更佳保障,從個案管理系統中可以可靠地搜尋利益衝突的情況及相關
    個案;自動作出準確的經濟審查及計算分擔費用;能夠在聯機電腦上找到部
    門的工作程序及指引,將加強法援署人員的決策能力;從聯機電腦上可即時
    查詢私人執業律師的經驗、專長及工作量,有助署方更有效地分配工作;

  4. 加強監察法援個案的進展,個案管理系統將會儲存每類個案的事項日誌表,
    如上庭日期、追索個案進展、及在事件發生前向負責人呈閱資料以便採取行
    動,此舉可避免法援署遺漏一些重要的日期或事項,從而保障法援受助人的
    利益。由於所有與個案有關的事項將會被輸入系統,因此法援署可更有效地
    評估訟費支出及運用資源;

  5. 快捷及準確處理付款,減省人手操作的步驟,可使處理付款的程序更加快捷
    及準確。在付款給予服務提供者方面,由收到付款指示表格至送出交收資料
    給庫務署所需的時間,將由目前的11個工作天縮減為 9 個工作天。由於個案
    會計系統能夠追索付款的預定日期,因此可迅速支付賠償款項給受助人或分
    期收回基本訟費。自動計算功能及電腦化現金簿亦可進一步提高個案會計的
    準確性。

  6. 迅速及準確的管理報告,定期由系統自動製備管理報告可減少目前以人手製
    備報告的延誤。目前製備與民事案件有關的月報需時3星期,刑事案件也需1
    星期;新系統將可把它們分別縮減為兩星期及 4 天。此外,由於數據資料之
    組織較為妥善及統一,所以能作出較有效的分析。

  7. 善用資源,把員工記錄、資產及保養詳情以電腦儲存,可以提供更佳的資料
    分析,對人力策劃及資源運用有莫大幫助;

  8. 僱員的工作滿足感及工作環境,憑藉著效能較佳的工具,法援署人員將可提
    供更優質的服務。減少人手編寫的表格及指引,將可騰出辦公室的空間,工
    作環境得以改善。

推行計劃

11.如建議獲得批准,計劃預計需時廿四個月完成。以下是推行這項計劃的時間表:

項目預計展開時間
招標 1999年7月
安裝地點整理工作 2000年4月
購買硬件及軟件 2000年4月
基本設施應用系統開始運作 2000年11月
個案管理系統(第一期)開始運作 2000年12月
人事管理系統開始運作 2000年12月
個案會計系統開始運作 2001年4月
個案管理系統(第二期)開始運作 2001年6月
資產管理系統開始運作 2001年6月


徵詢意見

12.請各議員支持法援署實施綜合資訊系統計劃,其後有關建議將會於一九九九年七
月二日提交財務委員會要求通過撥款。

法律援助署
檔號 : LA/ADM/10/9(C) VI


日期 : 一九九九年五月十九日



附件 I


綜合資訊系統計劃的主要功能概要


綜合資訊系統計劃的主要功能如下:

  1. 個案管理系統


  • 聯機記錄及處理申請資料;

  • 提供聯機經濟審查及計算分擔費、自動搜尋相關個案和利益衝突的情況
    、及提供供詞表格範本作聯機錄取供詞之用;

  • 提供關於法援署職員和服務提供者的工作分配情況的聯機資料及過往獲
    委派的個案紀錄,

  • 監察外判個案並記錄服務提供者的表現;

  • 儲存每類個案的事項日誌表,並自動按時呈閱案件;

  • 記錄內部辦理訴訟所需的人力和資源,以便評估有關成本;

  • 在事項日誌表上訂明應收取費用的指標、綜合各事項所涉及的訟費,並
    且製備訟費單;

  • 製備法庭文件和發給有關各方人士的書信;

  • 提供條碼系統,以便追查檔案;以及

  • 提供管理資料和統計數字。

  • 個案會計系統

    • 支援個案之帳目計算;

    • 建立電子現金帳簿;

    • 處理收支款項的指示及帳目往來;

    • 製備分期付款日期表和債務人的催繳通知書;

    • 協助製備帳目撮要;

    • 製備報告、支票和正式收據;以及

    • 連結個案管理系統,並接駁至庫務署的電腦系統。

  • 人事管理系統

    • 管理員工個人資料、職位調派及培訓紀錄;

    • 連接公務員培訓處的培訓記錄檔案。

  • 資產管理系統

    • 儲存各項器材(包括與電腦相關的器材)的資料;

    • 管理保養合約及付款的資料詳情;

    • 協助監察電腦器材的訂購事宜。

  • 基本設施

    • 提供一個供600名用戶使用的網絡,以接駁至部門的應用系統、電子郵
      件設施及互聯網;

    • 把政策指引、程序、公告、固定格式表格以電子方式儲存在伺服器內,
      並提供聯機搜尋服務;

    • 提供連接政府電子郵件網絡的服務;

