FCR(98-99)23


財務委員會討論文件

1998年7月31日

基本工程儲備基金
總目710－電腦化計劃
政府物料供應處
新分目「提升政府物料供應處的採購電腦系統」
總目47－資訊科技署
分目001薪金
    請各委員批准－

  1. 開立為數31,500,000元的新承擔額，用以提升政府物料供應處的採購
    電腦系統，使該系統能處理2000年數位和具備更完善的採購管理功
    能；以及

  2. 把資訊科技署常額編制內非首長級職位在1998至99年度按薪級中點薪
    額估計的年薪總值上限提高681,180元，即由446,367,360元增至
    447,048,540元，以便開設一個非首長級職位，負責管理計劃和提供技
    術意見。
問題

政府物料供應處的採購管理系統由電腦輔助操作，但這系統不能處理2000年數位。
倘不及早校正，便會影響該部門的運作，而該部門為政府和其他公營機構提供的採
購服務，質素也會下降。該採購管理系統在技術和設計上都已過時，故須予以提升
，俾能更有效地提供有關服務。

建議

2.政府物料供應處處長諮詢資訊科技署署長後，建議開立為數31,500,000元的非經常
承擔額，用以提升採購管理系統，使該系統能處理2000年數位和符合政府物料供應
處的需求。這項建議得到庫務局局長支持。

理由

現有的採購管理系統和其欠善之處

3.政府物料供應處是政府的中央採購部門，為80多個政府部門、受資助機構和某些非
政府公營機構提供採購服務。採購管理系統以電腦操作，輔助政府物料供應處進行各
項採購工作，包括：處理標書、合約和訂單；備存供應商和承辦商的資料；監察承辦
商的表現；以及編製採購統計資料。

4.採購管理系統早在十多年前設置。到了今天，該系統有以下不足和欠善之處－
  1. 系統不能處理2000年數位；

  2. 系統硬件和軟件的使用期限行將屆滿；

  3. 系統不能處理部分採購工序，需輔以人手進行大量核對、存檔和影
    印工作；

  4. 系統多數以成批處理形式操作，因此無法在有需要時立刻擬備和編
    製資料；

  5. 系統的聯機功能欠完善，舉例來說，它不能應用戶要求，透過聯機
    提供主要貨品的市價走勢、承辦商表現報告和其他管理資料；

  6. 系統只可供政府物料供應處內11個用戶同時使用，不能透過聯機聯
    繫處外的使用者；

  7. 系統不能監察大宗採購合約的提貨率和承辦商的表現；

  8. 系統沒有中文文字處理功能；以及

  9. 系統不能全面連繫政府物料供應處另一個電腦系統，即貨倉運作、
    存貨管理及物料提取電腦系統，以致相關資料需重複儲存在兩個系
    統。
擬設的系統和其效益

5.1998年3月，資訊科技署進行一項可行性研究，評估現有採購管理系統存在的問題，
並建議妥善的解決辦法。研究建議採用一套採購行業慣用，但按所需規格改製的套裝
應用程式，以切合政府物料供應處的需要，並擴展網絡，為使用者提供更佳的服務。
擬設的採購管理系統會帶來以下的效益－
  1. 系統能全面處理2000年數位，並提供一個便當的環境供未來擴展之用，
    以應付日後新的業務需要；

  2. 系統備有一些新的功能，以簡化招標申請程序、方便為供應商登記和進
    行報價評估、監察承辦商的表現，以及提供適時的管理資訊，從而減少
    以人手進行核對和操作工作的需要；

  3. 系統會全面採用聯機處理方式運作，並備有效率高的查詢功能，可協助
    政府物料供應處迅速回覆查詢；

  4. 系統可供不少於87個用戶同時使用，包括其他部門／機構的20個遠程用
    戶；

  5. 系統可在使用部門／機構與政府物料供應處之間建立電子連繫，提供一
    個便捷的方法，方便資訊交換，例如把直接採購權授予有關部門所需的
    時間可由兩天縮減至即時聯機通知；

  6. 系統讓政府物料供應處能更有效地監察大宗採購合約的提貨率和承辦商
    的表現。當提貨量達到某一水平或在合約期屆滿前某段時間，新系統會
    提醒政府物料供應處人員留意有關情況，着手續訂合約。這系統也有助
    政府物料供應處實施記分制度，公平和客觀地評估承辦商的表現；

  7. 鑑別沒有回應的供應商所需的時間會由四天縮短至一天內。發文予供應
    商的工作也會加快。在批出合約一週內即可向落選的供應商發出取回樣
    本通知書，這項工作現時平均需時六星期才能完成；

