FCR(96-97)66

財務委員會
討論文件

一九九六年十一月一日

基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃

衞生福利科 新分目「老人院舍服務編配系統」

總目47-資訊科技署

分目001 薪金

請各委員批准-

  1. 在總目710「電腦化計劃」項下的一個新
    分目「老人院舍服務編配系統」設立一
    筆12,803,000元的承擔額;及

  2. 將一九九六至九七年度資訊科技署常額
    編制內所有非首長級職位按薪級中點薪
    額估計的年薪總值上限提高1,010,040元
    ,即由307,147,960元增至308,158,000元
    ,俾能增設非首長級職位,以發展、
    設立及推行該系統。



問題

現時有需要設立一個新的綜合電腦系統,以改善申請入住
各類老人住宿照顧院舍的輪候安排及宿位編配工作1

建議

2.衞生福利司聽取資訊科技署署長的意見,建議-

  1. 設立一筆12,803,000元的承擔額,以推行擬
    議的老人院舍服務編配系統,俾能為申請
    入住各類住宿照顧院舍的老人設立一份由
    電腦綜合處理的輪候名單;及

  2. 把一九九六至九七年度資訊科技署常額編
    制內所有非首長級職位按薪級中點薪額估
    計的年薪總值上限提高1,010,040元,即由
    307,147,960元增至308,158,000元,俾能增
    設非首長級職位,以發展、設立及推行該
    系統。

理由

3.社會福利署及醫院管理局負責提供住宿照顧服務,以切
合老人的不同需要。它們各自以獨立微型電腦,存備獨立
的輪候名單。社會福利署輪候名單的覆蓋範圍包括入住自
我照顧宿舍、安老院及護理安老院的申請,而醫院管理局
的輪候名單則包括入住療養院的申請。截至一九九六年九
月三十日止,經由社會福利署的輪候名單安排老人入住的
院舍有141間,共提供15 840個宿位;由醫院管理局的輪候
名單安排老人入住的療養院則有13間,設有620張病牀。
同時,在社會福利署的輪候名單上,有22 850名申請人,
在醫院管理局的輪候名單上,則有5 400名申請人。

4.總督在一九九三年的施政報告中,承諾引進護養院這種
新式的住宿照顧,以提供一種介乎療養院與護理安老院之
間的服務。衞生署署長將設立六間護養院,合共提供1400
張病牀,而第一間將於一九九七年年底投入服務。新的護
養院將成為一系列的老人住宿照顧服務的一部分。

5.由於涉及的申請個案很多,我們有需要發展一個由電腦
綜合處理輪候安排的系統,將各類別的住宿照顧服務的資
料集中在一起,以便能公平和有效率地編排住宿照顧院舍
的申請輪候名單及處理宿位編配工作。社會福利署、醫院
管理局和衞生署將負責操作擬設的電腦系統,並由衞生福
利科轄下的老人服務組監察。設立這個建議系統的目的是

  1. 將所有入住療養院、護養院、護理安老院
    、安老院和自我照顧宿舍的申請併合在單
    一的輪候名單內;

  2. 如有需要,方便因應申請人健康狀況的轉
    變,將申請人由一類院舍轉往另一類院舍
    ,接受不同程度的住宿照顧;

  3. 集中申請人的資料及避免出現重覆申請的
    情況,使資料易於檢索,減少員工在收集
    、處理和保存申請人資料方面的工作,並
    減少出現錯誤;

  4. 減少因現有獨立輪候名單存在着的限制而
    須進行冗繁的人手操作;

  5. 在擬設的系統內增闢資料欄和引入新的系
    統功能,從而解決社會福利署和醫院管理
    局現有電腦系統的限制;及

  6. 方便衞生福利科、社會福利署、醫院管理
    局和衞生署將管理資料互相交換和傳送,
    以便策劃和監察有關服務。

6.擬設電腦系統的主要功能包括收集及處理有關下述工作
的資料-

    登記申請;
    評審結果;
    編配宿位;
    結束個案;
    監察仲裁個案;
    為那些因健康狀況改變而需要不同程度照顧的
    申請人作出安排;
    編配「買位計劃」的宿位;
    優先編配宿位;
    為老人入住指定院舍作出特別安排;及
    編製管理統計資料。
7.雖然擬設的系統能為政府免去少於100萬元的開支,但它
會為老人提供更完善的服務,並確保更能善用資源和提高
效率,所帶來的效益是無法計量的。具體來說,該系統會
帶來如下的效益:

(a)改善處理申請和查詢的工作

社會福利署和醫院管理局現時各自存備一份輪候名單,名
單的資料分別儲存在獨立的微型電腦內,不能直接互相交
流;因此,要查核有沒有老人的名字同時登記在兩份名單
上是很因難的。此外,亦浪費人手去收集、處理和存備重
覆的申請和資料。

