財 務 委 員 會 討 論 文 件 1997年 10 月 17日

(修 訂)

FCR(97-98)44

財務委員會討論文件

1997年10月17日

總目143－政府總部：公務員事務局
分目700一般其他非經常開支

請各委員批准開立為數61,067,000元的承擔額，用以
為文書和秘書職類人員提供電腦設備和有關的訓練
，以期培訓他們為一隊多技能的支援隊伍。

問題

政府有需要為文書和秘書職類(註)人員提供足夠的
設備和訓練，以便在公務員制度內培訓一隊多技能
的支援隊伍，提高辦公室的效率。

建議

2.公務員事務局局長建議開立為數61,067,000元的承
擔額，用以購置電腦硬件和軟件、為文書和秘書職
類人員提供所需的訓練，以及增設文字處理速度測
試的設備，評核文書人員的文字處理技能。

理由

3.一直以來，政府部門的文書和秘書職類人員的工
作均清楚劃分。打字員和私人秘書負責大部分的打
字工作，而文書職類人員則提供一般文書服務。這
些安排難以配合管方有效地調配人力資源的目標。
為提高辦公室效率，公務員事務局局長建議－

  1. 逐步取消一般辦公室打字組以外的打字
    員職位；

  2. 培訓文書職類人員，使他們能夠擔任一
    切有關文書和文字處理的職務，並在有
    需要時，可負責電腦工作；以及

  3. 提高私人秘書職系人員操作電腦的技能
    ，以改善秘書支援服務。

4.為達致上述目標，我們需要在未來兩三年改善為上
述人員提供的訓練和設備。詳情如下－

  1. 提供訓練

    目前，文書主任和文書助理職系的基本
    職級約有17 000人。其中很多在不同程
    度上都需要擔任一些文字處理及／或電
    腦工作，但卻沒有受過正式訓練和沒有
    足夠設備去執行這些職務。由於政府的
    目標是培訓上述職系的人員，更廣泛地
    提供一般支援服務，一般職系處長向各
    部門首長諮詢，檢討該等人員的訓練需
    求。結果顯示有需要在三年內分階段提
    供22 450個訓練名額，為文書人員提供
    正式訓練，提高他們在應用電腦軟件方
    面的技能。同時，亦需要提供4 780個這
    類訓練名額，以提高秘書職系逾4 000名
    人員的電腦操作技能。提供這些訓練所
    需的開支估計為1,089萬元，詳情載於附
    件1    。我們正在修訂這些職系人員的聘
    用條件，以便日後可招聘具備文字處理
    和基本電腦操作技能的人員，從而避免
    不斷要為將來上任的人員提供這類訓練
    。

  2. 提供電腦設備

    現時的文書人員沒有足夠裝備，使他
    們不能為所屬辦公室提供有效的文字
    處理和電腦操作支援服務。我們對各
    部門的運作需求進行的調查顯示，需
    要提供1 950部配套齊備的電腦和3 800
    套軟件裝置，以加強部門的電腦設施
    ，協助這些人員有效地執行更廣泛的
    職務。估計購置上述設備所需的撥款
    為4,860萬元，這筆撥款會分兩年逐步
    發放，有關詳情載於附件2。

  3. 提供文字處理速度測試

    現時，秘書職類人員可因掌握了比入職
    要求更高的文字處理及／或速記技能，
    而獲遞加增薪，以確認他們在這方面的
    能力。為了配合這項安排，由1998年4月
    1日起，助理文書主任和文書助理如在英
    文和中文文字處理方面速度均已達至指
    定水平，可獲遞加增薪，條件是增薪後
    的薪級不得超過他們所屬薪級表的頂薪
    點。我們因此需要增設一個速度測試室
    ，用以評核有關人員的技能水平。提供
    上述測試設施估計需款475,000元，供購
    置電腦設備和辦公室傢具之用。

財政影響

5.按1997年6月價格計算，上述建議所需的非經常費
用估計為61,067,000元，分項數字如下--

1998-
99千元		1999-
2000
千元 		2000-
2001
千元		總計
千元
(i)微型電腦硬
件和軟件 		24,30024,300048,600
(ii)培訓3,7043,7043,484 10,892
(iii)增設速度測
試室 		47500475
(iv)應急費用500500100 1,100
總計：28,97928,504 3,58461,067

6.公務員事務局需要一名高級私人秘書和一名助理
文書主任，負責執行新增的文字處理速度測試工作
，估計所需的員工經常費用為每年537,120元(按1997
-98年度的薪金水平計算)。若委員批准這項承擔額，
上述人手需求會列入1998-99年度預算內。

7.我們預期，透過培訓一隊多技能的支援隊伍，可
提高工作效率，長遠而言會節省人力資源。

背景資料

8.公務員薪俸及服務條件常務委員會(下稱「薪常會
」)察覺到，現時政府秘書和文書職類人員之間硬性
劃分職務的安排已不合時宜，妨礙有效調配人力資
源。隨着辦公室日益自動化，政府有需要與時並進
，把現行的辦公室工作程序和員工職制現代化，以
提高支援服務的效率。

9.我們已詳細檢討上述情況，並制訂了一套全面的
措施，以精簡辦公室的工作程序和重整員工的職制
，從而提供一隊效率更高的辦公室支援隊伍。建議
包括--

    --逐步取消一般辦公室打字組以外的打字員職
    位；

    --逐步取消辦公室助理員職系；

    --協助文書和秘書職類人員提高其文字處理和
    電腦方面的技能，以便在提供辦公室支援
    服務方面能夠擔當更重要的角色；

    --在適當的情況下給予秘書和文書職類人員遞
    加增薪，以確認他們的工作效率有所提高
    ；以及

    --修訂秘書和文書職類的聘用條件，以能適當
    地反映現今的工作需要。

    10.在1997年9月4日的會議上，薪常會同意由1998年4
    月1日起實施上述的建議。

    11.我們已充分諮詢各有關公務員工會，他們對上述
    建議均表支持。我們也在1997年5月26日，向前立法
    局的公務員及資助機構員工事務委員會簡述了上述
    建議的概念綱要，委員亦贊同我們的建議。


    公務員事務局
    1997年10月

    (註) 文書職類包括文書主任和文書助理職系人員，而秘書職類
    則包括私人秘書、打字督導員和打字員職系人員。

    FCR(97-98)44附件1

    為文書和秘書職類人員
    提供電腦培訓的需求預算

    1998/991999/20002000/2001 總計
    人員軟件 名額費用
    (千元)    		名額費用
    (千元)    		名額費用
    (千元)     		名額費用
    (千元)
    文書職類 試算表38001,52038001,52035001,400111004,440
    數據庫38001,52038001,52037501,50011350 4,540
    小計76003,04076003,040 72502900224508,980
    秘書職類試算表800320800320660264 2260904
    數據庫86034486034480032025201,008
    小計16606641660664146058447801,912
    總計92603,70492603,7048710 3,4842723010,892


    FCR(97-98)44附件2

    電腦設備／軟件的需求預算

    項目數量單價
    (元)    		預算
    總費用
    (元)
    硬件
    硬件為達至三
    人共用一部電
    腦的目標而需
    增設的電腦

    		120020,000 24,000,000
    為增強現有的
    電腦的功能而
    需添置的電腦

    		75020,000 15,000,000
    小計:195039,000,000
    軟件
    提供軟件以增
    強現有電腦的
    功能     		38002,5209,576,000
    總計:48,576,000
    約：48,600,000