FCR(96-97)84

財務委員會
討論文件

一九九六年十二月十三日

基本工程儲備基金
總目710—電腦化計劃

司法機構
新分目「實施司法機構資訊系統策略(第II期)」

請各委員批准設立一筆62,095,000元的承擔額，以便實施第
II期的司法機構資訊系統策略。

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問題
建議
理由

效益
成本效益分析

財政影響

推行計劃

背景資料
司法機構資訊系統策略的原本範疇每期的目標
司法機構資訊系統策略 — 各期的主要計劃
司法機構資訊系統策略(第II期)各主要組合系統
概覽
司法機構資訊系統策略第II期預期可帶來的服務
改善
司法機構資訊系統策略計劃(第II期)的成本效益
分析(按1996-97價格計算)

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問題

設於最高法院大樓內的高等法院、上訴法院及家事法庭缺
乏資訊科技支援，致司法機構未能有效地提高效率及工作
能量，以應付日漸繁重的工作。

建議

2.司法機構政務長獲資訊科技署署長支持，建議實施司法
機構資訊系統策略的第II期電腦化計劃，包括：

1. 高等法院、上訴法院及家事法庭的案件管理
   及排案；

2. 陪審員管理；

3. 執達服務管理；

4. 傳譯服務管理；

5. 人事管理；

6. 電子法律參考資料庫；及

7. 辦公室自動化。

理由

3.司法機構資訊系統策略是一個分三期實施的電腦化計劃
，目的是盡量提高管理效率及服務市民的質素。該策略計
劃第I至III期的原本範疇載於附件1。第I期在一九九四年六
月十日獲委員核准進行，並已於一九九五年十一月全面實
施，改善了地方法院、小額錢債審裁處及遺產承辦處的運
作。由於運作上的需要，我們建議就第II期的原本範疇作
出以下的改動－

1. 勞資審裁處的電腦化工作將延遲至第III期
   ，以便完成對其運作的檢討；

2. 為司法機構內所有司法人員提供由電子媒
   介取閱法律參考資料的服務；

3. 將陪審員管理系統提前至第II期，因現有
   的電腦系統容量已接近飽和；及

4. 把運作及人力資源管理的自動化納入這一
   期。

第II期計劃各項主要系統的概覽載於附件2。我們預期達到
的主要改善項目列述如下：

4.協調與監察 法院順利運作，有賴一個有效及高效率的
機制，監察案件的進度和使各類法庭支援服務互相配合
。現時最高法院大樓以人手運作的系統，缺乏整體的監
察及操控功能，令致資料流傳速度緩慢而易有錯漏，有
時更因不能及時傳遞訊息而影響決策；這不單引致溝通
失誤、混亂、偏差，更可導致研訊延期。以上種種不單
浪費法庭時間，對市民及法律界人士造成不便，更嚴重
地損及司法機構的形象。策略第II期將採用綜合方式作
案件處理，案件進度資料會連同每宗案件所需人力物力
資源的資料(即法庭、法官、陪審員、法庭支援人員如傳
譯主任及執達主任等)，一併儲存於中央資料庫內。這個
中央資料庫可讓司法機構以綜合方式作出監察，遇上任
何案件的情況或資源分配有所改動的話，便可即時通知
有關人士採取相應措施，避免浪費法庭的時間和資源。

5.案件排期 策略第I期於地方法院推行了電腦輔助案件排
期系統，有效地協助有關人員找尋可用的法庭、監察案
件是否已準備妥當、以及自動編排每日案件審訊表。該
系統亦提供有用的管理資料，以協助計劃法庭的運作。
類似的電腦輔助案件排期系統亦將於高等法院、上訴法
庭和家事法庭推行，並改良至可於編排研訊時與下級法
院交互查閱日誌。遇上排期上的衝突、以及同一宗案件
或同一方作了雙重預訂，系統便會自動偵察出來，通知
負責編排案件的職員作出相應的安排。

6.呈交文件 現時最高法院登記處的每個櫃枱，只會處理
某類文件或案件。這導致輪候時間延長及未能充分利用
人力。我們會在每個櫃枱安裝一個多功能工作站，共用
新的電子登記冊，以便可在同一櫃枱提供各項服務。呈
交文件人士只需排隊一次便能呈交各類不同的申請書/文
件以供存檔。我們預計繁忙時的輪候時間會由30分鐘減
為15分鐘。

