關於檔案館

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  • 檔案館藏品
  • 歷史檔案目錄(CAROL)
  • 查閱和使用
  • 檔案保護

檔案館的角色

立法會檔案館於2012年1月成立,負責為立法會制訂和推行歷史檔案和檔案綜合管理計劃,並為立法會議員、職員和市民提供歷史檔案服務。

立法會檔案館挑選、蒐集和保存具永久價值的檔案,以供查閱和使用。保存的檔案既是重要的資訊資產,亦是立法會的機構記憶。有關檔案記錄立法機關的歷史、核心職能和活動,體現機構的透明度和問責性,也是香港集體回憶的一部分。

檔案館的工作

為確保立法會的檔案得到具效率和成效的管理,並能適時挑選、保存及使用歷史檔案,立法會檔案館負責:
  • 制訂歷史檔案和檔案管理的政策和指引,並提供建議和培訓;
  • 制訂檔案存廢時間表,以便有系統及適時處理檔案的存廢;
  • 獨立鑒定檔案,辨識具有歷史價值的檔案作永久保存;
  • 整理歷史檔案和開發檢索工具,以便搜尋和檢索;
  • 覆檢檔案,使歷史檔案可以適時公開予公眾查閱;及
  • 提供服務以促進公眾對立法會文獻遺產的認識和使用。

參考服務

立法會檔案館協助使用者檢索、提取和使用歷史檔案資料,以及尋找主題與館藏相關的一手資料。歡迎以電話、電郵、郵寄方式或親身查詢。
以現時的資源,檔案館未能為使用者提供研究服務,亦不會整理或校勘非館藏的數據和資料。

閱覽室

為保存檔案,所有歷史檔案只能在立法會檔案館的閱覽室內查閱。

若公開檔案為原生數碼文件或已數碼化,則只有數碼複本可供查閱。

如被要求,使用者必須出示有效的身份證明文件(香港身份證或旅行證件),以及使用由立法會檔案館發出的讀者登入帳號,才可預約或查閱歷史檔案。

使用者必須遵守《立法會檔案館服務使用守則》。該守則旨在提供一個安靜和舒適的研究和學習環境,同時確保珍貴的歷史檔案得到適當保護,以利永久保存。

複印檔案資料

檔案館根據《版權條例》及有關立法機關歷史檔案及紀錄的版權告示提供檔案複印服務。
使用者可用電話、電郵、郵寄方式或親身提交要求索取立法會歷史檔案及紀錄的複本表格,申請檔案複印本。使用者必須在收取複印本時,支付按照立法會收費表訂立的相關費用,檔案館不設找續服務。
如複印數量逾100張,所需要的複印時間會較長。

建議和意見

檔案館歡迎公眾提供建議,以在政策授權範圍內改善服務質素,並擴展服務範疇。如有任何建議或意見,請聯絡立法會檔案館(電話:3919 3448;電郵:archives@legco.gov.hk)。

概覽

立法會檔案館的藏品包括立法會在履行其職能、業務和活動過程中所接收和擬備的原始檔案和資料,包含各種文書、信札、報告、手稿、出版物、音像資料和其他不同載體的文獻資料。

這些檔案和資料為公共議題相關的政策、決定和審議提供背景脈絡資料,作深入研究的人士或會對這些資料較感興趣。檔案館也收集來自立法會議員及其他私人來源,並經挑選的檔案和文件。

立法會檔案館保存最早的檔案可追溯至1858年。現時館藏超過1 200直線米,並將持續增加新藏品及開放予公眾查閱。

歷史檔案的組織系統

立法會檔案館採用由國際檔案理事會頒布的《國際歷史檔案著錄通用標準》為檔案著錄標準。現時館藏分為四個檔案全宗:立法會議會全宗、立法會委員會及小組委員會全宗、立法會行政管理委員會全宗及立法會秘書處全宗。此外,還有一個由立法會議員及其他私人捐贈的檔案和資料組成的私人手稿特集。在全宗和特集下再分為不同的檔案類別,而類別內包含不同的案卷及/或文件。

立法機關歷史檔案目錄(CAROL)