  8. 系統備有中文文字處理功能，方便收取和發放中文資訊；以及

  9. 系統會與貨倉運作、存貨管理及物料提取電腦系統互相連繫，並且能與
    政府物料供應處日後推行的任何新系統連繫。現有的貨倉運作、存貨管
    理及物料提取電腦系統網絡可用來連接政府物料供應處與使用部門／機
    構之間的採購管理系統的電子資料往來。
成本效益分析

6.擬議的提升採購管理系統功能計劃能提高工作效率，從而每年節省5,936,000元的員
工開支，分項數字如下－

港幣千元
可變現的節省額
(a)刪除七個職位2,334
    估計的節省額

(b) 減省員工的工作因而可騰出有關
人手處理其他職務		1,657
    省卻開支

(c)無須開設六個職位以應付日益增
加的中文文書處理工作		1,945
_______
每年節省總額5,936


7.此外，擬議計劃亦可一次過省卻共18,273,000元的開支。倘若我們不推行擬議計劃，
便須支付上述開支，以校正現有的採購管理系統，俾能處理2000年數位，以及更換已
屆使用年限的過時硬件和軟件。詳細的成本效益分析載於附件。分析顯示，擬設系統
在2004-05年度將可取得收支平衡。

財政影響

非經常開支

8.我們估計，擬設系統的資本成本為31,500,000元，而發展系統所需的額外人手的開支
則為3,282,000元。開支預算的分項數字詳列如下：

非經常開支現金流量(港幣千元)
1998-991999-2000
年度年度總計
(a)硬件4,566-4,566
(b)軟件6,540-6,540
(c)系統推行服務7,7807,78015,560
(d)訓練-1,2241,224
(e)電腦場地準備126-126
(f)消耗品248372620
(g)應急費用1,9269382,864
_______________
小計21,18610,31431,500
_______________
(h) 員工開支
    (i)資訊科技署
6411,0071,648
    (ii)政府物料供應處
6539811,634
_______________
小計1,2941,9883,282
_______________
總計22,48012,30234,782
_______________


9.關於第8段(a)項，4,566,000元的開支是用以購置電腦硬件，以取代無法處理2000年數
位的設備，並提升現有網絡的功能，以配合超過200台用戶終端機的需要。

10.關於第8段(b)項，6,540,000元的開支是用以購置電腦系統軟件，以取代無法處理2000
年數位的軟件，並提升現有的系統功能。

11.關於第8段(c)項，15,560,000元的開支是用以把一套標準套裝軟件按所需規格改製，
以切合政府物料供應處的需要。

12.關於第8段(d)項，1,224,000元的開支是用以訓練約400名員工使用新系統。

13.關於第8段(e)項，126,000元的開支是用以進行電腦場地準備工程，包括敷設導管設
施和裝設電源插座。

14.關於第8段(f)項，620,000元的開支是用以購置消耗品，如備用磁帶和色粉。

15.關於第8段(g)項，2,864,000元的開支是應急費用，是第8段(a)至(f)項所載各項目費用
的10%。

16.關於第8段(h)(i)項，1,648,000元的開支是用以支付資訊科技署所需的系統經理18個人
工作月的員工開支 。該名系統經理負責提供有關服務、管理擬議計劃以及在系統推行
、數據轉換和運作復原規劃各方面給予技術意見。為能在1998-99年度開設所需的一個
非首長級職位，因此，必須把資訊科技署的按薪級中點薪額估計的年薪值提高681,180
元，即由446,367,360元增至447,048,540元。

17.關於第8段(h)(ii)項，1,634,000元的開支是用以支付政府物料供應處23.5個人工作月的
員工開支，以支援系統的發展和推行工作(計有首席物料供應主任1.8個人工作月、高級
物料供應主任8.2個人工作月、物料供應主任7.5個人工作月、一級物料供應員兩個人工
作月和二級物料供應員四個人工作月)。政府物料供應處會重行調配現有資源，以應付
有關的人手需求。

經常開支

18.擬設系統全面推行後，在支援系統方面，預計首年所需的經常費用為1,550,000元，
第二年至第五年為3,101,000元，以後每年則為4,431,000元。在提供持續支援方面，預
計每年所需的員工開支為936,000元。詳情如下－

