財 務 委 員 會 討 論 文 件 1998年 3 月 30 日 FCR(97-98)119
財務委員會討論文件
1998年 3 月 30 日
基本工程儲備基金
總目710－電腦化計劃
水務署
新分目「綜合物料及工作紀錄管理系統」
總目47－資訊科技署
分目001薪金
總目194－水務署
分目001薪金
- 開立為數2,212萬元的新承擔額，用以在
水務署發展和推行「綜合物料及工作紀
錄管理系統」；
- 把1998-99年度資訊科技署常額編制內所
有非首長級職位按薪級中點薪額估計的
年薪總值上限提高 681,180 元，即由
445,686,180元增至446,367,360元，以便
開設 1 個非首長級職位，為推行擬設系
統提供發展方面的支援；以及
- 把1998-99年度水務署常額編制內所有非
首長級職位按薪級中點薪額估計的年薪
總值上限提高 689,190 元，即由
1,282,667,000元增至1,283,356,190元，
以便開設 2 個非首長級職位，為購置和
發展擬設系統提供業務意見和後勤支援。
問題
水務署從政府物料供應處接手水務物料倉的管理工作
，但卻沒有妥善的物料和工作紀錄管理系統，以應付
該署的運作需要。
建議
2.水務署署長根據資訊科技署署長的意見，建議在水
務署發展和推行「綜合物料及工作紀錄管理系統」，
以提供高效率和效能的電腦系統，協助管理水務物料
倉。這項建議獲工務局局長支持。
理由
3.1996年12月以前，水務物料倉
1是由政府物料供應處
管理，倉內所有存放的物料是該處集中管理的存貨的
一部分。其他部門要求取用這些存貨時，該處便會發
給它們使用，這類存貨稱為「未編配物料」。1995年
10月，管理參議署就水務物料供應、工作紀錄系統和
物料倉管理進行檢討，並提出多項建議。其中一項建
議是，為提高效率起見，未編配水務物料倉的管理工
作應由政府物料供應處移交水務署負責。1996年12月
，政府物料供應處位於北角和長沙灣的兩個貨倉搬往
柴灣的新貨倉，上述職責移交工作亦同時進行。
4.水務署接手管理水務物料倉時，同時亦接收政府物
料供應處的存貨控制和會計系統，即「存貨管理、採
購、會計控制技巧系統」和「貨倉帳目系統」，作為
管理從政府物料供應處移交過來的水務物料存貨的臨
時措施。當時，政府物料供應處已無需使用這兩個系
統，因為該處已發展另一個新系統，名為「貨倉運作
、存貨管理及物料提取電腦系統」
2，新系統於1996年
11月開始運作。上述兩個舊系統使用超過20年，已不
能符合水務署的運作需要。
5.「存貨管理、採購、會計控制技巧系統」和「貨倉
帳目系統」都設置於資訊科技署的電腦中心，由該中
心的工作人員負責操作。由於兩個系統的技術和設計
都已過時，因此已不再適合供政府物料供應處作現代
物料管理用途。同樣地，就管理水務物料倉來說，兩
個系統亦有以下的限制和缺點－
- 兩個系統都沒有關於存貨紀錄和其所存位置的
聯機查詢設施。水務署人員只可參閱有關存貨
情況的定期電腦報告和倚賴個人接觸，找出現
有存貨；
- 兩個系統都沒有有關存貨管理的聯機處理設施
。資訊科技署電腦中心只可分批處理更新電腦
資料的工作。鑑於擬備電腦輸入表格和安排辦
公室之間的派送文件服務需時，加上目前在電
腦資源方面的限制，往往需要約兩星期才可更
新存貨資料。就物料管理效率來說，實在過於
緩慢；
- 需動用大量人手輸入數據和更新工作紀錄；
- 需用額外人手處理水務署各區辦事處的微型電
腦系統備存的數據；
- 現有系統不能有效地進行資料檢索、追查物料
交收紀錄和監察工作紀錄進度等工作，以致在
交付所需水務物料和結算帳款方面，出現不必
要的延誤；以及
- 現時系統不能處理「2000年數位」的問題。
6.為了讓水務署有其本身一個能妥善運作的系統，以
便能以符合成本效益的方式，有效地管理水務物料倉
，現建議在水務署發展一個全面綜合電腦系統，網絡
遍及該署不同辦事處共70個工作站，負責有關存貨、
工作紀錄和財務方面的管理工作。
7.擬設系統可提高工作效率，全年亦可節省款額約686
萬元，分項數字如下－
| | 百萬元
|
|---|
| 可變現節省款項
|
| (a) | 刪除9個職位
| 2.27
|
| (b) | 減少逾時工作津貼
| 0.33
|
| 估計可節省款項
|
|
