FCR(97-98)6

財務委員會
討論文件

一九九七年四月二十五日

基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃

學生資助辦事處
新分目「學生資助管理系統」

總目173-學生資助辦事處

分目001薪金

請委員批准--

  1. 在總目710「電腦化計劃」項下一個新分目
    「學生資助管理系統」設立一筆22,261,000
    元的承擔額,以便學生資助辦事處發展和
    推行一個綜合電腦系統,用以管理各項學
    生資助計劃;以及

  2. 把一九九七至九八年度學生資助辦事處常
    額編制內所有非首長級職位按薪級中點薪
    額估計的年薪總值上限提高2,251,980元,
    即由45,193,000元增至47,444,980元,俾能
    增設五個非首長級職位,以發展和推行
    該系統。



問題

我們需要額外資源,為學生資助辦事處裝設一個綜合電腦
系統,以提高該辦事處在管理學生資助計劃方面的效率和
增加其所能處理的個案數目。

建議

2.學生資助辦事處監督聽取資訊科技署署長的意見,建議
發展和推行一個綜合電腦系統,所需的非經常承擔額共
22,261,000元,以便更妥善地管理本地專上學生資助計劃
、學生車船津貼計劃、學校書簿津貼計劃和高中學費減
免計劃。

理由

目前的運作模式

3.目前,學生資助辦事處處理約504 000宗根據本地專上學
生資助計劃、學生車船津貼計劃、學校書簿津貼計劃和高
中學費減免計劃提出的申請,涉及的金額約28億3,700萬元
。該辦事處設有兩個電腦系統,即學生資助系統和學生車
船津貼系統,為本地專上學生資助計劃、學生車船津貼計
劃和學校書簿津貼計劃的工作,提供局部支援。至於高中
學費減免計劃的工作,則基本上仍然依賴人手,雖然有借
助微型電腦,但電腦化的程度相當有限。

4.學生資助辦事處為管理上述四個計劃,每年需存備超過
500 000份文件紀錄。現時的運作模式有下述問題存在--

  1. 管理、更新資料和翻查大量文件紀錄的工作
    需要大量人手和地方;

  2. 人手運作的模式容易在抄寫時出錯。辦事處
    內要使用有關資料的工作組別互相傳遞申請
    資料時,也欠缺效率,給申請人、學校和工
    作人員帶來不便;

  3. 現有的兩套電腦系統並無足夠容量支援全面
    電腦化的運作,也沒有足夠容量貯存過往的
    申請資料。系統之間並無直接的資料交換。
    學生資助辦事處只能透過人手翻查文件紀錄
    ,以核對有關資料或覆核過往的資料;以及

  4. 現有的系統並無存備人口統計數據和申請人
    的家庭狀況資料,而現有供核實資料和處理
    申請的基本報告功能也不足以進行分析、控
    制、策劃和審查的工作。

擬設電腦系統的優點

各項以人手處理的程序自動化

5.擬設的綜合電腦系統可使各項以人手處理的程序自動化
,並有助節省人力,加快審核程序,使學生更快獲得發放
資助款項。同時,新系統能提供充足的電腦容量,以應付
預計增加的個案數量。

免除學校教學人員擔任非教學的職責

6.新系統會在適當時候與學校的電腦系統聯通,以簡化學
生車船津貼計劃、學校書簿津貼計劃和高中學費減免計劃
的工作。我們會把申請人的資料貯存在電腦系統內,在處
理其後的申請時,這些資料會預先編印在申請表上。屆時
,教師無需查核學生是否符合有關計劃所規定的申請資格
,可撥出更多時間在教學工作上。同時,家長也會受惠,
因為他們不再需要每年詳報資料。

改善現有系統

7.在擬設的系統下,每當收到本地專上學生資助計劃的申
請,我們隨即會把有關的申請資料貯存,編成一個中央數
據庫。這個系統可及早甄別申請,以便進行簡單或詳細的
審核、核對申請人或其兄弟姊妹現時與以往申請的資料,
並可及早發現有問題的個案,以作覆檢。因此,擬設的系
統可改善審核工作的準確程度和縮短處理時間。