7.市民查詢 司法機構只以案件號碼先後次序編排人手處
理的訟案及各類登記冊的資料。如不知案件編號而要從
這些登記冊翻查所需資料，是很困難而費時。我們將於
最高法院登記處和家事法庭登記處提供工作站，利用新
設的電子登記冊方便市民翻查資料。除案件編號外，使
用者亦可利用當事人的中文或英文姓名查詢。預料屆時
翻查資料的時間將會由現時平均的一小時大幅減至少於
5分鐘。此外，由於該系統自動印製絕對判令或暫准判
令文本，所以領取該等文件的蓋印副本的輪候時間將由
30分鐘減少至3分鐘。

8.資料傳遞 我們將擴充現存網絡，並把這些網絡結合成
為一個遍及整個司法機構的網絡，使司法機構內各辦公
室均能相互連繫，從而改善資料傳遞。下列為幾個典型
例子—

1. 現時，呈交登記處的文件可能需時一日才
   可送達法官書記手上。但透過新系統，法
   官書記可在文件呈交登記處後，隨即獲得
   該文件的主要資料。登記處若收到任何緊
   急文件，該系統便會即時發出訊息，通知
   法官書記。

2. 現時，司法機構需時約十天才可將破產及
   公司清盤案件的研訊結果送達執達主任辦
   事處、會計部及登記處；這冗長的程序曾
   數次導致誤發款項，令破產管理署署長須
   進行費時的手續才能討回款項。實施電腦
   化計劃後，司法機構便能將研訊結果即時
   提供予各有關方面。

3. 透過新系統，司法機構可將列為高等法院
   雜項程序案件的保釋申請與原本的案件紀
   錄互相連繫起來，令各有關方面均能即時
   得悉結果。同樣，司法機構可將上訴的結
   果傳送到下級法院的原先案件紀錄系統中
   。

4. 司法機構透過新系統，便能較現時提早兩
   至三天通知懲教署有關提解囚犯出庭令的
   要求，以便該署及早安排押解囚犯上庭。

5. 該系統會自動印製便函、通知書及單方申
   請結果，並盡可能傳真到律政署、法律援
   助署及律師樓。

9.人力資源管理 我們需要設立一個人事資料庫，儲存所
有司法機構員工的基本個人資料、技能及經驗簡歷、受
訓、休假及曾任職位紀錄。此系統除了可以自動管理人
事組的紀錄外，還可以協助職系首長計劃員工職業前途
的發展、培訓及調派。休假申請一經批核便會自動紀錄
於有關職員的電子紀事簿中，以消除現時因人手處理日
誌而出現資料紀錄不相符的現象，而日後的職員調派將
會更為有效，舉例如下—

1. 法庭傳譯主任

   當接到特殊語言/方言翻譯的需求時，系統
   會首先檢視現職傳譯主任的技能簡歷及日
   誌，以識別適合調派的人選。系統亦可從
   兼職傳譯員中，找尋一列合適人選，以供
   傳譯主任辦事處挑選。

2. 執達主任

   該系統會以「區域」及「研訊日期」的先
   後次序將傳票/令狀分類，方便執達主任執
   行工作。該系統亦會記載傳票/令狀的執行
   進度，並協助執達主任計算執行費用。

10.陪審團 司法機構將擴大候選陪審員的資料庫，以應付
候選陪審員數目的增加。同時，此系統可根據陪審員的語
文能力而進行抽選。

11.法律參考資料庫 司法機構會設置一個儲存最新資料的
電子法律參考資料庫，協助法官研究案件。現時，判決書
作出後，需時七至八星期才能發給下級法院。利用新系統
後，司法機構可於判決書作出後三天內將其發給所有法官
及司法人員查閱。司法機構將在最高法院圖書館安設提供
全文檢索功能的工作站，以取代現時只可檢索案件編號的
索引卡。所有法官及司法人員將可透過通訊網絡，查閱以
電腦光碟出版的主要法律參考書刊。