經常開支現金流量(港幣千元)
1999-2000年度2000-01年度
至2003-04年度		2004-05年度
和往後的年度
(a)硬件維修保養1913811,482
(b)軟件維修保養115230459
(c)維修保養特製軟
件和提升特製軟件
功能		7341,4691,469
(d)系統支援服務401802802
(e)消耗品109219219
__________________
小計1,5503,1014,431
__________________
(f)員工開支
    (i)資訊科技署
163327327
    (ii)政府物料供應處
305609609
__________________
小計468936936
__________________
總計2,0184,0375,367
__________________


19.關於第18段(a)項，所需的開支是用以支付電腦硬件設備的維修保養費用。供應商可
能會提供80%的折扣優惠，直至第四年年底(2003-04年度)。因此，由2004-05 年度開始
，需要增加硬件的維修保養費用。

20.關於第18段(b)項，所需的開支是用以支付資料庫軟件、操作軟件和其他系統軟件的
維修保養費用。供應商可能會提供80%的折扣優惠，直至第四年年底。

21.關於第18段(c)項，所需開支是用以支付持續維修保養特製軟件和提升特製軟件功能
的費用。

22.關於第18段(d)項，所需的開支是用以為系統操作提供持續支援服務，包括提供求助
台服務和解答任何有關使用應用系統的問題。

23.關於第18段(e)項，所需的開支是用以購置日常消耗品，如備用磁帶和打印機色粉。

24.關於第18段(f)(i)項，所需的開支是用以支付資訊科技署向政府物料供應處提供技術意
見的員工開支，包括高級系統經理一個人工作月和系統經理兩個人工作月的開支。

25.關於第18段(f)(ii)項，有關開支是用以支付由2000-01年度開始，政府物料供應處一個
負責操作擬設系統的物料供應主任9.6個人工作月的開支。政府物料供應處會重行調配
現有資源，應付人手需求。

推行計劃

26.我們計劃分兩期推行擬設的系統。第一期計劃是在1999年6月30日或以前，提供一
個能處理2000年數位的系統，以執行現有採購管理系統的所有功能和若干必需的新功
能。整項計劃預計在2000年年中完成。詳細的推行時間表如下－

工作時間
(a)招標1998年8月
(b)電腦場地準備1998年12月
(c)購置硬件和軟件1998年12月
(d)提升系統，修改和測試程式1998年12月中
至1999年2月
(e)測試系統，用戶驗收測試和
數據轉換		1999年5月
(f)第一期系統操作(一個能處理
2000年數位並具備所有必需功
能的系統)		1999年6月
(g)第二期系統操作(推行所有餘
下的功能)		2000年6月


庫務局
1998年7月

FCR(98-99)23 附件


經提升功能的採購管理系統的成本效益分析
(按1998-99年度價格計算)

1998-99
年度
港幣千元		1999-2000
年度
港幣千元		2000-01
年度
港幣千元		2001-02
年度
港幣千元		2002-03
年度
港幣千元		2003-04
年度
港幣千元		2004-05
年度
港幣千元
開支
非經常開支22,48012,302-- ---
經常開支-2,0184,0374,0374,0374,0375,367
總開支22,48014,3204,0374,0374,0374,0375,367
節省款額
在員工開支方
面估計的節省
款額註1		- 1,801 3,602 3,602 3,602 3,602 3,602
在員工開支方面
可變現的節省款
額註2 		- 1,167 2,334 2,334 2,334 2,334 2,334
校正現有的採購
管理系統，使其
能處理2000數位 		2,426 - - - - - -
更換過時的採購
管理系統 		- - - -15,847 - - -
維修保養現有的
採購管理系統 		- 174 348 348 - - -
維修保養更換後
的採購管理系統 		- - - - 2,260 2,260 2,260
效益總額2,4263,1426,28422,1318,1968,1968,196
效益淨額(20,054)(11,178)2,24718,0944,1594,1592,829
累積效益淨額(20,054)(31,232)(28,985)(10,891)(6,732)(2,573)256


註1:若推行擬設的系統，政府物料供應處和資訊科技署的部分員工可騰出時間執行其他職務，包
括0.3個高級物料供應主任、0.17個物料供應主任、0.52個助理物料供應主任、0.92個一級物料供
應員、1.34個二級物料供應員和0.2個合約系統分析主任。由於擬設的系統設有中文文書處理功能
，故政府物料供應處將不需要開設6個二級物料供應員職位，以應付中文文書處理方面不斷增加
的需求。

註2:在推行擬設的系統後，可刪除7個負責處理資料輸入和文件篩選工作的職位(1個資料處理督導
職位、1個助理資料處理督導職位、2個資料處理員職位、1個一級物料供應員職位和2個二級物料
供應員職位)。