改善系統之間的聯繫

8.設立聯繫學生資助辦事處轄下各組的綜合系統,可精簡
處理同一申請人在不同資助計劃下提出的申請。舉例來說
,擬設的系統有助加快高等教育院校學生車船津貼計劃申
請的處理時間,處理時間會由45天減至21天。新系統亦可
加強處理本地專上學生資助計劃申請的資助發放組與償還
貸款組的聯繫,並可及時停止發放資助款項予那些正被當
局追討過往多發款項的學生。

改善為申請人提供的服務

9.效能加強的電腦設施,特別是聯線設施,可幫助學生資
助辦事處改善服務。學生資助辦事處監督預期該辦事處能
改善服務如下--

  1. 縮減搜集資料答覆每個電話查詢的時間,對
    於本地專上學生資助計劃而言,所需的時間
    將會由20分鐘縮減至五至10分鐘;至於其餘
    三項計劃所需的時間,則會由25分鐘縮減至
    10分鐘;

  2. 對於學生接納貸款而簽署貸款承諾書的個案
    ,每名學生輪候登記貸款承諾書的時間會由
    20分鐘縮減至10至15分鐘;

  3. 初步揀出高額資助個案,以及分配會晤時間
    以仔細審核本地專上學生資助計劃申請所需
    的時間,會由六天加快至兩至三天;以及

  4. 擬備發給申請人的信件所需的時間會,由兩
    天縮減至一天。學生資助辦事處監督估計,
    每年會經該電腦系統發出約200 000封信件。

加強分析功能供策劃和決策之用

10.擬設的新系統可隨時提供學生和其家庭狀況的資料,故
可方便進行日後的策劃和決策工作。該辦事處需時30分鐘
整理一份統計資料報告,較現時以人手整理同一份報告需
時一整天,實有很大的改善。

財政影響

非經常開支

11.我們估計,擬設系統在一九九七至九八年度到一九九八
至九九年度兩年期間所需的非經常開支為27,109,000元,其
中22,261,000元用來購買電腦硬件和軟件,以及聘用系統推
行服務;而4,848,000元則用來支付學生資助辦事處和資訊
科技署內部人員進行系統發展工作所需的員工開支。有關
非經常開支的詳情如下--

1997至
98年度
千元
1998至
99年度
千元
總額
千元
非經常開支
(a)電腦硬件和軟件*4,401-4,401
(b)系統推行服務7,7238,98716,710
(c)場地整理672138810
(d)雜項40300340
小計12,8369,425 22,261
非經常員工開支
(e)學生資助辦事處2,367592 2,959
(f)資訊科技署1,511378 1,889
小計3,878970 4,848
總計16,71410,395 27,109

* 包括10%的應急費用。

12.關於第11段(a)項,4,401,000元的開支是用來購買發展擬
設系統所需的電腦硬件(包括一個數據庫伺服器、一個檔案
伺服器、65個工作站、周邊設備和數據通訊設備)和系統軟
件。

13.關於第11段(b)項,16,710,000元的開支是用來支付發展
和推行擬設系統的外發工作所需的費用,包括250.6個人工
作月的人手資源1

14.關於第11段(c)項,810,000元的開支是用來進行場地整理
工作,包括裝設導管設施和電腦設備所需的電源插座。

15.關於第11段(d)項,340,000元的開支是用來訓練員工,以
及購置系統推行期間初期使用的消耗品和所需的雜項物品
(如打印用紙張、打印機色粉和文具)。

16.關於第11段(e)項,2,959,000元的開支是用來支付學生資
助辦事處所需的員工開支,包括教育主任(行政)1個人工作
月、高級教育行政助理3.9個人工作月、教育行政助理9.8個
人工作月、高級行政主任6個人工作月、一級行政主任14.3
個人工作月、一級文員14個人工作月,以及二級文員4個人
工作月等的工作,以便在該兩年期間進行計劃發展工作和
用戶驗收測試。學生資助辦事處監督會透過內部調配來應
付教育主任(行政)和二級文員職位的人手需求,並會開設
職位,以應付其他五個職位的需求。因此,現有需要把學
生資助辦事處常額編制內所有非首長級職位按薪級中點薪
額估計的年薪總值提高2,251,980元,即由45,193,000元提高
至47,444,980元。

