FCR(97-98)83

財務委員會討論文件
1998年1月9日

總目98－管理參議署
分目700一般其他非經常開支

請各委員批准為數1,390萬元的新承擔額，用以推
行檔案管理策略第三期。

問題

我們已在政府各部門推展為期五年的檔案管理策略，現
需要完成該策略的最後一期，以便全面達致該策略的效
益。

建議

2.管理參議署署長和政府檔案局局長建議開立為數1,390
萬元的非經常承擔額，用以推行檔案管理策略第三期，
以便進一步改善政府的整體檔案管理工作。這項建議獲
效率促進組專員和行政署長支持。

理由

第三期的主要工作

3. 檔案管理策略第一期已為整項策略的推行奠下基礎，
而第二期亦已協助更多政府部門制定和推行檔案管理改
善措施。為了充分取得我們在擬訂整項策略的推行時間
和目標時所預期的效益，我們打算着手推行策略第三期
。這期是最後一期，作用是鞏固前期的工作，讓我們繼
續推行和進一步發展前兩期引進的改善措施。我們計劃
在1998年5月第二期工作完成後展開第三期工作，這期工
作為期18個月。建議在第三期進行的工作載於附件1。現
把這些工作撮述如下－

1. 支援設施與提升設施的功能
   
   
   1. 發展電腦條碼檔案管理系統的多用戶版，方
      便用戶透過局部區域網絡尋找檔案；
      
      
   2. 把電腦條碼檔案管理系統提升為雙語版，以
      管理中文標題的檔案；
      
      
   3. 為政府檔案局發展一套檔案貯放管理系統，
      以方便把不常用的檔案由各局和部門移交檔
      案中心；
      
      
   4. 檢討政府縮微膠卷服務中心的效用和服務層
      面；
      
      
   5. 評估用戶對合併使用縮微膠卷／電子存檔的
      潛在需求，並研究以科技和管理方法應付這
      些需求；以及
      
      
   6. 以大宗採購合約形式招標，招商供應標準活
      動檔案架組合，以便在新落成的長沙灣政府
      合署設立首個活動檔案架裝置區。
   
   
   
2. 支援部門的檔案管理工作
   
   
   1. 以「整全系統」的方法進行約15項部門檔案
      管理檢討，以解決這些選定部門在檔案管理
      方面的整體需要；
      
      
   2. 協助部門實施在第二期和第三期進行的研究
      所提出的建議；
      
      
   3. 設計一套以目標為本的檔案管理綜合訓練課
      程，用以培訓部門檔案主任和檔案室人員；
      
      
   4. 檢討、編訂和印行檔案管理工作五個不同範
      疇的指引／指示，協助各局和部門自行改善
      檔案管理系統；以及
      
      
   5. 全面檢討整項策略，以評定其成效；權衡是
      否應繼續推展，如應繼續推展的話，應以何
      種形式推展，以及建議未來的路向。

工作效益

4.這項策略的第三期會以第一期和第二期工作取得的效
益為基礎。詳情載於附件2。簡單來說，第三期的主要
效益包括－

1. 控制檔案增幅 － 我們的目標，是維持第二期所訂
   的目標，即控制檔案的增幅，把每年的增幅維持
   在6%以下，並在可能範圍內，在 1999-2000年度
   或之前，把檔案增幅降低至每年4.5%；
   
   
2. 增加檔案分類和縮短檔案的保留年期 － 我們的目
   標，是協助和便利各局和部門訂定檔案存廢工作
   計劃，俾使各局和部門能在適當時候把不常用的
   檔案移交檔案中心及／或予以銷毀。我們打算在
   2001-02年度或之前在最少85%的局／部門推行上
   述檔案存廢工作計劃，這項計劃會有助縮短檔案
   的平均保留年期；
   
   
3. 更充分利用檔案中心 － 檔案中心的租金約為一般
   辦公室的四分之一，盡快把不常用的檔案移交檔
   案中心，在計算上及／或在可變現價值方面可節
   省租金。第三期的目標，是在2001-02年度或之前
   ，把另外一批按排放長度計為 60 000 米的不常用
   檔案，從各部門辦事處移交檔案中心。這項安排
   可騰出約 15 800平方米辦公地方作其他用途；在
   計算上，估計每年可節省6,100萬元租金；
   
   
4. 更多使用更善用空間的貯存設備 － 使用活動檔案
   架、標準檔案架和櫃頂架，以及可上鎖的高身貯
   物櫃，可令貯存量增加50%至130%左右。我們估
   計，第三期工作在這方面可得的效益為按排放長
   度計的貯存量可增加2 800米，或在計算上每年可
   節省約380萬元租金；
   
   
5. 更廣泛採用現代科技 － 我們打算進一步推廣採用
   電腦條碼、縮微膠卷、電子存檔系統和其他相關
   科技，以改善檢索檔案的效率，並減少對貯存地
   方的需求；
   