效益

12.整體而言，實施這項建議將提高司法機構的運作效率及
改善對公眾的服務。在現階段可量化的效率改善綜合表載
於附件3。

13.策略第II期其中的一個目標，是推行一個有效的協調及
監察機制，確保法庭得以順利運作，避免不必要的聆訊延
期。計及法庭節省的時間和資源，以及相應地在律政署、
法律援助署、執法部門及公眾人士擔任證人和陪審員各方
面所節省的開支，預算應可省回一筆巨大的款項。

14.因實施策略第II期而可刪除的部門/文書人員職位為17個
，員工開支方面的可變現節省額為4,948,000元。而減省司
法機構內296個職位的部份工作，理論上每年可節省的員
工開支總額估計為9,396,000元。這筆理論上可節省的開支
，是由免卻重覆謄寫案件資料、以電腦自動製備文件取代
打字工作、改善資料檢索、檔案追索系統及自動製備統計
數據所得。

15.新系統更可避免每年增加人手開支達9,154,000元，否則
我們將需要這筆款項，以便進行以下的工作－

1. 為現時的陪審員管理系統、各類登記冊及法
   庭文件提供雙語支援，以配合高等法院廣泛
   使用中文的計劃；

2. 提供額外的管理資料，以便協助發展司法方
   面的轉變，以及行政方面的計劃和監管；以
   及

3. 妥善保存以人手處理的各類登記冊及檔案流
   動冊。

成本效益分析

16.策略第II期的成本效益分析載於附件4。計及可變現和理
論上可減省的員工開支，以及避免額外支付的員工開支，
這項投資將會在新系統實行後第五年達到收支平衡。

財政影響

17.實施策略計劃第II期所需的非經常開支總額預算為
74,168,000元。有關費用的分項數字如下－

18.關於上文第17段(a)項，23,494,000元的開支是用以購買
電腦硬件及系統軟件。

19.關於上文第17段(b)項，5,960,000元的開支是用以設立一
個遍及整個司法機構的網絡，使司法機構的十四個工作地
點能互相連繫。

20.關於上文第17段(c)項，5,250,000元的開支是用以進行場
地整理工作，包括在最高法院大樓設立一間電腦室，以及
為電腦網絡增設電力供應設施及導管。

21.關於上文第17段(d)項，18,099,000元的開支是用以支付系
統發展服務合約、裝置網絡及實施辦公室自動化的費用。

22.關於上文第17段(e)項，2,773,000元的開支是用以轉換資
料的工作，這些資料包括過去兩年高等法院及家事法庭的
個案申請，過去七年的判決，家事法庭的絕對判令登記冊
、以及法官，司法人員及支援人員所依據的常規指示和指
引。

23.關於上文第17段(f)項，874,000元的開支是為實施辦公室
自動化提供訓練，以及在系統推行期間購置消耗品及雜項
物品。

24.關於上文第17段(g)項，5,645,000元的開支是第17段(a)至
(f)項10%的應急費用。

25.關於上文第17段(h)項，5,573,000元的開支是司法機構在
一九九七年一月至一九九八年六月期間推行新系統所需的
員工開支，包括0.2個總司法書記職位，3.2個高級一等/二
等司法書記職位，1個司法書記職位，0.1個高級文書主任
職位及2.6個一級/二級文員職位。負責的項目包括重新設
計表格及文件、監管資料轉換工作、協調場地整理工作、
裝置儀器以及提供訓練。司法機構將會以內部調配的方式
提供上述人手。

26.關於上文第17段(i)項，6,500,000元的開支是資訊科技署
設立推行小組的員工開支。小組負責整體工程計劃管理、
應用及網絡設計、採購、場地整理工作、安設計劃及合約
管理，推行小組包括0.3個高級系統經理職位、1個系統經
理職位、4個一級系統分析/程序編製主任職位及1個二級
系統分析/程序編製主任職位。資訊科技署將會以內部調
配方式提供上述人手。

27.經常開支及費用的分項數字預算為－

28.關於上文第27段(a)項，3,046,000元的開支是用以支付電
腦硬件及系統軟件的維修保養服務費用。現時的電腦大宗
購買合約，使部分設備首四年的維修保養服務費可獲特惠
折扣。由二零零二至零三年度開始，保養費用將增加1,098,
000元。