17.關於第11段(f)項,1,889,000元是用來支付資訊科技署發
展和推行這個系統所需的員工開支,包括系統經理10.6個
人工作月和一級系統分析/程序編製主任20個人工作月的
工作。我們已在一九九七至九八年度的預算內預留所需款
項,以應付這方面所需的開支。

經常開支

18.擬設系統推行後,估計因保養維修和支援該系統而需在
首年支付的額外經常開支為5,165,000元,而其後每年則為
6,722,000元。有關的分項數字如下--

1998至99
年度
千元
1999至
2000年度
和其後每年度
千元
經常開支
(a)保養維修電腦硬件和軟件351351
(b)數據輸入260324
(c)軟件支援服務1,5312,040
(d)雜項6969
小計2,2112,784
經常員工開支
(e)學生資助辦事處 2,7073,608
(f)資訊科技署247330
小計2,9543,938
總計5,1656,722

19.關於第18段(a)項,351,000元的開支是用來支付每年電
腦硬件和軟件的保養維修費用。

20.關於第18段(b)項,324,000元的開支是用來支付數據輸
入的外發工作所需的費用。

21.關於第18段(c)項,2,040,000元的開支是用來僱用持續的
系統保養維修和支援服務,包括一九九八至九九年度所需
的22.6個人工作月的人手資源2 ,以及一九九九至二零零零
年度和其後每年度所需的30.1個人工作月的人手資源3

22.關於第18段(d)項,69,000元的開支是用來購置消耗品(包
括資料帶、打印用物料和雜項物品),以及租用通訊線路,
把學生資助辦事處和資訊科技署的電腦安裝地點連接起來

23.關於第18段(e)項,3,608,000元的開支是用來支付學生資
助辦事處的每年員工總開支,以便執行學生車船津貼計劃
、學生書簿津貼計劃和高中學費減免計劃中以往由學校職
員處理的職務,以及輔助本地專上學生資助計劃的職能。
這包括一九九九至二零零零年度和其後每年度所需的121.8
個人工作月的人手資源4

24.關於第18段(f)項,330,000元的開支是用來支付資訊科技
署為這個系統提供持續的保養維修和支援服務所需的每年
員工總開支,包括一九九九至二零零零年度和其後每年度
系統經理1.5個人工作月和一級系統分析/程序編製主任4
個人工作月的工作。

成本效益分析

節省額

可變現的節省額

25.擬設系統推行後,學生資助辦事處監督預計每年可節省
3,105,000元。這包括每年節省的2,705,000元員工開支,即
一名教育行政助理、四名二級文員、一名打字員和臨時助
理文員(115個人工作月)等方面的每年員工開支;以及現有
系統維修費和數據輸入費用方面節省的400,000元。資訊科
技署署長預計,在擬設系統推行後,資訊科技署每年節省
的員工開支達574,000元,其中包括在持續支援現有系統方
面所需的人手資源,包括一級系統分析/程序編製主任六
個人工作月和合約程式編製員六個人工作月,以及電腦中
心的資源。

不可變現的節省額

26.除了使資助計劃在運作上獲得第5至10段所列的質量改
善外,擬設的系統估計每年可帶來10,214,000元不可變現的
節省額,這包括--

  1. 學生資助辦事處每年可節省的308,000元員工
    開支,即一級行政主任三個人工作月、一級
    文員1.7個人工作月、助理文員2.5個人工作月
    和打字員3.2個人工作月的員工開支;以及

  2. 每年在教學人員方面可節省的9,906,000元開
    支,即 1 400所學校的小學教師111.5個人工
    作月和中學教師233.4個人工作月的工作所
    需的開支。