設立一份綜合名單,可以更妥善地統籌處理住宿照顧服務
申請的工作。申請人及其家人只需提交一次申請,便可申
請合適程度的護理服務,從而節省時間及精神。此外,工
作人員亦可避免處理重覆的申請和資料。

(b)更能迎合老人對住宿照顧院舍的選擇及減低申請人
需要重新接受評估的機會

社會福利署根據由人手預測的個別院舍的空置宿位數目,
利用微型電腦系統按申請人所示的選擇,在輪候名單中選
出一個適當數目的申請個案。那些初步入選的申請人會接
受身體檢驗,然後輪候所選擇院舍的宿位。在現有系統下
,每名申請人只准輪候一間院舍,即使另一院舍亦可能合
乎申請人選擇的條件,申請人也不會獲得考慮編配入住。
申請人能否在所選擇的院舍獲得編配宿位,須視乎所預期
的空置宿位是否落實而定。假如申請人所申請入住的院舍
最終只有十分少量的空置宿位,則這些初步入選的申請人
可能須要輪候較長的時間。更甚者,初步入選的申請人可
能會因先前的身體檢驗結果的一年有效期屆滿而需要再次
接受身體狀況的評估。

擬設的電腦系統會接受申請人的所有選擇,並容許他們同
時輪候所有合乎他們選擇的條件的院舍。因此,這個系統
能夠更準確和公平地為申請人選配合適的住宿照顧服務,
並可加快宿位編配的工作。此外,新電腦系統能更準確地
預測空置宿位的數目;因此,申請人因先前的身體檢驗結
果失效而需要再接受評估的機會便會減低。

(c)提高安排特別編配宿位的效率

社會福利署和醫院管理局現有系統的規模均有限。在社會
福利署方面,不少工作都是由人手處理的,例如為要求入
住設施特別(例如沒有升降機設備)的院舍的申請選配宿位
、處理經初步甄選合資格入住院舍的一小批老人的資料,
以及存備一份輪候名單以便為申請人選配「買位計劃」所
提供的宿位等工作。至於醫院管理局方面,現有的系統只
存備一份記錄所有申請入住療養院的人士的名單,醫院管
理局需要人手另外存備一份需要優先處理的申請名單和更
新名單上的資料。擬設的系統會將上述功能電腦化,從而
提高處理特別編配宿位工作的效率。

(d)使策劃工作和服務評估更趨完善

由於在現有系統下,申請人可透過社會福利署或醫院管理
局輪候宿位,衞生福利司因此無法全面了解老人對各類住
宿照顧設施的不同需要,以便有效地策劃及監察為有需要
的老人提供服務的工作。此外,由於社會福利署和醫院管
理局須使用微型電腦進行其他工作,申請人可能需要一天
或更長的時間才能得悉其申請的最新進展情況。此外,現
有的資料庫並沒有儲存一些重要資料。擧例來說,社會福
利署的電子紀錄並無儲存申請人的地址,而醫院管理局的
資料庫亦無存備那些曾拒絕立即入住療養院的申請人的資
料。如有需要,有關人員便須翻查檔案紀錄,方能檢索到
此類資料。

新系統可供多個使用者同時使用,因此,有助及時更新資
料,如申請人的選擇及健康狀況的變動、評估結果及轉介
編配宿位的結果等。此外,這個系統能夠定時編製有關申
請人資料、服務供求及資源運用等方面的管理統計資料。
以上種種功能,皆能使老人住宿照顧服務的策劃和評估工
作更趨完善。此外,新系統設立後,可將回應有關部門及
申請人對申請進展的查詢所需的時間縮短。

財政影響

非經常費用

8.我們估計,擬設系統所需的非經常費用總額為14,330,000
元。分項數字如下-


1996-97
千元
1997-98
千元
總額
千元
非經常開支
(a)電腦硬件和軟件3,12003,120
(b)系統推行服務4,5333,1087,641
(c)場地整理7570757
(d)通訊線路及消耗品1210121
(e)應急費用(上文(a)至(d)
項的10%)
8533111,164
小計9,3843,41912,803
非經常員工開支
(f)資訊科技署7637641,527
小計7637641,527
總計10,1474,18314,330

9.關於上文第8段(a)項,3,120,000元的開支是用來購買電腦
硬件(包括資料數據庫伺服器、檔案伺服器、工作站、周
邊設備和資料傳送設備)及系統軟件。

10.關於上文第8段(b)項,7,641,000元的開支是用作支付系
統推行、系統發展、數據轉換和技術支援服務的費用。

11.關於上文第8段(c)項,757,000元的開支是用來整理場地
,包括裝設導管設施和電腦設備所需的電源插座。

12.關於上文第8段(d)項,121,000元的開支是用以支付在衞
生福利科、社會福利署、衞生署、醫院管理局和資訊科技
署的安裝地點裝設通訊線路的費用,以及購買在系統推行
期間所需的初期消耗品和雜類物品。

