財務委員會


人事編制小組委員會會議程序

目 錄



題目段數
職責1
職權範圍2
委員組合3-4
主席和副主席5-7
人事編制小組委員會秘書8
會議9-11
會議法定人數12-14
官員及其他人士列席會議 15-16
參考文件17
議程文件18-19
公開及機密文件20-21
以傳閱方式考慮文件的安排22
撤回議程文件的安排23
修改政府當局提出的建議24
人事編制小組委員會的行事方式及程序25
人事編制小組委員會會議中的秩序26-28
語文29
會議形式30-31
押後議事程序32
金錢利益的披露33-34
問題35-37
表決38-40
惡劣天氣41
人事編制小組委員會會議程序

職責

財務委員會轄下的人事編制小組委員會是根據立法會議事規則第71(5)條而成立,以協助財務委員會執行其職責。人事編制小組委員會負責審核有關更改公務員編制的請求,並向財務委員會提出建議,但其本身卻沒有獨立的權責,一切得由財務委員會決定。在作出決定時,財務委員會並不會受到人事編制小組委員會所提建議的約束。

職權範圍

2. 人事編制小組委員會的職權範圍如下

  1. 考慮政府當局所提交的文件,並按情況所需,向財務委員會建議:

    1. 開設、重行調配和刪除按首長級薪級表支薪的常額職位和編外職位;

    2. 保留首長級編外職位;

    3. 開設編外職位,以暫時填補按薪級中點薪額估計年薪值較低職級內的常額職位;

    4. 開設為期超過一年的個別首長級顧問職位;

    5. 更改列於核准預算內的部門人事編制開支限額;

    6. 更改有關開設、重行調配和刪除首長級職位的安排;

    7. 按照公務員薪俸及服務條件常務委員會、首長級薪俸及服務條件常務委員會、司法人員薪俸及服務條件常務委員會或紀律人員薪俸及服務條件常務委員會的建議,更改公務員職級和職系的結構(包括薪級、新職系和新職級),並因此而在受影響的職級內開設和刪除職位;及

    8. 更改政府的組織結構,並因此而調動職位。

  2. 就更改預算案所開列的部門人事編制,以及公務員的人數和開支等事宜,向財務委員會報告。

委員組合

3. 人事編制小組委員會的成員,包括財務委員會內選擇加入人事編制小組委員會的委員。有意加入的財務委員會委員須在新立法會期第一次人事編制小組委員會會議擧行該日至少7整天1前,以書面通知人事編制小組委員會秘書(下稱秘書)。人事編制小組委員會委員2 會互相推選一名主席和一名副主席。倘獲主席同意,期限過後也可接受因病或未及回港的委員加入小組委員會。倘議員以因病或未及回港之外的理由,在限期過後才提出參加小組委員會的要求,須向小組委員會提出。只有在議員提出充分理由的情況下,小組委員會方可接納此等申請。在小組委員會選出主席及副主席之後才加入的任何委員,不得要求重選主席及副主席。在會期中段加入立法會的新議員,立法會秘書處會請他在已告當選為立法會議員該天計的一個月內,表明是否願意加入人事編制小組委員會。

4. 沒有選擇加入人事編制小組委員會的財務委員會委員,亦可列席人事編制小組委員會會議,參與有關討論,但卻無權投票。

主席和副主席

5. 主席和副主席由委員在公開進行的會議上互選產生,任期直至人事編制小組委員會在其獲選後的下一會期選出正副主席為止。若主席及副主席暫時缺席,小組委員會可在其缺席期間另選一委員代行主席之職。儘管有第39段的規定,主席或主持選擧的委員(視屬何情況而定)在該等選擧中除有權作決定性表決外,亦有權作原有表決 [議事規則第71(2)條]3

6. 在任期首個會期的主席和副主席選擧,須在該屆會期內的人事編制小組委員會首次會議上進行。人事編制小組委員會在每屆任期的首次會議,由立法會排名最先的委員[議事規則第1A條]負責召開。該委員亦須主持人事編制小組委員會主席的選擧。若排名最先的委員獲提名小組委員會主席一職,則未獲提名為候選人的委員中排名最先者須主持選擧。在立法會任期第二屆或其後的會期,選擧可在會期前擧行的會議上進行。

