FCR(98-99)67
財務委員會討論文件
1999年1月29日
基本工程儲備基金
總目710-電腦化計劃
環境保護署
新分目「環境保護署辦公室自動化計劃」
請各委員批准開立為數15,521,000元的新承擔額,用以為環境保護署提供辦公
室自動化設施。
問題
由於環境保護署(下稱「環保署」)未有裝設辦公室自動化網絡系統,該署內部的通
訊,以及該署與決策局和其他部門的通訊均未能迅速而有效地進行。
建議
2.環境保護署署長根據資訊科技署署長的意見,建議開立為數15,521,000元的承擔額
,用以為環保署裝設辦公室自動化系統。規劃環境地政局局長支持這項建議。
理由
3.政府的政策是充分利用資訊科技,提高各決策局和部門的工作效率、服務質素和
成本效益。儘管環保署已於1991年設置部門網絡以支援為首長級人員提供的辦公室
自動化功能,但署內的高級專業人員仍未獲提供主要的辦公室自動化設施 ( 例如與
政府通訊網絡連接),故仍須依賴傳統的方式與各決策局和部門通訊。
4.為使通訊方式現代化,環保署署長建議在環保署推行一套辦公室自動化系統。這
套系統包括-
- 設立一個備有172個工作站和所需軟件的局部區域網絡(下稱「局域網」),供
進行電子郵遞通訊、會議編排、圖形演示、文字處理、試算表運算和數據庫
管理;
- 透過局域網接達政府通訊網絡,以便環保署與各決策局和其他部門以電子郵
遞方式通訊和互相交換或共用資料;以及
- 接達政府通用應用系統,方便共用數據,以及檢索常用的資料和文件。
擬設辦公室自動化系統的主要使用者包括所有高級專業人員和同級人員、私人秘書
,以及各專責組別如總務組、人事組、會計部和物料供應組的主管。
擬設辦公室自動化系統的效益
5. 擬設系統會帶來以下效益-
- 透過標準套裝軟件把數據轉化為有用資料作分析和報告用途,並使分布各處
的環保署辦事處(包括位於灣仔修頓中心的總部和位於全港各處的10個分處)
能迅速而有效地共用和交換有關資料,以方便管理和制定決策。環保署11個
辦事處(包括總部)的地點載於附件;
- 透過連接政府通訊網絡,改善環保署與各決策局和其他部門之間的通訊;
- 透過政府通用應用系統,更有效地進行數據管理工作,以及檢索常用的資料
和文件,例如政府通告和規例、政府電話簿等;
- 避免由個別使用者各自更新數據資料,以致浪費人力,還可減低用紙量,以
及節省印製和派送文件所需時間,令環保署的工作效率得以提高;以及
- 可快捷地以電子方式傳送文件,從而節省派送文件所需人力,並有助在相同
課題上的合作。
成本效益分析
6.電子數據傳送已成為現代辦公室的通訊方式。雖然一般都認為辦公室自動化系統
可提高效率和產量,但通常卻難以準確計算該系統直接帶來的增加產量或節省開支
額。因此,一般把估計還本期計算在內的成本效益分析,在這情況並不完全適用。
然而,為環保署提供所需的辦公室自動化設施,可使該署人員的內部通訊,以及該
署與各決策局和部門的通訊更為迅速有效,從而提高該署的工作效益。因改善效率
和提高產量估計每年可節省1%員工開支,即每年約 260 萬元。此外,該署在用紙方
面每年約可節省34,000元。雖則推行新的環保措施會導致環保署的工作量增加,但
採用更多資訊科技,也有助該署達致「資源增值計劃」提高生產力的目標。
對財政的影響
非經常費用
7.估計設置辦公室自動化系統所需的非經常費用總額為17,818,000元,分項數字如下-
| 1999-2000 千元
|
---|
(a) 電腦硬件、軟件、數據通訊設備和導線
| 7,318
|
(b) 系統推行服務/合約員工
| 1,980
|
(c) 電腦場地準備工程
| 4,893
|
(d) 消耗品
| 268
|
(e) 培訓
| 323
|
應急費用(上述(a)項至(e)項的5%)
| 739
|
小計
| 15,521
|
---|
其他非經常費用
|
(g) 環保署員工開支(包括間接費用)
| 627
|
(h) 資訊科技署員工開支(包括間接費用)
| 1,670
|
小計
| 2,297
|
---|
| ______
|
總計
| 17,818
|
---|
| ______
|
現請各委員批准開立為數15,521,000元的非經常承擔額,供支付(a)項至(f)項的費用。
8.關於第7段(a)項,7,318,000元的費用是用以購置電腦硬件(包括檔案伺服器、工作
站和周邊設備)、軟件、數據通訊設備,以及敷設導線。