27.詳細的成本效益分析載於附件。擬設系統的費用總額可
望於二零零二至二零零三年度回本。

對收費方面的影響

28.由於學生資助辦事處沒有對現行各項學生資助計劃的申
請徵收任何費用,現有的建議對政府收費並無影響。

推行計劃

29.我們打算按下述時間表推行擬設的系統-


工作目標完成日期
(a) 學生車船津貼計劃、學校書簿津
貼計劃和高中學費減免計劃


第1期-未透過教育署電腦網絡與學
校聯通之前

一九九八年七月


第2期-透過教育署電腦網絡與學校
聯通

一九九九年八月

(b)

本地專上學生資助計劃

一九九八年七月

背景資料

30.學生資助辦事處管理數個由公帑撥款的資助計劃,這些
計劃的目的是要確保學生不會因缺乏經濟能力而不能接受
教育,但申請人須經經濟狀況審查。

31.一九九五年,學生資助辦事處委託顧問研究廣泛使用電
腦應用系統,以管理本地專上學生資助計劃、學生車船津
貼計劃、學校書簿津貼計劃和高中學費減免計劃的可行性
。顧問於一九九六年完成有關研究,並建議改善各項計劃
資料庫的管理和有關處理、審閱和財政管制等程序的協調
工作。此外,顧問亦建議在適當時候與學校的電腦網絡聯
通,以改善學生車船津貼計劃、學校書簿津貼計劃和高中
學費減免計劃的管理。

32.另一方面,學生資助辦事處亦委託另一顧問公司,檢討
本地專上學生資助計劃的效率和成本效益。負責就本地專
上學生資助計劃向政府提供意見的政府助學金聯合委員會
現正考慮顧問的建議和公眾的意見。待政府助學金聯合委
員會作出建議後,政府會予以考慮。當局可能修改本地專
上學生資助計劃,但不會對擬設綜合電腦系統的範圍有重
大影響。在設計擬設系統時,我們已考慮到有需要加設容
量,以備擴充之用。


教育統籌科
一九九七年四月


1--包括計劃經理15.5個人工作月、系統分析員113.3個人工作月和系統分析/程
式編製員121.8個人工作月的工作。

2--包括計劃經理1.4個人工作月、系統分析員11.8個人工作月和系統分析/程式
編製員9.4個人工作月的工作。

3--包括計劃經理1.9個人工作月、系統分析員15.7個人工作月和系統分析/程式
編製員12.5個人工作月的工作。

4--包括高級教育行政助理0.2個人工作月、教育行政助理33.1個人工作月、二級
文員42.0個人工作月、一級文員12.0個人工作月、一級行政主任7.0個人工作月,
以及臨時助理文員27.5個人工作月的工作。


FCR(97-98)6附件

學生資助管理系統
成本效益分析
(1996-97年度價格)

(千元)


1997-
1998
1998-
1999
1999-
2000
2000-
2001
2001-
2002
2002-
2003
費用

非經常費用

-開支

12,836

9,425

-

-

-

-

-員工開支

3,878

970

-

-

-

-

小計

16,714

10,395

-

-

-

-

經常費用

-開支

-

2,211

2,784

2,784

2,784

2,784

-員工開支

-

2,954

3,938

3,938

3,938

3,938

小計

-

5,165

6,722

6,722

6,722

6,722

費用總額

16,714

15,560

6,722

6,722

6,722

6,722

效益

可變現的節省額

-

2,759

3,679

3,679

3,679

3,679

估計的節省額

-

7,661

10,214

10,214

10,214

10,214

效益總額

-

10,420

13,893

13,893

13,893

13,893

淨效益

(16,714)

(5,140)

7,171

7,171

7,171

7,171

累積淨效益

(16,714)

(21,854)

(14,683)

(7,512)

(341)

6,830#

# 擬設系統所需的總費用將於二零零二至二零零三年度回本。



Last Updated on {{PUBLISH AUTO[[DATE("d mmm, yyyy")]]}}