    • 容許在辦公室以外錄取口供時或在法庭上使用筆記簿型電腦,以遠程撥
      號方式接駁網絡;

    • 提供及中央管理便箋、公函及其他文件的範本;

    • 在九龍辦事處提供後備系統。當系統失靈時,應用系統的伺服器將轉而
      使用後備系統。在正常操作時,備用系統可作開發和測試應用系統及訓
      練之用。



    附件 II


    法律援助署預期可削減的職位



    職位數目
    職級 2001/02 2002/03 總計
    律政書記 5 11 16
    助理文書主任 1 3 4
    文書助理 3 8 11
    打字督導員 0 1 1
    二級私人秘書 1 0 1
    打字員 1 2 3

    _____________________
    總計 11 25 36




    附件 III

    資訊系統策略推行計劃的
    開支及節省費用分析


    I. 非經常開支


    1999/00
    千元
    2000/01
    千元
    2001/02
    千元
    總額
    千元
    開支
    電腦硬件及軟件 0 23,877 0 23,877
    安裝地點整理工作 0 5,357 0 5,357
    訓練 0 949 0 949
    消耗品及雜項 0 373 0 373
    後備系統器材及服務 0 965 7 972
    推行服務 0 5,456 2,085 7,541
    資訊科技署負責招標的合約員工 1,264 0 0 1,264
    應急費用 10% 126 3,698 209 4,033

    ______________________________
    小計 1,390 40,675 2,301 44,366

    員工費用
    (i) 法援署員工費用
      管理層
    0 3,413 801 4,214
      發展系統
    42 2,652 168 2,862

    ______________________________
    小計 42 6,065 969 7,076

    (ii) 資訊科技署員工費用 256 213 0 469

    ______________________________
    小計 298 6,278 969 7,545

    ______________________________
    總額 1,688 46,953 3,270 51,911


    II. 經常開支


    2000/01
    千元
    2001/02
    千元
    2002/03
    及其後每年
    千元
    電腦硬件及軟件 0 813 1,795
    數據綫(租用) 434 434 434
    消耗品及雜項 0 357 357
    後備系統器材及租用數據綫 7 21 21
    技術支援服務 405 1,389 2,374

    _____________________________
    總額 846 3,014 4,981

    III. 節省費用


    2000/01
    千元
    2001/02
    千元
    2002/03
    及其後每年
    千元
    可兌現的節省
    (i) 現有系統支出 0 1,550 2,269
    (ii) 節省法援署員工的費用 0 3,473 11,535

    _____________________________
    小計 0 5,023 13,804

    不可兌現的節省
    (i) 節省法援署員工的費用 3,182 7,962 9,553
    (ii) 節省資訊科技署及庫務署員工的費用 0 319 638

    _____________________________
    小計 3,182 8,281 10,191

    _____________________________
    總額 3,182 13,304 23,995


    IV. 成本效益分析(按1999/00年價格計算)


    1999/00
    千元
    2000/01
    千元
    2001/02
    千元
    2002/03
    千元
    2003/04
    千元
    2004/05
    千元
    2005/06
    千元
    總額
    千元
    成本

    非經常開支
    開支 1,390 40,675 2,301 0 0 0 0 44,366
    員工費用 298 6,278 969 0 0 0 0 7,545

    ___________________________________________________________
    小計 1,688 46,953 3,270 0 0 0 0 51,911

    經常開支
    開支 0 846 3,014 4,981 4,981 4,981 4,981 23,784
    員工費用 0 0 0 0 0 0 0 0

    ___________________________________________________________
    小計 0 846 3,014 4,981 4,981 4,981 4,981 23,784

    0

    ___________________________________________________________
    總成本 1,688 47,799 6,284 4,981 4,981 4,981 4,981 75,695

    節省開支
    可兌現的節省
    現有系統的支出 0 0 1,550 2,269 2,269 2,269 2,269 10,626
    節省法援署員工
    的費用
    0 0 3,473 11,535 11,535 11,535 11,535 49,613

    ___________________________________________________________
    小計 0 0 5,023 13,804 13,804 13,804 13,804 60,239

    不可兌現的節省
    節省法援署員工
    的費用
    0 3,182 7,962 9,553 9,553 9,553 9,553 49,356
    節省資訊科技署
    及庫務署員工的
    費用
    0 0 319 638 638 638 638 2,871

    ___________________________________________________________
    小計 0 3,182 8,281 10,191 10,191 10,191 10,191 52,227

    ___________________________________________________________
    總節省費用 0 3,182 13,304 23,995 23,995 23,995 23,995 112,466
    淨節省額 (1,688) (44,617) 7,020 19,014 19,014 19,014 19,014 36,771

    淨節省額現值 (4%) (1,688) (42,901) 6,490 16,903 16,253 15,628 15,027 25,712
    淨累積節省額現值(4%) (1,688) (44,589) (38,099) (21,196) (4,943) 10,685 25,712


    註 : 用作評估電腦計劃的財務情況之實際息率為4%。