   
6. 個別部門所得的效益 － 進行部門檔案管理檢討，
   會改善部門在檔案貯存和管理方面的運作效率和
   員工生產力。在第一期進行的五項部門試點研究
   ，使政府在計算上每年得以節省1,080萬元開支。
   到目前為止，我們在第二期已完成另外六項部門
   研究，並確定可令政府在計算上每年節省1,360萬
   元。

5.除上述的具體效益外，各部門亦可透過下述措施改善
服務質素－

1. 適當保存檢索檔案和檔案來往的紀錄，藉以減少
   檔案在傳遞過程中遺失或延誤的風險；
   
   
2. 以更具效率的方法取用檔案；以及
   
   
3. 對極重要的紙張式檔案，提供更佳保護。

財政影響

非經常費用－新承擔額

6.我們估計需要為數1,390萬元的新承擔額，用以推行第
三期工作，詳情如下－

	1998-99 元	1999-2000 千元	總數 千元
(a)發展檔案貯放管理系 統和提升電腦條碼檔案 管理系統	1,130	600	1,730
(b)部門檔案管理檢討	4,000	8,000	12,000
(c)製備有關檔案管理的 指引／指示	100	50	150
	_____	_____	_____
費用總數	5,230	8,650	13,880 約數： 1,390萬元
	_____	_____	_____

7.關於第6段(a)項，1,730,000元的開支是用以購買掃描器
、發展系統所需的硬件和軟件、個人電腦和其他設備，
以及製備發展檔案貯放管理系統和提升電腦條碼檔案管
理系統至多用戶和雙語版的手冊。

8. 關於第6段(b)項，12,000,000 元的開支是一筆過的費用
，用以在15個政府部門實施部門檔案管理檢討所提出的
建議。我們預算每項檢討平均撥款800,000元，以實施有
關檢討所提出的建議。至於檢討確定需要的大型非經常
項目，所需撥款須由有關的局／部門列具理由另行提出
申請。

9.關於第6段(c)項，150,000元的開支是一筆過的費用，用
以就檔案管理的五個不同範疇製備指引／指示。

非經常費用－員工開支

10.為了推行第三期工作，管理參議署和政府檔案局需要
由1998年6月起增加員工，為期18個月，詳情如下－

	1998-99 千元	1999-2000 千元	總計 千元
(a) 管理參議署 (共15個職位)	6,714	5,371	12,085
(b) 政府檔案局 (共七個職位)	5,048	4,039	9,087
一筆過的員工 開支總額	11,762	9,410	21,172

11.關於第10段(a)項，12,085,000元的開支是用以支付管
理參議署所需的一筆過員工開支，即為推行這項計劃而
開設的15個職位所需的費用。管理參議署將在其現行的
編制中，重行調配另外15個職位，以推行這期的
工作。

12. 關於第10段(b)項，9,087,000元的開支是用以支付在
政府檔案局開設七個職位所需的一筆過員工開支。為推
行這期的工作，政府檔案局將在其現行的編制中，重行
調配另外八個職位。

經常費用

13.建議推行的第三期工作將不會引致任何額外的經常開
支。

背景資料

14. 1994年1月，我們舉辦檔案管理展覽，以推廣檔案的
重要性，促請各政府部門重視適當的檔案管理，以及在
檔案管理方面推廣採用有效率的檔案系統和最新科技。

15. 1994 年2月，我們成立檔案管理策導委員會，由效率
促進組專員擔任主席，以監督在各部門推行的檔案管理
策略的制定和實施工作。該策略的目的是協助各部門減
低檔案存量和增幅，並提高檔案管理方面的服務質素和
經濟效益。

16. 1994年4月，我們進行一項廣及各部門的檔案管理調
查，目的是衡量檔案管理方面的困難，估量各部門對改
善檔案方面的需求，以及評估推行檔案管理策略對資源
的影響。考慮到策略所涉及的廣泛層面和複雜程度、對
服務和改善措施的需求、所採用的系統和科技，以及推
行這項策略對資源和財政的影響等因素，我們決定分三
期來推行這項策略，並預期以大約五年時間完成有關工
作。

17.1994年10月，前立法局資訊政策事務委員會對推行策
略的大體安排表示支持，並要求政府當局儘快實施建議
的改善措施。1994年11月和1996年1月，財務委員會分別
批准撥款3,570萬元和2,562萬元，以推行策略第一期和第
二期。我們已向該事務委員會定期匯報第一期和第二期
工作的進展情況。第一期和第二期的主要工作和迄今為
止的進度撮述於附件3。

政務司司長辦公室
效率促進組
1997年12月


FCR(97-98)83 附件1

檔案管理策略
第三期的主要工作

支援設施與提升設施的功能

電腦條碼檔案管理系統

多用戶版

目前，我們已在各局／部門裝設超過1 700套電腦條碼檔
案管理系統。為方便個別人員和秘書在其局部區域網絡
尋找檔案，一些檔案室曾要求增強現有的獨立電腦條碼
檔案管理系統，以便可透過多用戶形式運作。我們計劃
在推行第三期工作時，發展和裝設建議的多用戶版。