7. 在為選擧正副主席而擧行的會議上,主持選擧的委員須邀請各委員提名該兩個職位的人選。所有委員均可參選。每一項提名須由一名委員以口頭作出,並須由最少另外一名出席的委員附議,並為被提名的委員接納。委員如提名一名缺席的委員參選,須聲明已獲得該名缺席委員接納提名。如只有一項提名,則主持選擧的委員須宣布獲提名當選。倘有超過一項提名角逐同一職位,則由與會的委員(包括主持選擧的委員)進行不記名投票,並以票數多寡來決定選擧結果。若出現票數相同的情況,主持選擧的委員須進行抽籤,按結果對其中一名候選人投決定性一票,並隨即宣布該名候選人當選。

人事編制小組委員會秘書

8. 秘書須列席人事編制小組委員會會議、製備人事編制小組委員會會議紀綠,以及在審議人事編制小組委員會建議的財務委員會擧行會議前,將會議紀錄分發與各委員。會議紀錄會以紀要的形式製備,記錄出席的委員、議事程序的摘要及所作出的決定。秘書通常不會把會議紀要送交政府當局及其他人士核正,惟記錄該等人士在會議上所發表意見的部分則屬例外。 會議

9. 在選出主席後,秘書須就人事編制小組委員會在會期內的暫定會議日期,徵求主席同意,然後將會議日期告知委員及政府當局。主席可決定召開特別會議處理緊急事宜。

10. 秘書須在會議日期最少5整天前,將會議的書面預告發給各委員,但主席可視個別情況指示給予較短時間的預告[議事規則第71(6)條]。會議須公開擧行,但主席按照人事編制小組委員會的任何決定命令不公開擧行除外[議事規則第71(7)條]。任何文件如列入議程以供討論但又未能在有關會議中審議完畢,會在下次會議繼續審議,或按主席決定召開特別會議繼續審議。

11. 人事編制小組委員會會議由主席主持,倘他未能出席,則由副主席主持。若在指定的開會時間過後15分鐘內,他們仍未到達會場,或他們已通知秘書不會出席會議,則與會的委員須互選一人主持會議。如主席決定其本人未能在討論某一事項時主持會議,或人事編制小組委員會決定他不能負責這項工作,則副主席須就該事項主持會議。如上述兩人均決定未能主持會議,或人事編制小組委員會決定他們不能負責這項工作,則與會的委員須互選一人,在討論該事項時主持會議。

會議法定人數

12. 會議法定人數為主席加上3名委員,或主席加上七分之一的委員,以人數較多為準。委員須於人事編制小組委員會會議前向秘書表明他們能否出席會議;否則,秘書會當他們缺席,以便確定是否有足夠法定人數出席會議。除非在指定的開會時間過後15分鐘內,出席達至會議法定人數,否則會議將不會擧行。

13. 如出席會議的委員不足法定人數,而有人向委員會主席提出此事,委員會主席即須指示傳召委員到場。15分鐘後,如仍不足法定人數,委員會主席即無須付諸表決而宣布休會待續。

14. 委員會主席在指示人事編制小組委員會就一項建議作出決定前,必須確定當時出席會議的人數是達到足夠的法定人數。

官員及其他人士列席會議

15. 主席或人事編制小組委員會可邀請任何官員,或預算總目下有關的非政府團體或組織的成員或僱員,提供人事編制小組委員會在履行其職責時可能需要的資料,或作出解釋,或出示紀錄或文件。人事編制小組委員會亦可就該等資料、解釋、紀錄或文件邀請其他人士提供協助[議事規則第71(12)條]。秘書會在議程內說明獲邀參與個別項目討論的官員和其他人士的職位名稱。

16. 在財政司司長缺席期間,庫務局局長或庫務局副局長會列席人事編制小組委員會的會議,負責就公共財政程序向主席提供意見,並統籌政府當局在會議上所作的陳述,包括撤回或修訂某項建議。