13.關於上文第8段(e)項,1,164,000元是作應急之用。

14.關於上文第8段(f)項,1,527,000元的開支是資訊科技署
因管理這個系統的推行計劃而需要的全部員工開支,包
括高級系統經理三個工作月(378,000元)、系統經理5.8個
工作月(466,000元),以及一級系統分析/程序編製主任
13.2個工作月(683,000元)的工作。因此,現需要在一九九
六至九七年度開設一個系統經理職位和一個一級系統分
析/程序編製主任職位,並將資訊科技署一九九六至九
七年度按薪級中點薪額估計的年薪總值提高1,010,040元
,即由307,147,960元增至308,158,000元。使用這個系統的
部門/機構,包括衞生福利科、社會福利署、衞生署和
醫院管理局,會承擔發展和推行系統所需增加的員工的
開支。

經常費用

15.新系統推行後,在維修保養及支援方面所需的額外經常
費用,估計在首四年裏,每年為3,206,000元,而其後每年
則為3,372,000元,分項數字如下-


1997/98至
2000/01
每年的
費用
(千元)
2001/02
及其後
各年度
每年的
費用
(千元)
經常開支
(a)系統維修及支援1,0071,007
(b)電腦硬件及軟件維修保養292458
(c)通訊線路的租金及消耗品255255
小計1,5541,720
經常員工開支
(d)資訊科技署1,2881,288
(e)社會福利署364364
小計1,6521,652
總計3,2063,372

16.關於第15段(a)項,1,007,000元的開支是用來聘用有關服
務,持續提供系統維修及支援。

17.關於第15段(b)項,292,000元的開支是用以支付電腦硬
件及軟件的維修保養費用。根據電腦大宗購買合約現行
的條款及條件,部分設備首四年的維修保養服務收費可
獲特惠折扣。由第五年起,維修保養費用將增加166,000
元。

18.關於第15段(c)項,255,000元的開支是用以支付連接衞生
福利科、社會福利署、衞生署、醫院管理局及資訊科技署
等安裝地點的通訊線路的租金及購買消耗品,如雷射打印
機用的調色劑和紙張,以及後備用途的磁碟及磁帶。

19.關於第15段(d)項,1,288,000元的開支是資訊科技署提供
系統管理和日常系統支援所需的全部員工開支,包括系統
經理5.1個工作月(406,000元)、一級系統分析/程序編製主
任12.1個工作月(629,000元),以及一級電腦操作員8.5個工
作月(253,000元)的工作。

20.關於第15段(e)項,364,000元的開支是社會福署為操作該
系統所需增加的兩名助理文員的全部員工開支。衞生福利
科、衞生署及醫院管理局將各自承擔其員工開支。

推行計劃

21.現計劃分兩期推行擬設的系統。第一期推行的系統範圍
主要包括處理輪候名單的基本功能,而第二期則包括發展
其他輔助功能,如作出特別安排、編配買位計劃的宿位及
管理統計資料報告等。

22.建議系統推行時間表開列如下-

工作預計完成日期
第一期
系統設計及發展一九九七年五月
用戶驗收測試一九九七年六月
數據轉換一九九七年七月
推行第一期系統一九九七年八月
第二期
系統設計及發展一九九七年十月
用戶驗收測試一九九七年十一月
推行第二期系統一九九七年十二月

背景資料

23.一九九四年,老人服務工作小組完成了一項有關老人服
務的檢討,並作出多項建議,其中一項是建議當局設立一
份由電腦綜合處理的輪候名單,以改善有關院舍服務編配
系統的效率、質素及成本效益。一九九五年四月,資訊科
技署進行一項評估要求研究,檢討現行的輪候名單系統,
以及評估設立綜合輪候名單的可行性。研究結果顯示該電
腦化計劃初步可行。隨後進行的可行性研究亦顯示,推行
擬設系統在技術上是可行的,而將現時住宿照顧服務的申
請程序簡化,以及定期提供管理資料以便作出更佳的決策
和籌劃,實屬刻不容緩。

24.老人服務工作小組的原來建議是,除了設立綜合輪候名
單外,還設立一個連接所有老人住宿院舍的電腦網絡。由
於利用電腦連接所有住宿院舍的工作相當繁複,衞生福利
司已決定,待推行電腦化輪候名單系統後,根據所得經驗
,考慮是否具充分理由設立全面的網絡系統及研究其可行
性。

衞生福利科
一九九六年十月


1-- 住宿照顧院舍包括自我照顧院舍、安老院、護理安老院、護養院及療養院。


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