處理中文的設施

2. 現行的電腦條碼檔案管理系統原先設計只作英文輸入
用途。預計在短期內中文標題的檔案數目將會日增。我
們在推行第三期工作時打算把該系統提升至雙語版。

檔案貯放管理系統

3. 電腦條碼檔案管理系統的其中一項功能是協助部門檔
案主任確定不常用的檔案，並把檔案移交政府檔案局的
檔案中心。為便利把不常用的檔案從各部門移交檔案中
心，現有需要在每個檔案中心設立一套檔案貯放管理系
統，供接收由電腦條碼檔案管理系統傳送的檔案資料，
並協助政府檔案局分配存放檔案的地方。此外，檔案貯
放管理系統也可協助檔案中心監察檔案存廢時間表。我
們計劃在推行第三期工作時，發展和裝設檔案貯放管理
系統。

合併使用縮微膠卷／電子存檔

4. 政府縮微膠卷服務中心於1997年年中投入服務。政府
檔案局和管理參議署會繼續向用戶介紹如何選擇合適的
縮微形式、媒體轉換的準備工作、縮微膠卷索引系統、
電腦輔助檢索、膠卷貯存和處理，以及檔案存廢等方法
。我們會在推行第三期工作時檢討政府縮微膠卷服務中
心的成效和服務層面。這項檢討也會評估日後對縮微膠
卷和電子存檔合併系統的需求，裝設理由和應用。這個
系統可讓使用部門因應本身的運作和存檔需求，掃描文
件檔案，製成縮微膠卷和數碼資料。我們會研究以科技
和管理方法，滿足這些需求，以及在部門檢討中確定有
合適的應用系統時，裝設試驗系統(詳載於下文第6和7段)。

活動檔案架裝置區

5. 在推行第二期工作時，我們於新的北角政府合署內為
六個部門安裝標準活動檔案架組合。在策劃這些裝置時
，當局亦同時決定把活動檔案架裝置區列作日後政府合
署大樓的標準設施。新建的長沙灣政府合署預計會於1999
年落成，為了在這幢新建的大樓劃定首個活動檔案架裝
置區，管理參議署會以大宗採購合約形式招標，招商供
應第三期所需的標準活動檔案架組合。

個別部門檔案管理支援

部門檢討

6.我們透過在第一期進行的5項部門研究和在第二期進行
的另外12項研究，得以確定以「整全系統」的方法在選
定的部門進行檔案管理檢討工作所取得的效益。為了協
助餘下需要以「整全系統」方法解決檔案管理問題的局
／部門，我們會為大約15個選定的局／部門進行檢討。
此外，我們也會協助各部門推行在第二期和第三期進行
的研究所提出的建議。

7. 部門檢討會由管理參議署和政府檔案局協力進行。在
每項檢討工作中，我們會確定有關的局／部門是否已訂
定正確的檔案管理守則 (包括保護極重要檔案的守則)；
評估各局／部門的整體檔案管理需要 ( 包括各局／部門
在鞏固第一期和第二期推行的改善措施時所遇到的困難)
；以及在有需要時，提供意見和協助。我們預算每項檢
討平均撥款800,000元，用以推行各項建議。至於檢討中
確定需要的大型非經常項目，所需撥款須由有關的局／
部門另行提出申請。

培訓

8. 為了提高公務員在檔案管理方面的知識水平和改變他
們的有關思維方式，使他們更注重檔案管理工作的質素
和經濟效益，政府檔案局打算在第三期發展一個以目標
為本的綜合課程綱目，內容包括有關檔案管理的一般概
念和針對檔案使用周期內出現的特別問題的課程。每個
課程均會有系統地編排，以達致既定的目標，並會針對
個別組別學員的需要。這些課程擬採用「學分制度」，
學員在完成某些單元的課程後，便會獲發証書，確認他
在檔案管理方面的水平。

出版刋物

9. 在策略第三期，政府檔案局建議成立一支由一名檔案
主任掌管的工作小組，負責檢討、編訂和出版檔案管理
工作不同範疇的指引和指示。這類刋物能協助各局／部
門因應這個瞬息萬變的資訊世界，改善本身的檔案管理
系統。

10.擬設的工作小組會在第三期工作完結前，出版下述五
份刋物－

1. 有關保護極重要檔案的指引；
   
   
2. 有關正確檔案管理守則的清單；
   
   
3. 《檔案管理手冊》中有關保護極重要檔案和正確
   檔案管理守則清單的章節；
   
   
4. 管理中文檔案；以及
   
   
5. 修訂《檔案中心使用者指引》。

檔案管理策略的整體檢討

11.由於檔案管理策略是在1994年制定，我們有需要在
第三期工作接近完成時，對這個策略進行整體檢討。
擬議的檢討會評定檔案管理策略的成效，權衡是否應
繼續推展，以及建議未來的路向。