9.關於第7段(b)項,1,980,000元的費用是用以聘用所需服務,進行下列工作:系統
發展、按所需規格製備通用應用系統、推行電子郵遞方法、詳細網絡設計、把辦
公室自動化系統與部門現有的運作系統合併、安裝設備和軟件,以及進行全面的
測試。
10.關於第7段(c)項,4,893,000元的費用是用於準備電腦場地,以便裝設網絡。
11.關於第7段(d)項,268,000元的費用是用以購置雜項用品,包括初期消耗品,如
盒式磁帶。
12.關於第7段(e)項,323,000元的費用是用以培訓環保署員工使用各項設施和進行
日常的網絡管理工作。
13.關於第7段(g)項,627,000元的費用為環保署在推行辦公室自動化系統階段提供
行政支援所需的員工開支,包括高級環境保護主任1個人工作月、環境保護主任2
個人工作月、總環境保護督察2個人工作月、高級環境保護督察2個人工作月和環
境保護督察 2 個人工作月的開支。環保署會在內部重行調配工作,以應付這方面
的人手需求。
14.關於第7段(h)項,1,670,000元的費用為資訊科技署就發展和管理這項計劃提供
技術支援,以及監督辦公室自動化系統的推行所需的員工開支,包括高級系統經
理3個人工作月、系統經理7個人工作月和一級系統分析/程序編製主任10個人工
作月的開支。環保署已在 1999-2000 年度的預算草案內預留足夠款項,支付這方
面的開支。
每年經常費用
15.估計這項建議由2000-01年度起每年所需的經常費用為4,418,000元,分項數字
如下-
| 2000-01年度 和以後每年 千元
|
---|
(a) 系統維修保養
| 872
|
(b) 數據線路租用費
| 61
|
(c) 消耗品
| 234
|
小計
| 1,167
|
---|
(d) 員工開支
|
| 2,558
|
| 693
|
小計
| 3,251
|
---|
| _____
|
總計
| 4,418
|
---|
| _____
|
16.關於第15段(a)項,872,000元的費用是用以支付硬件和軟件的維修保養費,以及
聘請合約人員及/或聘用支援服務為系統提供日常的維修保養和操作支援。
17.關於第15段(b)項,61,000元的費用是用以支付數據通訊線路的租用費。
18.關於第15段(c)項,234,000元的費用是用以購置消耗品,例如供作系統備份用途
的盒式磁帶。這項費用已扣除減少用紙量後所節省的開支。
19.關於第15段(d)(i)項,2,558,000元的費用是用以支付環保署高級環境保護主任3個
人工作月、環境保護主任 6 個人工作月、總環境保護督察6個人工作月、高級環境
保護督察11個人工作月和環境保護督察22個人工作月的開支,以便進行日常的系統
管理工作和運作事宜。環保署會重行調配內部人員,以應付有關的人手需求。
20.關於第15段(d)(ii)項,693,000元的費用是用以支付資訊科技署系統經理3個人工作
月和一級系統分析/程序編製主任 7 個人工作月的開支,以便提供日常的維修保養
支援和技術服務。
推行計劃
21. 擬議的推行時間表如下-
工作 | 預定完成日期
|
---|
詳細系統設計和採購工作
| 1999年7月
|
準備電腦場地和敷設導線
| 1999年8月
|
安裝和測試辦公室自動化網絡
| 1999年12月
|
安裝和測試政府通用應用系統
| 2000年2月
|
系統運作
| 2000年3月
|
背景資料
22.自1993年年底開始,政府逐一推行辦公室自動化網絡系統計劃,以提高政府辦公
室的生產力,以及改善各決策局和部門之間的通訊效率。該等辦公室網絡與政府通
訊網絡連接,讓使用者可透過電子聯通方式互相交換資料。迄今,所有決策局和許
多部門均已連接同一網絡。由於辦公室自動化網絡系統證實有助提高效率,當局正
擴展這些系統的應用範圍至其他部門。
-----------------------
規劃環境地政局
1999年1月
FCR(98-99)67 附件
環境保護署轄下11個辦事處的地點
(1) 灣仔修頓中心(總部)24-28樓
(2) 灣仔稅務大樓33樓、45-48樓
(3) 堅尼地城域多利道88號2-5樓
(4) 鰂魚涌華懋交易廣場2樓、3樓、5-6樓
(5) 九龍灣環貿商業中心10樓
(6) 沙田新城市中央廣場11樓
(7) 大埔太和邨安和樓2樓
(8) 荃灣豪輝商業中心地下和1樓
(9) 荃灣華懋荃灣廣場7樓
(10) 荃灣政府合署7-8樓
(11) 九龍灣南豐商業中心5樓