29.關於上文第27段(b)項，1,024,000元的開支是用以支付通
訊網絡設備的維修保養服務費用和通訊線路的租金。

30.關於上文第27段(c)項，1,555,000元的開支是用以支付合
約服務費用，以輔助資訊科技署屬下小組持續提供系統支
援及保養工作。

31.關於上文第27段(d)項，297,000元的開支是用以提供消耗
品項目，如打印機用的調色劑及紙張，以及備用的磁帶。

32.上文第27段(e)(i)項的開支是用以增加人手處理登記處的
額外資料輸入工作；維持提供最新的電子法律參考資料；
以及增加管理人員，以應付因改善效率而增加的理案量。
增加的工作人員，包括0.5個高級一等司法書記職位、2個
高級二等司法書記職位、1個司法書記職位和2個助理文員
職位。

33.關於上文第27段(e)(ii)項的開支是資訊科技署的系統支援
及維修費用，主要包括0.5個系統經理職位、2.2個一級系統
分析/程序編製主任職位及1個二級系統分析/程序編製主任
。

推行計劃

34.策略第II期將分批把主要系統功能根據下列時間表推行
－

背景資料

35.司法機構於一九九一年委託顧問進行研究，探討資訊科
技的應用範圍，以改善服務和效率，並提出推行策略的建
議。研究工作於一九九二年年中完成。顧問建議分階段為
司法機構所有主要運作提供資訊科技的支援服務。

36.策略第I期的撥款於一九九四年六月十日獲財務委員會
核准，並已如期於一九九五年十一月順利實施完成，第I
期已達到所訂的目標，在地方法院、小額錢債審裁處和
遺產承辦處改善了為公眾人士提供的服務、增加了理案
量、減低了案件輪候的時間，並提高了運作效率。我們
在一九九五年展開了有關第II期的可行性研究，而按研究
結果，現向委員申請撥款以實施第II期計劃。

司法機構
一九九六年十二月

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FCR(96-97)84附件1

司法機構
資訊系統策略的原本範疇
每期的目標

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司法機構
資訊系統策略--各期的
主要計劃

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FCR(96-97)84附件2

司法機構
資訊系統策略(第II期)
各主要組合
系統概覽

各主要組合系統的重要功能如下—

(a)高等法院、上訴法院及家事法庭的管理及編排案件

記錄及處理案件的主要資料；

提供電腦輔助排期及綜合電子日誌給法官/司法人員
、法庭及其支援服務單位；

監察法官/司法人員、法庭及其支援服務的運用情況；

製備案件審訊表及法庭文件；

提供案件、檔案及文件的追索功能；

回答查詢；

提供管理資料及統計數據。

(b)陪審員管理

管理候選陪審員資料庫；

抽選陪審員；

製備傳票及函件；

監察陪審員服務以配合案件進度。

(c)執達服務管理

監察服務需求及執行結果以配合案件進度；

協助分派工作及調配人手。

(d)傳譯服務管理

監察服務需求及可用人手以配合案件進度；

協助分派工作及調配人手。

(e)人事管理

處理員工資料，技能/經驗簡歷，培訓、休假及曾任
職位紀錄；

處理休假申請，將人力資源資料與電子法庭日誌配
合。

(f)電子法律參考資料庫

提供一個中央電子法律參考資料庫，內容包括內部
常規指示、指引、判決書及以電腦光碟出版的主要法
律參考書刊；

提供使用外界法律資料庫的接駁渠道。

(g)辦公室自動化

提供標準政府辦公室自動化設備，例如電子郵件、
文字處理、傳真及電子日誌；

上述設備提供與(i)所有法官/司法人員及其司法書
記；(ii)總薪級表第45點或以上的人員及其秘書/助手；
及(iii)運作單位的主管。

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FCR(96-97)84附件3

司法機構
資訊系統策略第II期
預期可帶來的
服務改善

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FCR(96-97)84附件4

司法機構
資訊系統策略計劃(第II期)
的成本效益分析
(按1996-97價格計算)

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