| (a) | 9個將予刪除職位的辦公地方費用
| 0.17
|
| (b) | 現有系統的運作費用
| 2.993
|
| (c) | 減少約2 950平方米的存貨地方
| 1.10
|
| | ______
|
| 全年節省款項總額
| 6.86
|
|---|
| | ______
|
此外，發展擬設系統亦可節省為數達318萬元的一筆
過費用，因為假如不安裝這個新系統，我們便需要支
付這筆費用，以供修改現有的「存貨管理、採購、會
計控制技巧系統」，使其能處理「2000年數位」的問
題。
8.在擬設系統全面推行後，會同時帶來以下的無形裨
益－
- 把查核是否有存貨所需的時間由3天縮短至即時；
- 把提取貨倉物料所需的時間由14天縮短至7天；
- 可消除因沒有存貨而導致拒收物料申領單的情
況(現時拒收率約為5%)；
- 由於平均工作紀錄終結時間可由 3 個月縮短為
不超過 2 個月，以及不同成本計算方法處理工
作紀錄的時間可由21天減為 7 天，結算工作帳
戶所需時間因此可加快約1個半月；
- 可減少約8.6%的平均存貨量(涉及的金額由5,800
萬元減為5,300萬元)，因而可減省存貨地方。
經上述改善後，例行維修和保養工作所需的平均時間
可加快10天。
推行計劃
9. 我們計劃按以下時間表推行擬設系統－
| 工作 | 時間
|
|---|
| a. | 招標工作
| 1998年4月至1998年8月
|
| b. |
電腦場地準備工程、採購
設備和服務，以及安裝軟
硬件
| 1998年9月至1998年12月
|
| c. |
數據轉換和推行核心系統
| 1998年9月至1999年3月
|
| d. | 全面推行
| 1999年3月至1999年9月
|
| e. | 系統護理及覆檢
| 1999年10月至2000年3月
|
財政影響
非經常開支
10.我們估計擬設系統的非經常開支為2,618萬元，分項
數字如下－
| | 1998-99年度
百萬元
| 1999-2000年度
百萬元
| 總計
百萬元
|
|---|
| (a) | 電腦硬件和網
絡工程
| 4.85
| --
| 4.85
|
| (b) | 軟件
| 1.03
| 5.85
| 6.88
|
| (c) | 系統推行和數
據轉換服務
| 0.00
| 5.68
| 5.68
|
| (d) | 電腦場地準備
工程
| 0.90
| 0.00
| 0.90
|
| (e) | 雜項開支
| 0.90
| 0.90
| 1.80
|
| (f) | 應急負用
| 0.77
| 1.24
| 2.01
|
| (以上(a)至(e)
項的10%)
|
| 小計
| 8.45
| 13.67
| 22.12
|
|---|
| (g) | 發展系統的員
工開支
|
| (i)水務署
| 1.51
| 1.51
| 3.02
|
| (ii)資訊科技署
| 1.04
| 0.00
| 1.04
|
| 小計
| 2.55
| 1.51
| 4.06
|
|---|
| | _____
| _____
| _____
|
| 總計
| 11.00
| 15.18
| 26.18
|
|---|
| | _____
| _____
| _____
|
11.關於上文第10段(a)項，485萬元的費用是用以購置
電腦工作站、數據庫伺服器、外圍設備和數據通訊設
備。
12.關於上文第10段(b)項，688萬元的費用是用以採購
電腦套裝應用軟件。
13.關於上文第10段(c)項，568萬元的費用是用以把發
展和推行擬設系統的服務批給外界承辦，範圍包括系
統裝配、應用系統發展、系統測試和驗收測試、計劃
管理和數據轉換。
14.關於上文第10段(d)項，90萬元的費用是用以進行安
裝電腦設備的場地準備工程，以及外圍設備的導線工
程。
15.關於上文第10段(e)項，180萬元的費用是用以購置
雜項用品，例如購置初期耗用品，以及提供訓練。
16.關於上文第10段(g)(i)項，302萬元的費用為水務署
工程籌劃小組的員工開支。該小組負責為擬設系統的
發展提供支援，協同系統供應商建立和設計配合工作
需要的解決問題方案、測試套裝系統，以及為終端用
戶安排訓練。該小組需要工程師和技術員各工作24個
人工作月。我們須增設一個工程師和一個技術員職位
