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立法機關文件及紀錄查閱政策

立法會已於2014年3月19日的立法會會議,通過決議案,修改議事規則,訂明以下的立法機關文件及紀錄查閱政策:

秘書處保管的立法機關(及其委員會)的文件及紀錄可供查閱,但須符合下述情況:

(a)如立法機關(或其委員會)認為,其任何文件或紀錄不應供予查閱,或訂明不應在某段期限內提供其任何文件或紀錄供予查閱,則有關文件或紀錄不可供予查閱,直至該訂明期限屆滿或有關的文件或紀錄已存在50年(以較短者為準);

(b)經覆檢後,任何該等文件或紀錄可在上文(a)段所指明的適用封存期屆滿前,供予查閱;

(c)可在任何時間提供立法機關(或其委員會)的任何其他文件或紀錄以供查閱,但若有關文件或紀錄已存在20年,便必須供予查閱;及

(d)法律禁止披露的任何文件或紀錄或其部分,不得供予查閱。

(《議事規則》附表2)


查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會

立法會根據《議事規則》第74A條已成立一個名為查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會("查閱事宜委員會"),負責決定將某份立法機關(或其委員會)的文件或紀錄在立法機關文件及紀錄查閱政策所指明的封存期屆滿之前提早公開;制訂實施該政策的指引;考慮任何就立法會秘書根據《議事規則》第6(5A)(b)條(立法會秘書的職責)拒絕提供該等文件或紀錄而提出的反對;及考慮任何其他有關公開資料政策或由該政策引起的事宜。

該委員會由立法會主席出任為委員會主席,成員包括內務委員會正、副主席及不超過10名其他委員,按內務委員會所決定的方式在內務委員會會議上選出。

其職能、組成和行事方式載列於《議事規則》第74A條。


查閱立法機關文件及紀錄事宜委員會的行事方式及程序

根據《議事規則》第74A(11)條,查閱事宜委員會已決定其行事方式及程序。在擬訂該套工作方式及程序時,查閱事宜委員會已考慮以下原則,使公眾查閱立法機關資料的權利不會受到損害:

(a)透明度:關於查閱事宜委員會如何決定准許公眾查閱某份封存的文件及紀錄,過程應盡量透明,但不得洩露該文件及紀錄所載的資料,除非及直至查閱事宜委員會已決定該文件及紀錄可供予查閱;

(b)效率:查閱事宜委員會應以高效的方式、並在切實可行範圍內盡快執行職能;及

(c)一致性:查閱事宜委員會在決定是否准許查閱封存文件及紀錄時,應保持一致性。


獲豁免類別的立法機關文件及紀錄

查閱事宜委員會已採納一份獲豁免的立法機關文件及紀錄類別一覽表。如公眾人士擬查閱的由立法會秘書處保管的封存文件及紀錄屬於一覽表所列的類別,有關要求可予拒絕。


解封覆檢

根據《議事規則》第6(5A)條,立法會已授權立法會秘書須在文件或紀錄存在25年內進行上述立法機關文件及紀錄查閱政策(b)段所提述的覆檢,以確定應否將可提供該等文件或紀錄以供查閱的時間提早,而若有關文件或紀錄仍未可提供予公眾查閱,則須在上次覆檢後最少每4年再覆檢一次。此外,立法會秘書可根據查閱事宜委員會所制訂的任何指引,包括獲豁免類別,拒絕提供某份文件或紀錄以供查閱。下表顯示截至2018年12月12日已屆期限可披露予公眾查閱的文件及紀錄的情況 -

查閱立法機關文件及紀錄的要求

為增加透明度,查閱事宜委員會會在立法會網站公布獲批及被拒查閱資料要求一覽表。下表顯示截至2018年12月12日的情況 -