參考文件

17. 政府當局可向委員提供參考文件。有關參考文件可能是應委員在上一次會議上所提出的要求而發出,或是政府當局主動為委員擬備的。這些文件由秘書隨註明編號的文件發出。

議程文件

18. 作為香港特別行政區政府指定官員的財政司司長、庫務局局長或庫務局副局長,或任何委員,可就擬列入人事編制小組委員會會議議程內的事項,向秘書作出預告[議事規則第9(2)條]。有關議程項目的預告應在有關的會議擧行最少6整天前送達秘書,但如主席另有指示,可給予較短時間的預告。

19. 人事編制小組委員會的議程文件,通常屬於討論文件,內容是請求人事編制小組委員會就政府當局所交來的人事編制提議及人事編制小組委員會委員提出的議案,向財務委員會作出建議。除非基於緊急情況而經主席指示,否則秘書應在審議有關議程文件的會議擧行當日最少5整天前,將文件分發予委員。

公開及機密文件

20. 人事編制小組委員會的非機密性質的議程文件,均會公開討論,但主席按照人事編制小組委員會的任何決定命令不公開討論除外[議事規則第71(7)條]。倘議程文件屬機密性質,而委員對該文件又有疑問,則小組委員會通常會在所有非機密性質的文件討論完畢後,閉門討論有關機密文件,但主席按照人事編制小組委員會的決定而命令另作安排除外。倘政府當局認為有需要將一份議程文件列為機密文件,則須在提交的文件其中一段說明其將文件列為機密的理由。

21. 秘書會以密封的信封,將機密文件送交各委員。委員應小心確保該等文件得以安全保管,且不應向任何未獲授權的人士透露文件的部分或全部內容。

以傳閱方式考慮文件的安排

22. 委員會主席可命令任何須由人事編制小組委員會建議的事宜,藉傳閱文件方式交由各委員研究,而委員亦可以書面向主席示明其贊同。如過半數委員在主席為此目的而指定的限期屆滿前已示明其贊同,同時在限期屆滿時並無委員以書面向主席表示反對,或要求將該事宜交由人事編制小組委員會開會決定,則該事宜須當作已獲人事編制小組委員會贊同。

撤回議程文件的安排

23. 在人事編制小組委員會會議席上,財政司司長或在其缺席期間,庫務局局長或庫務局副局長可在下列情況下撤回文件 --

  1. 在文件提交表決前的任何時間;或

  2. 在文件提交表決之後但在主席宣佈結果前,獲人事編制小組委員會委員一致批准撤回。
修改政府當局提出的建議

24. 根據《公共財政條例》第8條,修改核准開支預算的建議必須由財政司司長提出,而委員不能對財政司司長的建議作出修改。人事編制小組委員會必須就原本提出的建議,進行討論及表決。倘若人事編制小組委員會不批准有關建議,財政司司長便須考慮是否作出修訂,俾能提出一個可令人事編制小組委員會接受的新建議。

人事編制小組委員會的行事方式及程序

25. 除立法會議事規則及獲財務委員會通過的會議程序另有規定外,人事編制小組委員會可自行決定本身的行事方式及程序[議事規則第71(13)條]。

人事編制小組委員會會議中的秩序

26. 主席須就人事編制小組委員會會議遵照會議規程行事負責,而主席在會議規程問題上所作決定為最終決定[議事規則第44條]。

27. 主席如發覺有委員在討論時不斷提出無關的事宜,或冗贅煩厭地重提本身或其他委員的論點,於向人事編制小組委員會指出該委員的行為後,可指示該委員不得繼續發言[議事規則第45(1)條]。

28. 委員不得打斷其他委員的發言

  1. 除非要求就規程問題發言並指出其認為應注意的問題,並將該問題交由主席決定;或

  2. 除非要求澄清正在發言的委員在討論中提出的某項事宜,而正在發言的委員願意退讓,且主席又同意該委員插言[議事規則第39條]。
語文

29. 委員可在人事編制小組委員會的會議上以普通話、粵語或英語發言。官員或其他列席會議的人士同樣可以普通話、粵語或英語作答。人事編制小組委員會的所有文件均須以中英文製備。