(按薪級中點薪額估計，這兩個職位的年薪總值為
689,190元)，以及相應提高水務署的編制上限。
17.關於上文第10段(g)(ii)項，104萬元的費用為資訊科
技署的員工開支，包括系統經理12個人工作月的開支
。系統經理負責協助水務署安排發展擬設系統的外發
工作合約。資訊科技署須於 1998-99 年度增設一個系
統經理職位，按薪級中點薪額估計的年薪值為681,180
元。
經常開支
18.估計擬設的電腦系統首四年的每年經常開支為524
萬元，而系統在第五年全面推行後，每年經常開支則
為575萬元。有關的分項數字如下－
|
| 1999-2000至
2002-03年度
百萬元
| 2003-04年度
和以後每年
百萬元
|
|---|
| (a) | 電腦硬件、軟件和數據
通訊設備
| 2.13
| 2.64
|
| (b) | 系統和技術支援服務
| 0.80
| 0.80
|
| (c) | 雜項開支
| 0.65
| 0.65
|
| (d) | 資訊科技署的員工開支
| 0.15
| 0.15
|
| (e) | 水務署的員工開支
| 1.51
| 1.51
|
| | _____
| _____
|
| 總計
| 5.24
| 5.75
|
| | _____
| _____
|
19.關於上文第 18 段(a)項，所需的的每年開支是用以
支付硬件、系統及應用軟件，以及通訊網絡設備的維
修保養費。有關開支包括租用通訊線路的費用。根據
現有的電腦大宗採購合約條款，在購買電腦的首四年
內，部分設備的維修保養服務費可享有折扣優惠。因
此，全年的經常維修保養費會由1999-2000年度的213
萬元，增加至2003-04年度和以後每年的264萬元。
20.關於上文第18段(b)項，所需的每年開支是用以僱用
持續的技術支援服務，包括系統和網絡管理服務。
21.關於上文第18段(c)項，所需的每年開支是用以為水
務署職員提供持續訓練、購置消耗品和支付雜項開支。
22.關於上文第18段(d)項，所需的每年開支是用以支付
資訊科技署的員工開支，包括高級系統經理0.5個人工
作月和系統經理1個人工作月的開支。有關人員負責持
續為水務署提供意見。
23.關於上文第18段(e)項，所需的每年開支，是用以支
付水務署的員工開支，包括一個工程師和一個技術員
合共兩個職位的開支。有關人員負責該系統全面推行
後的持續系統管理工作和電腦操作。
成本效益分析
24.詳細的成本效益分析載於
附件。我們知悉，這項計
劃以節省款額計算所取得的有形利益，難以於短時間
內抵銷所付出的資本成本。然而，正如我們在上文第
8 段指出，如能適時供應水務物料，可提高水務署定
期維修保養工程的整體效率和成本效益，從而向市民
提供更佳的服務。
對各項收費的影響
25.這項計劃本身會引致水費增加。到1999年，水費的
實質增幅為 0.1 %。計算水費加幅時，是假設1998-99
年期間的用水供應保持穩定，而政府對水務設施運作
的現行補貼率會繼續適用。
背景資料
26.管理參議署曾對政府物料供應處的工作進行研究，
我們已根據該項研究所提出的建議，於1996年12月把
水務物料存貨的管理工作由政府物料供應處移交水務
署負責，以提高運作效率。1996年10月30日，我們按
前立法局根據《公共財政條例》第30(I)條作出的決議
，在水務署設立特別暫記帳，以便管理該署的未編配
物料倉。
27.1997年8月，資訊科技署就擬設系統的發展工作進
行可行性研究，結論是市場有所需的電腦套裝軟件供
應。有關套裝軟件按規格稍作改製後，便可滿足水務
署的運作要求。水務署署長計劃在1998年年初展開有
關的發展工作，以期在1999年年底推行新系統，避免
現有系統出現「2000年數位」的問題。
工務局
1998年3月
1.水務署的未編配物料倉貯存水務物料和設備，例如：食水和鹹
水管、水錶、閥和零件。1997年，未編配物料倉共處理約81 500
份物料申領單，涉及的款額約為7,720萬元。
2.1995年7月14日，財務委員會批准開立為數33,343,000元的非經
常承擔額，以便政府物料供應處發展新的「貨倉運作、存貨管理
及物料提取電腦系統」。
3.資訊科技署電腦中心在操作現有系統時所動用的部分人力和電
腦資源。