CAROL是由內部開發,並於2015年推出的電子歷史檔案管理系統,旨在協助管理歷史檔案,並提供線上搜尋及預約檔案查閱的服務。
CAROL載列標題、參考編號、查閱狀況、檔案範圍與內容的描述、產生檔案單位和相關檔案等資訊。
CAROL提供簡易搜尋和進階搜尋功能。使用者可採用不同搜尋條件,例如關鍵字、參考編號、年份範圍、資料種類等,搜尋檔案館藏品。
持有效讀者帳號的使用者可登入此線上系統選擇閱覽日期,預約查閱"公開"及"在架上"的檔案。瀏覽CAROL則不需要讀者帳號。
請點擊說明影片指南,查看有關使用CAROL的詳情。

查閱檔案

根據現行法律和機構查閱政策,歷史檔案分為公開檔案和封存檔案。
  • 公開檔案 公眾可於網上預約公開及未被借用的歷史檔案,並在立法會檔案館的閱覽室內查閱有關檔案。
  • 封存檔案 立法機關和立法會行政管理委員會的封存歷史檔案會按照最長封存期的規定開放:非保密檔案的最長封存期為20年,保密檔案則為50年。除非法律禁止披露,封存期屆滿的檔案將會開放予公眾查閱。
查閱資料申請 : 公眾可向公開資料主任申請查閱尚未屆滿最長封存期限的封存檔案。檔案會按立法機關文件及紀錄的豁免類別作覆檢,以決定是否可在封存期屆滿前提早公開。請參閱立法會網站內公開的議會的公開資料政策,以了解更多相關資訊。
檔案的保密分類、查閱狀況和封存期限等資訊已上載立法機關歷史檔案目錄(CAROL)。
使用者如欲查閱於CAROL內搜尋到的公開檔案,必需在檔案館申請讀者登入帳號。若該公開檔案為原生數碼文件或已數碼化,則只有數碼複本可供查閱。

檔案披露和使用

立法會的歷史檔案是在遵從法律規定的情況下向使用者披露。由於檔案或包含不同來源的版權文件,亦可能載有個人資料及第三者資料,使用者有責任確定此等權利或其他權利是否存在,並就其使用取得必要的許可,除非有適用的相關法律豁免。
使用者在使用檔案時必須遵守法律規定並注意以下告示 :

引用規則

引用立法會檔案館館藏資料,須遵從《引用規則》:
在註明立法會檔案館館藏資料出處時,應包含以下三部分:
  1. 檔案機構(例如:香港特別行政區立法會檔案館);
  2. 檔案類別 - 檔案類別的登記號和標題(例如:LAS 4:立法局/立法會會議文件);及
  3. 檔案項目 - 盡可能標明可供識別的編號、標題、內容起始及終止日期和頁碼(例如:LAS 4/1/903,文件:"截至一九九零年三月三十一日止的庫務署署長年報及香港政府會計帳項",頁10)。
任何載體的檔案都可能隨年月或處理不當而損壞。檔案必須小心保存,方可避免損壞並減緩損耗。

檔案庫

檔案館的藏品存放於潔淨、安全和穩定的環境,確保檔案長期妥善保存,可供持續查閱。

檔案庫經精心設計,無窗並具有24小時嚴格的溫濕控制:溫度維持在攝氏17度,上下限2度;相對濕度45%,上下限5%。透過空氣過濾系統、無縫的環氧樹脂地板、無紫外線照明系統,以及符合歷史檔案保存要求的貯存架、貯存箱和用品,使歷史檔案免受污染物和污垢損害。

為減低火災對檔案造成的破壞,所有貯存檔案的區域均配備4小時耐火的牆壁和大門、煙霧探測器和無毒的七氟丙烷氣24小時自動噴灑滅火系統。此外,檔案館亦配備設有防盜警報器和閉路電視的電子保安系統,防止檔案被盜竊或惡意破壞。

歷史檔案使用守則

使用者必須遵守《立法會檔案館服務使用守則》,以協助保護歷史檔案。

檔案數碼化

檔案館於2017年開展了內部數碼化計劃,將選定的檔案數碼化,以便查閱,同時減少對原始檔案的損耗。數碼化過程中採用嚴格的質量控制,擷取高質量的數碼圖像和描述、技術及管理方面的元數據,以符合檔案館及使用者的特定需求。
大部分公開檔案的數碼化複本附有索引,可在檔案館閱覽室內查閱。