會議形式

30. 在會議上,委員均應就座,發言時亦無需站立。當主席進場或離場時,委員亦無需起立。

31. 委員如有意發言,應擧手示意。

押後議事程序

32. 委員在小組委員會就一項建議發言時,可無須經預告而動議一項中止某項議程文件的討論或人事編制小組委員會現即休會的議案。主席須提出表決該議案。

金錢利益的披露

33. 議事規則第84條將適用於人事編制小組委員會的會議程序。

34. 有關金錢利益的一般規則在某些情況並不適用,例如在文件所述的人事編制提議,委員受惠的程度並不多於或少於其他香港居民,有關規則即不適用。在這種情況下,委員無須申報個人利益。主席會宣布所有委員在有關議題上有相同的金錢利益,而秘書會把有關宣布記錄在案。委員可繼而發言及表決。

問題

35. 主席宣布會議開始後,通常首先會處理上一次會議未完成討論的事項(如有的話)。為方便沒有議程項目文件的公眾人士瞭解有關情況,主席隨後會就每份文件(機密文件除外)作出簡介,並會介紹負責在會上解答有關文件問題的人士。各委員隨後討論有關文件,或向負責解答問題的人士提出該等問題。

36. 委員就一項建議所提出的問題,必須與議程文件的內容有直接關係。對於更廣泛的政策問題,委員可在立法會會議提出,或向有關的立法會事務委員會提出。主席在決定有關問題是否合乎規程時,須在適當的情況下參照議事規則第25條有關質詢內容的規則。

37. 有關決策局及/或部門代表列席會議,是要解答委員所提出的問題。倘若委員需要有關人員在會議上對某一問題作出詳盡或非常專門的口頭答覆,則須預先通知秘書,以便有關人員準備作答。倘若政府當局未能在該次會議中給予圓滿或明確的答覆,有關代表可視乎情況,隨後向人事編制小組委員會發出參考文件,以書面補充有關答覆,或寫信給提出問題的委員,並將信件副本送交其他委員。

表決

38. 人事編制小組委員會對所有事項作出決定時,均須以出席會議而又參與表決的委員贊成及反對的過半數意見為依歸。主席或任何主持會議的其他委員不得參與表決,但如在其他委員的贊成及反對數目相等的情況下,他有權作決定性表決[議事規則第71(8)條],但他所作的決定性表決,不得使待決議題獲得過半數贊成票而得以通過。

39. 主席在把議程項目提交表決前,須詢問委員是否有進一步提問。主席將待決議題交由人事編制小組委員會表決時,須先請贊成該議題的委員擧手,繼而請反對該議題的委員擧手。主席繼而須根據其判斷,說出其認為出席會議而又參與表決的委員的過半數贊成該議題。如無委員質疑主席的判斷,主席須宣布該議題就此決定。如有委員要求進行點名表決,以質疑主席的判斷,則主席會命令人事編制小組委員會進行點名表決。鐘聲響起一分鐘後,人事編制小組委員會便立即進行點名表決[議事規則第47(1)條]。在主席命令進行點名表決時,議事規則第48及49條所載的規則,將適用於人事編制小組委員會的會議程序。

40. 如有委員未有根據議事規則第84條,聲明與某事項有直接金錢利益關係,而參與了表決,其表決仍屬有效(而人事編制小組委員會的決議亦屬有效),除非其表決根據議事規則第84(4)條的規定作廢。

惡劣天氣

41. 倘在指定開會時間兩小時前懸掛8號烈風或暴風信號,或發出黑色暴雨警告,及/或有關警告信號仍在生效,所有會議均會取消,除非主席另有指示,則屬例外。如在會議進行途中懸掛8號烈風或暴風信號,主席應宣布休會。如屬黑色暴雨警告,主席須決定是否休會或繼續擧行會議。

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1 「整天」一詞不包括作出預告當天,擧行有關會議當天及有關期間內的星期日及公眾假期在內。

2 除另有說明外,文中「委員」一詞是指工務小組委員會的委員。

3 [議事規則第71(2)條]一詞指該條文是參考立法會議事規則第71(2)條的條文。